Bring Your Own Device (BYOD): de voordelen en nadelen

BYOD, Bring Your Own Device voordelen en nadelen

Medewerkers hun eigen smartphones, laptops en tablets laten gebruiken heet Bring Your Own Device (BYOD). Hoe werkt BYOD, waarom is het interessant voor jouw bedrijf en wat zijn de nadelen?

Na het besluit om flexibel te gaan werken, volgt automatisch de selectie van de mobiele apparaten die dat mogelijk moeten gaan maken. Het aanschaffen van nieuwe mobiele devices voor het voltallige personeel is echter een redelijk kostbare zaak.

Naast de vaak pittige aanschafkosten van de apparatuur en software, moeten medewerkers ook leren werken met hun nieuwe telefoon of tablet. Er komen dus nog kosten voor cursussen en tijdelijk niet optimaal verlopende werkzaamheden bovenop.

Smartphone of laptop van medewerker

In plaats van nieuwe mobiele devices aan te schaffen, kun je ook gebruikmaken van de reeds bestaande capaciteit. Bijna elke volwassen Nederlander heeft tegenwoordig op zijn minst een smartphone, en in zeker de helft van alle huishoudens is tenminste één laptop of tablet voorhanden. Deze privé-devices kunnen met instemming van de medewerkers meestal ook prima worden ingezet voor professionele doeleinden.

BYOD is wereldwijd populair

Vanwege de kostenbesparingen en het gebruiksgemak is BYOD populair onder bedrijven. Volgens onderzoek door technologie-analist Gartner zullen in 2017 de helft van alle bedrijven wereldwijd van hun personeel verlangen dat zij hun eigen mobiele devices voor werkdoeleinden gebruiken.

Daarbij tekent de analist overigens wel aan dat het met name gaat om grotere bedrijven in Amerika, India, China en Brazilië.  Europese bedrijven sluiten vooralsnog achteraan in de rij aan.

Voordelen en nadelen Bring Your Own Device

Waarom zijn veel bedrijven zo lyrisch over BYOD en staan anderen er juist heel argwanend tegenover? De voordelen en nadelen van Bring Your Own Device op een rij.

Voordeel 1: aanzienlijke kostenbesparing

Medewerkers verzoeken hun privélaptop of –smartphone voor het werk te gebruiken, scheelt fors in de kosten. Zeker als ook het onderhoud en zelfs abonnementen en andere bijkomende kosten voor rekening van de medewerkers gaan.

In Amerika is dat bij de helft van alle bedrijven die een BYOD-strategie hanteren zo geregeld. Volgens een recent onderzoek door netwerkreus Cisco kan een onderneming op deze manier duizenden euro’s per werknemer per jaar besparen.

Voordeel 2: werknemer is vertrouwd met apparaat

Het gebruik van eigen apparatuur heeft als groot voordeel dat de medewerker daar reeds vertrouwd mee is, en de ins en outs van het besturingssysteem kent. Er zijn dus minder of helemaal geen aanloopproblemen waarbij werknemers tijdelijk langzamer gaan werken of bedrijfsprocessen vastlopen omdat medewerkers problemen hebben met de besturing van hun mobiele device.

Voordeel 3: laptop en smartphone hoeft weinig onderhoud

Een werknemer die zijn eigen devices gebruikt, kijkt waarschijnlijk ook veel nauwkeuriger naar de noodzaak van onderhoud, softwareupdates en vervanging. Met name bij telefoons stappen veel gebruikers om de twee jaar over op een nieuw exemplaar.

Dat betekent dat ze altijd in staat zijn met de laatste apps en software te werken. Bovendien zullen mensen toch altijd iets netter omgaan met hun eigen spullen, dan met een laptop of smartphone van de zaak. Zeker bij gevoelige elektronische apparatuur is dat geen sinecure.

Nadeel 1: veel verschillende devices op kantoor

Belangrijk nadeel van BYOD is dat het voor de IT-afdeling een grotere uitdaging wordt alle verschillende devices te managen. Dat kan met name leiden tot grotere beveiligingsrisico’s. Voor elke soort en type telefoon die toegang moet krijgen tot het bedrijfsnetwerk moet de IT-afdeling immers aparte voorzieningen treffen.

En dat aantal verschillende types en soorten devices loopt al snel op. Zo wordt het Android-besturingssysteem gebruikt door veel verschillende smartphone-fabrikanten, die het systeem allen op hun eigen manier hebben aangepast. Hoewel ze beiden Android gebruiken, hebben HTC en Samsung daar bijvoorbeeld hun geheel eigen softwarelaag overheen gelegd. Elke variant kent daardoor ook zijn eigen specifieke uitdagingen op beveiligingsgebied.

Nadeel 2: juridische complicaties

De beveiligingscomplicaties leiden direct tot een ander probleem. In het geval van verlies, een virus of een datalek roept het gebruik van een eigen device namelijk ook juridische complicaties op. Wie is er bijvoorbeeld verantwoordelijk?

En mag de onderneming zijn ict-beleid onverkort handhaven op deze privéapparaten? Belangrijke vragen, zeker als de werknemer gevoelige bedrijfsinformatie op zijn device heeft staan. Een van de mogelijke maatregelen in geval van diefstal is bijvoorbeeld het op afstand wissen van de inhoud.

Gevolgen bedrijfsgeheimen en privéschade onduidelijk

Het op afstand wissen van data kan echter problemen opleveren als het gaat om het privébezit van de betrokken medewerker. Kan die worden gedwongen mee te werken aan een maatregel waar hij mogelijk ook privéschade van zal ondervinden, bijvoorbeeld als privéfoto’s of andere content met (gevoels)waarde worden gewist?

Omdat BYOD een relatief nieuw fenomeen is, bevinden dit soort vragen zich nog in een grijs juridisch gebied. Dat betekent dus ook een grotere kans dat de op het device opgeslagen bedrijfsinformatie in verkeerde handen valt.

Nadeel 3: variërende kosten

De hiervoor beschreven complicaties maken dat de daadwerkelijke besparingen van een BYOD-strategie soms aanzienlijk minder hoog uitvallen dan in eerste instantie is berekend. Daar komen nog talrijke aanvullende details bij. Komen bijvoorbeeld de belkosten ook geheel voor rekening van de medewerker, of draagt de werkgever die kosten deels of volledig?

En kan de werkgever in dat geval dezelfde gunstige inkoopkorting realiseren als wanneer hij zelf voor alle medewerkers één deal maakt met de telefoonmaatschappij? Uiteraard hebben al dit soort overwegingen directe impact op initieel gerealiseerde besparing door BYOD.

Conclusie: Maak een nauwkeurig overzicht

Dat alles maakt dat een onderneming er niet te gemakkelijk vanuit kan gaan dat een BYOD-strategie ook daadwerkelijk een forse besparing gaat opleveren. De besparingen en bijkomende kosten zijn zeer divers, en kunnen per onderneming aanzienlijk verschillen. Dat geldt ook voor de impact op de productiviteit van de medewerkers.

Voor de beslissing om over te gaan op Bring Your Own Device dien je dus eerst een grondig overzicht te maken van alle gerelateerde opbrengsten en kosten. En mocht dat minder positief uitkomen dan verwacht, dan zijn er nog verschillende aantrekkelijke alternatieven voorhanden.

Overweeg je over te stappen op mobiel werken? Lees dan eerst de gratis whitepaper ‘Creëer de beste mobiele werkplek voor je werknemers‘. Met de tips in deze whitepaper ontdek je hoe je werknemers productiever kunnen werken én je IT beheersbaar blijft.

Lees ook: