‘Nieuwe hoofdkantoor Microsoft is een customer hub’

Het hoofdkantoor van Microsoft Nederland ging voor bijna drie maanden dicht. The Refresh noemde men die periode intern. Er ging een grondige inventarisatie van de wensen van medewerkers aan vooraf. Het resultaat: ‘We noemen het geen kantoor meer, maar een customer hub.’

Het hoofdkantoor op Schiphol moest om twee redenen op de schop. In de eerste plaats liep de leaseperiode af en in de tweede plaats moest het aangepast worden aan de eisen van de tijd. Het gebouw staat er al weer elf jaar. Technisch verhaal zou je zeggen, maar er was veel meer aan de hand.

‘Belangrijkste gamechanger was Satya Nadella’, zegt Evelien Vredeveld, (Brand en Internal Communications Lead bij Microsoft Nederland) over de CEO van het technologieconcern die in 2014 aantrad. ‘Hij zette in op cultuur en op de Growth Mindset.’

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

customer hub hoofdkantoor Microsoft Nederland entree

‘Het mooie is dat alles bottom-up is ontstaan’

Bij Microsoft wilden ze weten wat er leefde onder de medewerkers. ‘Wij willen mensen het gevoel geven dat zij impact hebben. Als jij twintig projecten op een dag doet en je wordt continu onderbroken, dan heb je niet het gevoel dat je impact maakt’, aldus Vredeveld.

Daarom werd, voorafgaand aan de verbouwing, aan de medewerkers gevraagd deel te nemen aan een onderzoek samen met de Universiteit Utrecht en bedrijfspsycholoog Tony Crabbe (bekend van het boek ‘Nooit meer te druk’).

Zes rituals uit onderzoek

De data uit dat onderzoek werden verwerkt in zes richtlijnen, intern rituals genoemd.
Die zes kernwaarden zijn: samenwerking, openheid/diversiteit, bewuste keuzes, betrokkenheid, focus time en refresh time. De uitkomsten van het onderzoek stonden ook in de briefing aan de interieurarchitect, D/DOCK.

‘Dat was eigenlijk een vertaalslag vanuit de organisatie. Dit zijn de tactische handvatten die wij willen gebruiken om voor de mensen meer focus en attention te creëren. En ook om nog beter samen te werken. Je ziet dan ook dat drie van die rituelen gericht zijn op focus en attention, en drie die meer op samenwerken zijn toegespitst. Typisch Nederlands.’

customer hub hoofdkantoor Microsoft Nederland presentatieruimtes

‘Het gaat niet om timemanagement, het gaat om attention management’

Vredeveld: ‘Vlak voordat wij dicht gingen, hebben we iedereen getraind in workshops. En tegen de medewerkers hebben wij gezegd: “Ga het maar doen die drie maanden, de rituals”.’ Coen Nijkrake (Marketing Manager Microsoft 365) voegt daar aan toe: ‘Tony Crabbe zegt: “Het gaat niet om timemanagement, het gaat om attention management”.

‘In een kantoortuin word je voortdurend gestoord: een appje, een telefoontje, een collega die even aan je bureau komt staan’, legt Nijkrake uit. ‘Je moet dan telkens weer in je flow komen om gefocust te werken. Daar moet je je dag op indelen: momenten dat je wilt samenwerken, momenten waarop je geconcentreerd aan de slag wil en momenten waarop je bereikbaar bent.’

Medewerkers vloggen over ervaring

‘De communicatie over de verbouwing hebben wij ook door medewerkers laten doen – wij hebben acht medewerkers laten vloggen over hun ervaringen toen wij dicht waren’, vertelt Vredeveld.

‘Aan de hand van de zes rituals hebben zij vlogs gemaakt over hoe teamwork verliep en of hun productiviteit erop voor- of achteruit ging. Die vlogs werden op LinkedIn met de buitenwereld gedeeld.’

customer hub hoofdkantoor Microsoft Nederland kantine

‘Uit onderzoek blijkt dat wij twee keer zoveel in teams werken dan vijf jaar geleden’

‘Zo kon men zien wat collega’s deden – het waren mensen uit verschillende organisatieonderdelen’, zegt Nijkrake. ‘Daarnaast kregen alle medewerkers een abonnement op Spaces, een flexwerkplek.’ Ook stelden klanten en partners ruimtes beschikbaar en werd er bij medewerkers thuis afgesproken.

‘Samenwerken wordt een steeds belangrijker onderdeel van onze manier van werken. Uit onderzoek blijkt dat wij twee keer zoveel in teams werken dan vijf jaar geleden. En dat zie je ook terug in onze productontwikkeling – Microsoft Teams (groepschatsoftware) is gericht op het optimaliseren van samenwerking binnen teams, zowel binnen als buiten een organisatie. Dus ook met onze klanten.’

72% nieuwe gebouw is voor klanten

Het kantoor ombouwen tot een customer hub waar klanten bijna overal welkom zijn, was dan ook een logische stap. Was het oude gebouw slechts voor 30% toegankelijk voor buitenstaanders, in het nieuwe gebouw is het precies andersom: 72% is toegankelijk voor bezoekers, klanten en partners. Een echte customer hub dus.

Benieuwd hoe zo’n customer hub er in de praktijk uitziet? Neem een virtuele rondleiding door het kantoor.

Ook is de indeling drastisch veranderd – er zijn veel meer kleinere meeting rooms (voor 2-, 4- of 6-personen), focusruimtes en aparte telefooncellen. ‘Niemand heeft hier een eigen kantoor. Iedereen werkt op dezelfde manier. Daardoor is iedereen ook toegankelijk’, aldus Nijkrake.

customer hub hoofdkantoor Microsoft Nederland overlegruimtes

‘In het nieuwe gebouw is 72% toegankelijk voor bezoekers, klanten en partners’

‘Een collega heeft die zes rituelen gematcht op onze technologie. Welke tool kan je het beste gebruiken voor intentional collaboration? Teams. Waar krijg je je informatie? Daar gebruik je LinkedIn Sales Navigator voor’, zegt Vredeveld.

Ook duurzaam
Dat mobiel werken ook duurzaam is, bewijzen de cijfers van Microsoft Nederland wel. Sinds de heropening van het hoofdkantoor:
… is het aantal vierkante meter is met 30% gedaald.
… is de CO² uitstoot is met 31% gedaald.
… is het gehele pand voorzien van hernieuwbare energie.
… is de verwachting dat ze dankzij LED-verlichting en Smart Building Solutions 85% minder energie gebruiken.
… wordt bijna de helft van de oorspronkelijke kantoorruimte verhuurd aan Spaces.

Nijkrake vult haar aan: ‘En betere Analytics. We hebben Workplace Analytics, waarmee we inzicht krijgen hoe wij als bedrijf samenwerken, maar ook My Analytics. Iedereen krijgt elke week een overzicht hoe hij of zij de afgelopen week heeft gewerkt: hoeveel uren heb je buiten kantoortijd gewerkt? Met wie heb je veel samengewerkt? Moet je de komende week focusruimte inplannen?’

Lessons learned customer hub

De verbouwing leverde Evelien Vredeveld vier inzichten op:

  1. Het is bottom-up gebeurd.
  2. We hebben veel interactieve tools gebruikt (vragenformulieren, BuzzMaster).
  3. Ook de communicatie was bottom-up. Zo lunchte general manager Ernst Jan Stigter met medewerkers.
  4. De Growth mindset cultuur is leidend geweest bij het ontwerp.

‘Wij hebben ook 50 tot 60 ambassadeurs, allemaal collega’s. Die had ik eigenlijk nog wel meer willen inzetten. Het is belangrijk een beweging te creëren die de verandering mogelijk maakt. Zo’n netwerk heeft een sneeuwbaleffect. En misschien hadden we beter niet voor witte vloerbedekking kunnen kiezen. Dat werkt niet als je veel bezoekers over de vloer krijgt.’

Ook plannen om het kantoor op de schop te doen? Download de gratis werkplek ‘Creëer een moderne én veilige werkplek’. Daarin vind je tips om je kantoor zo in te richten dat werknemers er graag willen werken. Lees ook: