Kopen? Lease en verhuur mobiele devices in opkomst

Het idee dat je mobiele apparatuur altijd moet aanschaffen is achterhaald. Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om hardware te leasen of te huren.

Bedrijven en organisaties kiezen er steeds vaker voor om mobiele apparatuur niet aan te schaffen maar te leasen of te huren. In de meeste gevallen betalen ze dan een maandelijks bedrag aan de leverancier. We zetten de opties op een rij en gaan in op de voordelen en uitdagingen.

Geen grote investering

Het is en wijdverbreid misverstand dat bij lease de kosten van mobiele apparaten op de lange termijn altijd lager zijn. Het voordeel zit meer in de spreiding van de bedragen die betaald moeten worden. Organisaties hoeven bij lease niet in één keer af te rekenen, maar betalen in termijnen. Dat betekent dat je als bedrijf niet in één keer een grote investering hoeft te doen.

Geen verouderde hardware

De winst van lease zit vooral in andere voordelen dan puur financieel gewin. De looptijd van lease is vaak korter dan de afschrijvingsperiode van gekochte hardware. Daardoor kan een eindgebruiker bijvoorbeeld sneller overstappen naar een nieuwer apparaat. Bij de aanschaf van apparatuur vervangen organisaties die hardware vaak pas na 3 tot 5 jaar. Lease heeft meestal een looptijd van 2 jaar.

Dat sluit beter aan op de huidige snelheid waarop mobiele apparatuur zich ontwikkelt en voorkomt dat werknemers te lang moeten doorwerken op verouderde hardware en software. Innovaties volgen elkaar namelijk in hoog tempo op. Bovendien ontwikkelen app-ontwikkelaars meestal nieuwe toepassingen die alleen werken op besturingssystemen die op de nieuwste modellen van mobiele apparaten draaien.

Schaduw-ict

Als er binnen jouw bedrijf of organisatie verouderde apparatuur in omloop is, kan het zijn dat die software niet ondersteund wordt. Daardoor loop je de kans dat bepaalde apps niet inzetbaar zijn voor jouw bedrijfsvoering of dat medewerkers omwegen verzinnen om bepaalde apps toch te kunnen gebruiken.

Experts waarschuwen bijvoorbeeld dat personeel op zoek gaat naar eigen middelen om bedrijfsinformatie te delen via privé-apparatuur. Met alle beveiligings- en privacyrisico’s van dien. Die schaduw-ict kun je onder meer voorkomen door oudere hardware binnen een redelijke termijn te vervangen en door duidelijke beleidsregels op te stellen.

Lease versus huur

Naast lease is ook verhuur in opkomst. Waar bij leasecontracten een looptijd van twee jaar gangbaar is, sluit je bij verhuur meestal een overeenkomst met een looptijd die korter is dan twee jaar. Soms zelf maar één dag.

Veelvoorkomende situaties waarin bedrijven hardware huren, zijn: tijdens beurzen, trainingen en conferenties. Bij presentaties op congressen krijgen deelnemers en publiek bijvoorbeeld steeds vaker een tablet uitgereikt om deel te nemen aan de interactieve onderdelen. Ook voor extra notebooks tijdens trainingen en conferenties wordt vaak een verhuurder ingeschakeld.

Complete werkplek

Door de opkomst van huur- en leaseconstructies ontstaan ook nieuwe dienstverleningsmodellen. Dienstverleners leveren bijvoorbeeld een complete mobiele werkplek. Daarbij is de apparatuur uitgerust met bedrijfssoftware en regelt de leverancier ook het onderhoud en de financiering. Een voorbeeld hiervan is het klik&klaar-aanbod van HP-partner ACES Direct. Dat levert een Probook450, Microsoft Office 365, online bestandsopslag en antivirussoftware. Licentiekosten, upgrades, updates en support zijn opgenomen in het maandbedrag.

‘De gebruiker tekent bij het starten van de overeenkomst een verklaring voor eigendomsvoorbehoud voor ACES Direct. Wij blijven eigendom van de hardware om financiële redenen. Na afloop van het contract kan de eindgebruiker de hardware overnemen tegen gereduceerd tarief, of kiezen voor een nieuwe overeenkomst met nieuwe hardware’, licht Jeroen Stabel van ACES Direct toe.

Voorspelbaarheid ict-financiering

Volgens Stabel is de voorspelbaarheid van de ict-financiering een belangrijke reden voor bedrijven om te kiezen voor deze constructie. Hij vertelt dat klik&klaar onder ander wordt gebruikt door een mediabedrijf dat de vervanging van hardware en Office als aanleiding zag om nieuwe hardware met vooraf geïnstalleerde software te leasen. Ook levert hij aan een sportploeg die 20 werkplekken afneemt voor medewerkers die over de hele wereld reizen en altijd met hun mobiele apparatuur beschikbaar moeten zijn.

Multinationals

‘Het aanbod van hardware met standaardsoftware is vooral interessant voor zzp’ers en het mkb. Grote bedrijven hebben vaak allerlei maatapplicaties draaien. Hun behoeften sluiten dus niet altijd aan op het aanbod van standaardsoftware. Bovendien hebben ze bijvoorbeeld een overeenkomst voor support of beveiliging van de software met een partij die niet in het dienstenaanbod zit. Maar ondanks die kanttekening neemt ook bij multinationals de vraag naar het leasen van hardware toe’, aldus Stabel.

Lees ook:

Beeld via Flickr