De voor- en nadelen van big bang versus geleidelijk implementeren

Er zijn 2 manieren om mobiel werken in te voeren: je kunt in één keer overstappen, met een big bang, of geleidelijk, in fases. Beide opties hebben zo hun voor- en nadelen. Een overzicht.

Hoe groot is de werkverstoring?

Voordeel voor big bang
Nadeel voor gefaseerd overstappen

Bij implementeren met een big bang is de verstoring van het werk minimaal. Als je het goed voorbereidt, kun je in een weekend of vakantieperiode overstappen. Dat wil zeggen: alle verouderde hard- en software vervang je dan in één klap voor nieuwe (mobiele) varianten. Bij een gefaseerde overstap heb je hier weliswaar meer tijd voor, maar moet je ook langer de oude en de nieuwe variant beheren.

Zijn de devices en software al afgeschreven?

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Nadeel voor big bang
Voordeel voor gefaseerd overstappen

Als je in één keer overstapt op mobiel werken is er een reële kans dat apparatuur die nog niet is afgeschreven wordt afgedankt. En waarschijnlijk moet je ook softwarelicenties en contracten vervangen die nog niet zijn verlopen. Dat betekent dus dat er geld wordt weggegooid. Bij een gefaseerde overgang kun je hier rekening mee houden en voorkomen dat je te veel hard- en software moet afdanken voor het is afgeschreven.

Hoeveel kost het nieuwe werken?

Voordeel voor big bang
Nadeel voor gefaseerd overstappen

Implementeren met een big bang is goedkoper dan gefaseerd overstappen. Al was het maar omdat je niet voor langere periode de oude en nieuwe IT-omgeving naast elkaar hoeft te laten draaien. En ook het langdurig opslaan van de reeds gekochte hardware voor werknemers die pas op een later moment overstappen kost geld. Hoewel niet iedere leverancier hier even streng in is.

Welke betalingsregeling wil je?

Nadeel voor big bang
Voordeel voor gefaseerd overstappen

Daar staat echter wel tegenover dat je die kosten niet kunt uitsmeren over een langere periode, wat bij gefaseerd overstappen wel het geval is. De rekening voor de aanschaf van al die mobiele hard- en software krijg je bij implementeren met een big bang dus in één keer gepresenteerd. Dus hoewel gefaseerd overstappen in de praktijk vaak duurder is, kan het voor veel bedrijven wel betaalbaarder zijn vanwege de gespreide investering.

Hoe makkelijk verloopt de samenwerking?

Voordeel voor big bang
Nadeel voor gefaseerd overstappen

Ook voor gebruikers is implementeren met een big bang prettig, aangezien de nieuwe apparaten en software goed op elkaar zijn afgestemd – in elk geval beter dan wanneer oud en nieuw naast elkaar draaien. Want hoe goed ‘praten’ die systemen met elkaar? Of krijgen werknemers daardoor tijdelijk te maken met dubbele administratieve taken? Bovendien kun je bij het in één keer overstappen alle betrokkenen tegelijkertijd vooraf goed voorlichten over de veranderingen en wat de nieuwe situatie voor hen betekent. Werknemers kunnen elkaar vervolgens waar nodig helpen en van tips voorzien, ze zitten immers allemaal in hetzelfde schuitje.

Zijn de medewerkers al klaar voor mobiel werken?

Nadeel én voordeel voor big bang
Nadeel én voordeel voor gefaseerd overstappen

Voor sommige werknemers kan al die vernieuwing te veel zijn om in één keer te verwerken. Afgebakende stappen zijn voor hen makkelijker te overzien en biedt hen de mogelijkheid op eigen tempo te anticiperen op nieuwe ontwikkelingen. Ook de succesverhalen van werknemers die al zijn overgestapt, kan het voor de groep makkelijker maken om ook over te stappen.

Aan de andere kant zorgt een big bang-implementatie ervoor dat geen enkele werknemer zijn collega’s met scheve ogen hoeft aan te kijken: iedereen is immers tegelijkertijd overgestapt, niemand is oneerlijk voorgetrokken of achtergesteld. Kies je toch voor een gefaseerde overstap? Communiceer dan duidelijk waarom en hoe wordt bepaald wie wanneer overstapt om onvrede te voorkomen.

Gefaseerd implementeren versus big bang

Welke voordelen belangrijk zijn en hoe zwaar de nadelen wegen, verschilt per organisatie. Waar sommige bedrijven bijvoorbeeld al jaren gespaard hebben om een innovatieslag te kunnen slaan, is de hoge kostenpost bij in één keer overstappen voor andere bedrijven juist de doorslaggevende reden om geleidelijk over te stappen. Bepaal daarom zelf welke voor- en nadelen belangrijk zijn voor je bedrijf, en maak op basis daarvan een beslissing.

Ben je eruit? Download dan de gratis whitepaper met het stappenplan voor het implementeren van mobiel werken. Er is een versie beschikbaar voor de big bang-implementatie (download hier) en een variant voor de gefaseerde overgang (download hier). Lees ook:

Bewaren