Hybride werken

19 okt, 2022

De grootste nadelen van flexwerken (en hoe je ze oplost)

Hybride werken is populair en heeft veel voordelen. Denk bijvoorbeeld aan minder reistijd, omdat je overal en altijd je werk kunt doen. Dat komt de werk-privébalans van werknemers ten goede èn bespaart de werkgever kosten. Toch is het niet alleen maar positief. Ontdek de nadelen van hybride werken en hoe je ze kunt minimaliseren.

5 minuten

Hybride werken is razend populair. Steeds meer werkgevers bieden hun medewerkers de mogelijkheid om deels op afstand te werken. Daar zijn genoeg redenen voor.

Door over te stappen van traditionele vaste werkplekken op flexibele werkplekken kun je bijvoorbeeld besparen op de kosten voor huisvesting en energie. Doordat meerdere mensen gebruikmaken van dezelfde werkplek is er minder kantoorruimte nodig. Ook verbruik je minder stroom.

Flexplekken geven medewerkers ook meer keuzevrijheid om te kiezen hoe, waar en wanneer ze werken. Hierdoor verandert de dynamiek in de organisatie. Medewerkers zijn sneller geneigd om eens naast een andere collega te zitten, dat bevordert de communicatie en kennisdeling.

Nadelen hybride werken

Toch zijn er ook een aantal nadelen rondom hybride werken en flexibele werkruimtes. We lichten ze toe met een mogelijke oplossing.

1. Slecht bereikbare hybride werker

Van de vele voordelen merk je weinig als er weinig tot geen goede afspraken worden gemaakt over flexwerken. Steeds meer organisaties lopen hierdoor tegen de nadelen van hybride werken aan, zoals verminderde bereikbaarheid en een gebrek aan betrokkenheid. Dit heeft vooral betrekking op medewerkers die grotendeels vanuit huis werken.

Even snel iets regelen middels een kort overleg op de werkvloer is er niet meer bij. Overleg gaat telefonisch of per e-mail en is vaak een stuk minder effectief. Ook laten thuiswerkers zich makkelijker afleiden en wordt werk vaker uitgesteld.

De businesscase van goede security

Wil je als IT-manager graag genoeg geld en aandacht voor security binnen je bedrijf, maar weet je niet goed hoe je dit aan moet pakken? In deze longread lees je hoe je de directie kunt overtuigen met een ijzersterke businesscase.

Downloaden
IWMW-MT Select-248x352px-1

Oplossing: bepaal targets bij flexwerken

Het is lastig om op afstand na te gaan hoe productief medewerkers zijn als ze thuis werken. Je kunt echter wel bepaalde targets of andere inspanningsverplichtingen afspreken. Je medewerker heeft dan nog steeds de flexibiliteit om tussendoor andere dingen te doen, mits hij zijn werkzaamheden op tijd af heeft.

Oplossing: betrek medewerkers bij activiteiten

Zijn je medewerkers minder betrokken bij het bedrijf dan je zou willen? Dan is het zaak om het teamgevoel te versterken, bijvoorbeeld door middel van leuke groepsactiviteiten. Geef managers mee regelmatig bij thuiswerkers in te checken, niet om te controleren, maar om ze het gevoel te geven dat ze een belangrijke bijdrage leveren.

2. Onhandige communicatie

Bedrijven verliezen kostbare tijd doordat medewerkers inefficiënt of onhandig met elkaar communiceren. Het menselijk brein heeft na elke verstoring (telefoontje, sms of een collega die met een vraag binnenloopt) gemiddeld tien minuten nodig om te herstellen. Rustig geconcentreerd werken kan daardoor zowel thuis als op kantoor een uitdaging zijn.

Oplossing: stel communicatie-richtlijnen op

Het is dus slim om een aantal richtlijnen af te spreken over hoe en wanneer je overlegt. Wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een e-mail? Waarvoor las je een (online) vergadering in en voor welke informatie is het relevant face-to-face af te spreken?

Slechts 5% van alle communicatie binnen de organisatie is zo urgent dat direct een collega gestoord moet worden. Voor belangrijke, maar niet dringende zaken is het daarom beter e-mail te gebruiken. De ontvanger kan berichten dan rustig verwerken op het moment dat het uitkomt.

Om te voorkomen dat de mail leidend wordt in wat je medewerkers aan het doen zijn, is het slim om af te spreken dat ze niet vaker dan drie tot vijf keer per dag hun inbox checken. Zorg daarbij dat geluiden en visuele meldingen zijn uitgeschakeld. Zo kun je onnodige afleiding tegengaan, ook tijdens het flexwerken.

3. Geluidsoverlast door open werkruimtes

Andere nadelen van flexwerken zijn afleiding en geluidsoverlast. Het grote probleem van veel kantoren waar mensen flexibel werken, is dat het open werkruimtes zijn. Hier is vaak een slechte akoestiek.

Werknemers kunnen zich slecht concentreren, omdat ze geregeld worden gestoord door bellers, een ronkende koffiemachine of collega’s die een spontaan werkoverleg starten. Hierdoor kunnen ze geneigd zijn helemaal niet te komen opdagen, en voortaan thuis gaan werken.

Oplossing: creëer de ideale flexwerkplek

Om flexwerk te laten slagen, moet je werknemers voldoende faciliteren en de juiste werkomstandigheden creëren. Het toverwoord daarbij is keuze: bied de medewerker verschillende werkruimtes voor (individueel) geconcentreerd werken, overleg of ontspanning. Op die manier kunnen ze ‘ontsnappen’ als het op de werkvloer zelf te druk is.

Geluidsoverlast kan ook worden verminderd met akoestische muurbekleding zoals wolvilt, dat isolerend en geluidsabsorberend werkt. Het materiaal is in verschillende kleuren en diktes beschikbaar, zo is voor elke situatie een passend design te maken.

Denk ook eens aan noise-cancelling koptelefoons. Zo is meteen duidelijk dat iemand niet gestoord wil worden.

4. Stressvolle werk-privébalans

Hybride werken zorgt over het algemeen voor een betere balans, vanwege de afgenomen reistijd. Toch kan het in bepaalde situaties wel degelijk meer stress opleveren. Flexwerkers zijn geneigd om ook in de avonduren of weekenden te werken.

Dat geeft de werkgever het idee dat ze dan ook bereikbaar zijn. Een van de belangrijkste nadelen van hybride werken is dan ook dat dat flexwerkers constante druk voelen en veel meer en langer met werk bezig zijn.

Oplossing: maak afspraken over werktijden

Maak dan ook afspraken over werktijden. Hoewel flexwerkers hun dagindeling grotendeels zelf bepalen, kun je daar als werkgever grenzen aan stellen. Bijvoorbeeld dat alle werkuren doordeweeks plaatsvinden tussen 7 uur ‘s ochtends en 8 uur ‘s avonds. Stem de eerder genoemde targets daarop af, zodat hier geen onduidelijkheden over bestaan.

Uiteraard is het ook belangrijk dat managers alert zijn op medewerkers die te vaak en te veel aan het werk zijn. Zo kun je voorkomen dat het stressniveau te hoog oploopt, en er misschien wel medewerkers uitvallen.

5. Geen vrije werkplek

Tot slot levert het niet zozeer stress, maar wel irritatie op als flexwerkers eenmaal op kantoor geen vrije werkplek vinden. Of dat er juist helemaal niemand op kantoor is om mee te werken. Een van de nadelen van hybride werken is dat je niet altijd weet wanneer er mensen op kantoor zijn.

Oplossing: gebruik nieuwe technieken

Hierbij kan het Internet of Things (IoT) uitkomst bieden. Door werkplekken te voorzien van sensoren die meten of een plek bezet is of niet, kunnen medewerkers op afstand zien of het zin heeft om naar kantoor te komen.

Op dezelfde manier kan IoT vrije parkeerplaatsen aanduiden en de verlichting en het klimaat van vergaderruimtes regelen. En zo zijn er nog veel meer interessante innovaties die onze manier van werken en leven veranderen.

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact
Contact HP

Lees ook: