De grootste nadelen van flexwerken (en hoe je ze oplost)

Flexwerken is populair en heeft veel voordelen. Zoals minder reistijd, omdat je overal en altijd je werk kunt doen. Dat komt de werk-privébalans van werknemers ten goede én bespaart de werkgever kosten. Toch is het niet alleen maar positief. Ontdek de nadelen van flexwerken en hoe je ze oplost.

Flexwerken heeft het bedrijfsleven het afgelopen decennium veroverd, en daar zijn genoeg redenen voor. Door over te stappen van traditionele vaste werkplekken op flexibele werkplekken kan bijvoorbeeld worden bespaard op de kosten voor huisvesting. Omdat meerdere mensen gebruikmaken van dezelfde werkplek is er minder kantoorruimte nodig.

Flexplekken geven medewerkers bovendien meer keuzevrijheid om te kiezen hoe, waar en wanneer ze werken. Hierdoor verandert de dynamiek in de organisatie. Medewerkers zijn sneller geneigd om eens naast een andere collega te zitten, en dat bevordert de communicatie en kennisdeling.

#1. Slecht bereikbare flexwerker

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Van die voordelen merk je echter weinig als flexwerken verkeerd is ingeregeld. Steeds meer organisaties lopen tegen de nadelen van flexwerken aan, zoals verminderde bereikbaarheid. Dit heeft vooral betrekking op medewerkers die (grotendeels) vanuit huis werken.

Even snel iets regelen middels een kort overlegje op de werkvloer is er niet meer bij. Overleg gaat telefonisch of per e-mail en is vaak een stuk minder effectief. Ook laten thuiswerkers zich makkelijker afleiden en wordt werk vaker uitgesteld.

Het is lastig om op afstand na te gaan hoe productief medewerkers zijn als ze thuis werken. Je kunt echter wel bepaalde targets of andere inspanningsverplichtingen afspreken. De medewerker heeft dan nog steeds de flexibiliteit om tussendoor andere dingen te doen, mits hij zijn werkzaamheden op tijd af heeft.

#2. Onhandige communicatie

Veel tijd gaat verloren omdat mensen inefficiënt of onhandig met elkaar communiceren. Een menselijk brein heeft na elke interruptie (telefoontje, sms of een collega die met een vraag binnenloopt) gemiddeld tien minuten nodig om te herstellen. Rustig geconcentreerd werken kan daardoor zowel thuis als op kantoor een uitdaging zijn.

Met een communicatie-etiquette bepaal je richtlijnen voor het gebruik van bepaalde communicatiemedia in specifieke situaties. Wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een e-mail? Waarvoor las je een (online) vergadering in en voor welke informatie is het relevant face-to-face af te spreken? Is een collega onbereikbaar of niet op kantoor, dan kun je afspreken dat via sms of chat wordt gecommuniceerd. Dit soort berichten zijn relatief snel en discreet af te handelen.

Slechts 5 procent van alle communicatie binnen de organisatie is echter zo urgent dat direct een collega gestoord moet worden. Voor belangrijke, maar niet dringende zaken is het daarom beter e-mail te gebruiken. De ontvanger kan berichten dan rustig verwerken op het moment dat het uitkomt.

Spreek wel met medewerkers af dat zij niet vaker dan drie tot vijf keer per dag hun e-mail controleren en zorg dat geluiden en visuele meldingen zijn uitgeschakeld. Zo wordt onnodige afleiding tegengegaan.

#3. Geluidsoverlast door open werkruimtes

Afleiding en geluidsoverlast gaan hand in hand. Het grote probleem van veel flexibele kantoren is dat het open werkruimtes zijn, met een slechte akoestiek. Werknemers kunnen zich slecht concentreren, omdat ze geregeld worden gestoord door bellers, een ronkende koffiemachine of collega’s die een spontaan werkoverleg starten. Om flexwerken te laten slagen, moet je werknemers voldoende faciliteren en de juiste werkomstandigheden creëren.

We schreven al eerder dat de werkplek van de toekomst flexibel en divers is. Het toverwoord daarbij is keuze: bied de medewerker verschillende werkruimtes voor (individueel) geconcentreerd werken, overleg of ontspanning. Op die manier kunnen ze ‘ontsnappen’ als het op de werkvloer zelf te druk is.

Geluidsoverlast kan ook worden verminderd met akoestische muurbekleding zoals wolvilt, dat isolerend en geluidsabsorberend werkt. Het materiaal is in verschillende kleuren en diktes beschikbaar, en voor elke situatie is wel een passend design te maken.

#4. Stressvolle werk-privébalans

Hoewel thuis of flexibel werken voor een betere balans zorgt vanwege de afgenomen reistijd, kan het wel degelijk meer stress opleveren. Flexwerkers zijn geneigd om ook in de avonduren of weekenden te werken, en dat geeft de werkgever het idee dat ze dan ook bereikbaar zijn. Het gevolg is dat flexwerkers constante druk voelen en veel meer en langer met werk bezig zijn.

Maak hier dan ook afspraken over, want hoewel flexwerkers hun dagindeling grotendeels zelf bepalen, kun je daar als werkgever grenzen aan stellen. Bijvoorbeeld dat alle werkuren doordeweeks plaatsvinden tussen 7 uur ‘s ochtends en 19 uur ‘s avonds. Stem de eerder genoemde targets daarop af, zodat hier geen onduidelijkheden over bestaan.

#5. Geen vrije werkplek

Tot slot levert het niet zozeer stress, maar wel irritatie op als flexwerkers eenmaal op kantoor geen vrije werkplek vinden. Hierbij kan het Internet of Things (Iot) uitkomst bieden. Door werkplekken te voorzien van sensoren die meten of een plek bezet is of niet, kunnen medewerkers op afstand zien of het zin heeft om naar kantoor te komen.

Op dezelfde manier kan IoT vrije parkeerplaatsen aanduiden en de verlichting en het klimaat van vergaderruimtes regelen. En zo zijn er nog veel meer interessante innovatieshttps://www.ikwilmobielwerken.nl/orienteren/innovaties-veranderen-manier-werken-en-leven-op-korte-termijn/ die onze manier van werken en leven veranderen.

Meer tips om de nadelen van flexibel werken te tackelen? Download de gratis whitepaper ‘het nieuwe samenwerken: 12 tools en tips om slimmer samen te werken’.

Lees ook: