Bring Your Own Device (BYOD): de voordelen en nadelen

Bring Your Own Device (BYOD) wil zeggen dat medewerkers hun eigen smartphones, laptops en tablets mogen gebruiken voor hun werk. Hoe werkt BYOD, waarom is het interessant voor jouw bedrijf en wat zijn de nadelen?

Als jullie besluiten flexibel te gaan werken, is het uitzoeken van de devices een logische volgende stap. Een belangrijk moment, het aanschaffen van nieuwe mobiele devices voor het voltallige personeel is niet goedkoop.

Naast de vaak pittige aanschafkosten van de apparatuur en software, moeten medewerkers ook leren werken met hun nieuwe telefoon, laptop en/of tablet. Er komen dus nog kosten voor cursussen en tijdelijk niet optimaal verlopende werkzaamheden bovenop.

BYOD: Smartphone of laptop van medewerker

In plaats van nieuwe mobiele devices aan te schaffen, kun je ook gebruikmaken van de bestaande capaciteit. Bijna elke volwassen Nederlander heeft tegenwoordig een smartphone. Daarnaast heeft in 2019 79,2% van de huishoudens minstens één laptop en 65,9% minstens één tablet. (bron: CBS)

Deze privé-devices kunnen met instemming van de medewerkers meestal ook prima worden ingezet voor professionele doeleinden. Met andere woorden: Bring Your Own Device (BYOD).

BYOD is populair

Vanwege de kostenbesparingen en het gebruiksgemak is BYOD populair onder bedrijven. Volgens BetaNews zal de BYOD-markt in 2022 maar liefst 367 miljard dollar waard zijn. In 2014 was dit nog maar 30 miljard dollar.

Voordelen en nadelen Bring Your Own Device

Waarom zijn veel bedrijven zo lyrisch over BYOD en staan anderen er juist heel argwanend tegenover? De voordelen en nadelen van Bring Your Own Device op een rij.

Voordeel 1: aanzienlijke kostenbesparing

Volgens onderzoek door Cisco kan een bedrijf gemiddeld per medewerker in een jaar 350 dollar besparen.

Als medewerkers hun privélaptop of –smartphone voor het werk gebruiken, scheelt dit fors in de kosten. Zeker als ook het onderhoud en zelfs abonnementen en andere bijkomende kosten voor rekening van de medewerkers gaan.

Voordeel 2: werknemer is vertrouwd met apparaat

BYOD heeft als groot voordeel dat medewerkers al vertrouwd zijn met hun device. Ze kennen de ins en outs van het besturingssysteem. Er zijn dus minder of helemaal geen aanloopproblemen waarbij werknemers tijdelijk langzamer gaan werken.

Je hoeft ook niet bang te zijn dat bedrijfsprocessen vastlopen omdat medewerkers problemen hebben met de besturing van hun mobiele device.

Voordeel 3: laptop en smartphone hoeft weinig onderhoud

Gebruikt je medewerker eigen devices? Dan kijkt hij of zij waarschijnlijk ook veel serieuzer naar onderhoud, softwareupdates en vervanging. Met name bij telefoons stappen veel gebruikers om de twee jaar over op een nieuw exemplaar.

Dat betekent dat ze altijd in staat zijn met de laatste apps en software te werken. Bovendien zullen mensen toch altijd iets netter omgaan met hun eigen spullen, dan met een laptop of smartphone van de zaak. Zeker bij gevoelige elektronische apparatuur is dat geen sinecure.

Nadeel 1: veel verschillende devices op kantoor

Belangrijk nadeel van BYOD is dat het voor de IT-afdeling een grotere uitdaging wordt alle verschillende devices te managen. Dat kan leiden tot grotere beveiligingsrisico’s. Voor elke soort en type telefoon die toegang moet krijgen tot het bedrijfsnetwerk moet de IT-afdeling immers aparte voorzieningen treffen.

Soorten besturingssystemen

Dat aantal verschillende types en soorten devices loopt al snel op. Zo wordt het Android-besturingssysteem gebruikt door veel verschillende smartphone-fabrikanten, die het systeem allen op hun eigen manier hebben aangepast.

Hoewel ze beiden Android gebruiken, hebben Huawei en Samsung daar bijvoorbeeld hun geheel eigen softwarelaag overheen gelegd. Elke variant kent daardoor ook zijn eigen specifieke uitdagingen op beveiligingsgebied.

Nadeel 2: juridische complicaties

De beveiligingscomplicaties leiden direct tot een ander probleem. In het geval van verlies, een virus of een datalek roept het gebruik van een eigen device namelijk ook juridische complicaties op. Wie is er verantwoordelijk, het bedrijf of de medewerker?

Mag je als bedrijf het ict-beleid direct toepassen op deze privéapparaten? Dit is een lastig parket, zeker als de werknemer gevoelige bedrijfsinformatie op zijn device heeft staan. Een van de mogelijke maatregelen in geval van diefstal is bijvoorbeeld het op afstand wissen van de inhoud.

Gevolgen bedrijfsgeheimen en privéschade onduidelijk

Het op afstand wissen van data kan problemen opleveren als het gaat om het privébezit van de betrokken medewerker. Kan die worden gedwongen mee te werken aan een maatregel waar hij mogelijk ook privéschade van zal ondervinden? Denk bijvoorbeeld aan het wissen van privéfoto’s of andere content met (gevoels)waarde.

Omdat BYOD een relatief nieuw fenomeen is, bevinden dit soort vragen zich nog in een grijs juridisch gebied. Dat betekent dus ook een grotere kans dat de op het device opgeslagen bedrijfsinformatie in verkeerde handen valt.

Nadeel 3: variërende kosten BYOD

De hiervoor beschreven complicaties maken dat de daadwerkelijke besparingen van een BYOD-strategie soms aanzienlijk minder hoog uitvallen dan in eerste instantie is berekend. Daar komen nog veel details bij. Komen bijvoorbeeld de belkosten ook geheel voor rekening van de medewerker, of draagt de werkgever die kosten deels of volledig?

En kan de werkgever in dat geval dezelfde gunstige inkoopkorting krijgen als wanneer hij zelf voor alle medewerkers één deal maakt met de telefoonmaatschappij? Deze zaken hebben directe impact op de geschatte besparing die BYOD zou kunnen opleveren.

Nadeel 4: zakelijke of consumenten laptop

De ene laptop is de andere niet. Veel zakelijke modellen gaan langer mee en zijn gebouwd om een volle werkweek gebruikt te worden. Ze zijn ook gebouwd met strenge beveiliging in het achterhoofd. Daarnaast beschikken ze ook vaak over meer aansluitmogelijkheden voor randapparatuur en zijn er meer configuratiemogelijkheden.

Een laptop voor consumenten ziet er dan weer wat gelikter uit. Bij deze laptops is het design belangrijker dan bij zakelijke varianten. Veel medewerkers zullen thuis een consumentenmodel hebben en deze meenemen naar hun werk.

BYOD: Gunstig of niet?

Dat alles maakt dat een onderneming er niet te gemakkelijk vanuit kan gaan dat een BYOD-strategie ook daadwerkelijk een forse besparing gaat opleveren. De besparingen en bijkomende kosten zijn zeer divers, en kunnen per onderneming aanzienlijk verschillen. Dat geldt ook voor de impact op de productiviteit van de medewerkers.

Voor de beslissing om over te gaan op Bring Your Own Device dien je dus eerst een grondig overzicht te maken van alle gerelateerde opbrengsten en kosten. En mocht dat minder positief uitkomen dan verwacht, dan zijn er nog verschillende alternatieven voorhanden.

Overweeg je over te stappen op mobiel werken? Lees dan eerst de gratis whitepaper ‘Creëer de beste mobiele werkplek voor je werknemers‘. Met de tips in deze whitepaper ontdek je hoe je werknemers productiever kunnen werken én je IT beheersbaar blijft.

Lees ook: