Cloud-only-strategie van PostNL: een voorbeeld in de praktijk

Alle IT-systemen die over kunnen naar de cloud, gaan ook over naar de cloud. Dat wil zeggen dat alle systemen die buiten de deur kunnen worden gebracht, vervolgens via internet op afroep ter beschikking worden gesteld. ‘Dat noemen we voor het gemak de cloud-only-strategie’, stelt Marcel Krom, CIO en verantwoordelijke voor de IT-strategie van PostNL.

Het postbedrijf heeft in de zomer van 2013 deze beslissing genomen en Krom is tevreden als begin 2016 het licht uit kan in PostNL’s laatste eigen datacenter met eigen computerservers. MT sprak met Krom over de ambitie en uitrol van deze omvangrijke overstap op de cloud.

De werkplek evolueert razendsnel

Hoe zorg je ervoor dat deze klaar is voor de toekomst? Met de juiste combinatie van technologie, flexibiliteit en duurzaamheid creëer je een werkplek waar medewerkers optimaal kunnen presteren. Ontdek hoe je dit aanpakt.

Downloaden

Meeveren met de markt

De noodzaak om de processen van PostNL via een nieuwe technologie te laten lopen, is deels ingegeven op basis van kostenbesparing. Niet verwonderlijk, want de postwereld zit in zwaar weer. In 2013 zakten de postvolumes met 11 procent, en ook in 2014 was een volumedaling van 10,7 procent een feit.

Komende jaren zullen de postvolumes blijven dalen. Goede nieuws voor PostNL is dat de pakketpost groeit dankzij online shoppen. In 2013 werd 5 procent meer pakketten bezorgd, in 2014 zelfs 8,8 procent meer.

‘Die omstandigheden zorgen voor een zekere druk achter de beslissing om naar de cloud over te gaan: de noodzaak om mee te kunnen veren met de markt. Over opschalen valt altijd goed te praten met traditionele IT-leveranciers, maar over krimp is het gesprek een stuk moeizamer.’

Iedere bezorger toegang tot dezelfde info

Binnen PostNL krijgt iedere afdeling te maken met de transformatie. Tot aan de postbezorgers wordt voor iedere werknemer hun manier van werken beïnvloed door de cloud. Verreweg de meeste postbodes zijn parttimers, waardoor het bedrijf met een hoger verloop te maken heeft, legt Krom uit.

‘De kennis in het hoofd van de traditionele postbode moeten we daarom centraal vastleggen. Idealiter verzamelen we straks zoveel data over elk poststuk en elke wijk, dat we bij het sorteren een tas in exact de juiste volgorde kunnen vullen. Die plaatsen we in een depot, de bezorger krijgt een seintje zodra zijn tas er is en beschikt ook nog over eventuele extra informatie.’

Die bezorger moet op de ‘consumentenmanier’, dus met zijn eigen pc, laptop of mobieltje, bij deze informatie kunnen. Dat maakt de inzet van cloud computing bijna een no brainer. ‘Sterker nog: die wens om aan te kunnen sluiten op consumenten-IT was, samen met flexibel kunnen meegroeien en -krimpen met de organisatie, juist het beginpunt van onze reis.’

BYOD is geen probleem

Dat de postbezorgers met hun eigen device bij de informatie kunnen komen, betekent dat PostNL met een Bring Your Own Device-strategie (BYOD) werkt. Niet alleen voor de postbodes, ook het kantoorpersoneel mag op zijn eigen device werken. PostNL had al voor de transitie ruime ervaring met werknemers die op hun eigen laptops, tablets of smartphones toegang hebben tot hun werkomgeving.

Enige vereiste was en is nog steeds dat ze zich met een extra veiligheidscode aanmelden. Krom hanteert sinds twee jaar een BYOD-regeling die opmerkelijk overzichtelijk is: ‘Je mag thuiswerken, maar dan gebruik je je eigen spullen. Er zijn ook bijna geen mensen meer die thuis geen pc hebben. Alleen mensen die vaak genoeg op een niet PostNL-locatie moeten werken, geven we een laptop mee. En heb je thuis echt niets staan, dan ben je welkom op kantoor.’

Teamsessies organiseren

Met de keuze om volledig de cloud in te stappen, is PostNL niet over één nacht ijs gegaan. Krom heeft tot het allerhoogste niveau zijn collega’s moeten overtuigen van nut en noodzaak van de overgang.

‘We hebben met de raad van bestuur en de executive board wel wat workshops achter de rug: grote borden erbij, waarin we uiteenzetten hoe het allemaal werkt en wat het verschil met de bestaande werkwijze is. Gelukkig hadden we ook externe deskundigen naar onze IT-strategie laten kijken, zodat we goed onderbouwd alle vragen en bezwaren konden adresseren.’

Vragen rondom veiligheid

De vragen en zorgen die Krom kreeg voorgelegd, verbaasde hem niet. ‘Hoe zit het met de veiligheid van klantgegevens voor pakweg Amerikaanse speurders of Russische hackers? Wat als het internet uitvalt? En ben je niet met handen en voeten gebonden aan een cloudservice, zodra je je ziel en zaligheid overbrengt naar diens diensten?’

Zijn antwoord: alles draait om het ‘delta-risico’: wat verandert er in alle bedrijfsrisico’s na de transformatie, ten opzichte van nu? ‘Laten we eerlijk zijn: we zijn nu ook al afhankelijk van internet. Als dat uitvalt, vraag ik me sterk af of de wereld nog zit te wachten op onze brieven en pakketten. En hackers, daartegen moeten we ons nu ook al wapenen.’

Hoe afhankelijk je wordt van je leveranciers? ‘Heel erg: dat is niet anders dan nu. Je moet blijven kiezen voor partners op wie je kunt bouwen. Dat is een kwestie van een goede selectie vooraf en goed onderhandelen over je contract. Dat begint steevast over hoe je afscheid van ze kunt nemen. En het is soms ook simpel: als 120.000 klanten zaken doen met Salesforce, mogen wij wel aannemen dat ze goed werk leveren.’

Keuze voor outsourcepartij

De voorbereidingen voor de overgang van de cloud zijn al 3 jaar geleden begonnen, nadat was vastgesteld dat het volledig outsourcen van de IT aan één contractpartij niet de beste optie was.

‘We hadden al zo’n 60 procent ge-outsourced, maar dat laatste stuk zou een te langlopend contract opleveren, dat je bindt aan één partij, die veel keuzes voor je maakt. Terwijl je zelf de regie wilt houden, ook zeker wilt weten dat mensen op cruciale plekken over de juiste kwaliteiten en kennis van je eigen businessprocessen beschikken. Bij cloud computing blijf je baas in eigen huis bij alles wat echt het hart van je bedrijf raakt.’

Geen hybride model

Maar waar begin je met de cloud, en hoe ver ga je daarmee? All the way, besloot PostNL na onderzoek. ‘Wat we in elk geval niet willen, is een hybride model, waarbij een deel van je systemen in huis blijft, en een deel overgaat naar de cloud, zodat je continu met twee modellen moet werken.’

Voor een deel gaat PostNL over naar de cloud van Microsoft: Azure en Office365. ‘Die passen het beste bij de software die we al gebruiken, maar we zijn ook al een paar jaar klant van Amazon, voor enkele applicaties. Het belangrijkste is: je moet de manier kunnen accepteren, waarop de cloudleverancier levert.’

Applicaties overzetten

De cloudoperatie is eind 2013 in gang gezet: van alle rond de 500 verschillende softwareapplicaties is vastgesteld of ze over kunnen naar de cloud en zo ja, naar welke cloud en wanneer. Soms verzetten juridische regels zich tegen het opslaan van gegevens buiten Europa of bij een Amerikaanse leverancier.

‘Daar zoeken we dan een Nederlandse of Europese partij voor.’ Soms is het aflopen van een licentie het beste moment voor een overgang, soms moeten softwareontwikkelaars zelf nog stappen zetten.

‘We vragen ze niet alleen om de applicaties geschikt te maken voor de cloud, maar ook om ze daar voortaan voor ons te beheren. Zo krijgen ze van ons meer business, maar wel op voorwaarde dat ze die manier van leveren ook in de markt gaan zetten.’

Standaardisatie is voorwaarde

Waar mogelijk wil Krom applicaties ‘oprollen’, dat wil zeggen: vervangen door nieuwe, veelzijdiger software die direct uit de cloud als dienst wordt afgenomen. Daarmee vermindert het totaal aantal te onderhouden programma’s, liefst tot de helft van de huidige 500, met de efficiencyvoordelen die daarbij horen.

‘Als je het simpeler maakt, is het makkelijker te onderhouden en biedt dat kostenvoordelen.’ Gelukkig heeft PostNL weinig last van de in zijn vak beruchte legacy; stokoude programma’s in antieke programmeertalen waarvan sommige gebruikers niet eens meer weten dat ze ergens in de kelder draaien.

‘Mijn voorgangers hadden al gekozen voor marktstandaarden, en er bestond een goed overzicht van alles wat we in huis hadden. De IT is in feite al zo gestructureerd en up-to-date, dat die klaar is voor deze transitie. Dat is ook een absolute randvoorwaarde.’

IT-afdeling halveert

Een groot deel van de kostenbesparing die PostNL’s cloudstrategie oplevert, komt van een drastische reorganisatie van de interne IT-afdeling. Die halveert de komende jaren ruwweg, tot 200 fte. De beheerders die het datacenter werkend houden, mensen die de nieuwste versie van een applicatie installeren; veel functies zijn straks overbodig of krijgen een volstrekt andere inhoud.

‘Ik schat zelfs in dat we 10 procent van de toekomstige functies op dit moment niet intern zouden kunnen invullen. Dat is geen leuke boodschap voor de mensen, zeker als er tussen de nieuwe taakomschrijvingen geen passende job voor ze is.’

Personeelskosten verplaatsen

Concrete cijfers over de kostenvoordelen die de cloud oplevert, zijn er nog niet. ‘We hebben het bestuur beloofd dat het goedkoper zal worden. Dat zit hem deels in het meeveren met de markt, maar ook in de applicaties die makkelijker te beheren zijn. En uiteindelijk ook in het feit dat we met minder interne mensen en minder ingehuurde mensen toe kunnen.’

Verlegt PostNL de personeelskosten niet vooral naar zijn cloudleveranciers? ‘Daar zijn we strak op aan het sturen om dat te voorkomen.’

Neem contact op

Heb je een vraag die (nog) niet in een artikel beantwoord wordt of wil je gericht advies voor jouw organisatie? Vul dan het formulier in en wij brengen jou vrijblijvend in contact met één van onze HP-experts.

Contact