Praktijkcase: Mobiel werken bij de bloedbank

Bloedbank Sanquin besloot onlangs de werkplekken te moderniseren. ‘Naast de upgrade van het besturingssysteem wilden we ook de productiviteit van managers vergroten.’

Bij de implementatie van mobiele devices komt veel kijken. Welke apparatuur kies je? Wat zijn de gevolgen voor het beheer van de ict-omgeving? En wat is het beste moment om oude apparatuur te vervangen door mobiele devices? Aan de hand van een case bij bloedbank Sanquin schetsen we hoe zo’n traject verloopt. We zetten voor je op een rij wat er zoal komt kijken bij de invoering van mobiele devices in een zakelijke omgeving. Mobiel werken bij de bloedbank: een praktijkcase.

Verplichte overstap bij Windows XP

Sanquin Bloedvoorziening is een non-profit organisatie die de bloedvoorziening in Nederland verzorgt. Daarnaast maakt het farmaceutische producten, voert wetenschappelijk onderzoek uit en ondersteunt in de diagnostiek (bijvoorbeeld door bloedonderzoek). De in 1998 opgerichte organisatie telt 2.800 medewerkers.
In 2014 besluit de leiding van de organisatie om de werkplekken te moderniseren. Sanquin maakt op dat moment nog gebruik van besturingssysteem Windows XP, waarvan bekend is dat de ondersteuning door Microsoft per april 2014 wordt gestaakt.

iPad versus Microsoft

‘Naast de upgrade van het besturingssysteem wilden we ook kijken hoe we de productiviteit van managers konden vergroten. Steeds meer medewerkers namen hun iPad mee naar het werk. Bijvoorbeeld om tijdens vergaderingen documenten te kunnen raadplegen‘, herinnert Miryam Slikker, hoofd service center CD-I bij Sanquin, zich die beginperiode. De synchronisatie van iPad in een volledig op Microsoft gebaseerde omgeving voor kantoorautomatisering blijkt niet goed te werken. Slikker: ‘We hebben toen besloten om te standaardiseren naar apparatuur die op Windows draait en privé-apparatuur en oude laptops te vervangen.’

Overgaan naar Windows 7

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Op advies van de vaste ict-partner HP, dat ook de overgang naar Windows 7 begeleid en de behoeften van de organisatie goed kent, wordt een pilot gestart met mobiele devices. Eerst wordt in kaart gebracht welke behoeften medewerkers in de organisatie hebben. Medewerkers willen de apparatuur eigenlijk voornamelijk voor kantoorautomatisering (office, mail en internet) gebruiken.

Mobiel werken

Sanquin heeft ongeveer twee jaar voor de implementatie van de nieuwe mobiele devices al activiteit gerelateerd werken geïntroduceerd op het hoofdkantoor in Amsterdam. Ter ondersteuning van die mobiele werkomgeving worden in eerste instantie 70 ElitePads 900 van HP geïmplementeerd. Dat aantal wordt stapsgewijs uitgebreid naar 250 stuks. Voordeel van de tablets is dat ze qua afschrijving gelijk getrokken worden met de laptops en pc’s. Ze hebben een afschrijvingstermijn van 3 jaar.

Bluetooth

De mobiele devices draaien op Windows 8 en zijn uitgerust met Citrix en gekoppeld aan de centrale opslagomgeving van Sanquin. Zo kan de tablet ook als thin client worden ingezet. Om het gebruiksgemak te vergroten zijn de machines uitgerust met een zogenoemde productivity jacket. Het gaat om een hoes die de tablet beschermt en extra USB-poorten en een toetsenbord heeft. Samen met een bluetooth-muis heeft Sanquin hiervan een standaard tablet-uitrusting gemaakt.

Zonder beheer

‘Eindgebruikers reageren doorgaans zeer enthousiast’, vertelt Slikker. ‘Het is een zeer complete machine met veel meer mogelijkheden om het apparaat naar je eigen hand te zetten dan er bij desktops en laptops mogelijk is.’ Ze vertelt dat er op het gebied van beheer is gekozen voor een zeer duidelijke scheiding tussen de centrale gedeelde ict-omgeving en de gebruikersomgeving op de tablet. ‘In de gebruikersomgeving is de eindgebruiker ook oprecht eigenaar in de breedste zin van het woord. Omdat deze apps lokaal op de machine staan en dus niet interfereren met de centrale ict-omgeving kan dit zonder beheer.’

Uitstraling

Naast de technische specificaties en gebruiksvriendelijkheid van de devices is ook de uitstraling van het apparaat een belangrijke reden voor de keuze. Management en buitendienst treden in ziekenhuizen en op congressen naar buiten als ambassadeur van de organisaties en vinden het belangrijk dat de apparatuur een goede zakelijke uitstraling biedt. Volgens slikker is een uitgebreide training voor personeel dat de apparatuur gebruikt overbodig. ‘We hebben een uitgebreide handleiding geschreven en hebben bij de uitlevering van het apparaat aan de toekomstig eigenaar een klein kwartiertje uitleg gegeven.’

Overwegingen van Sanquin

Waar moet je allemaal rekening mee houden als je mobiele devices in de zakelijke omgeving wilt invoeren? Een aantal overwegingen die bij Sanquin speelde wat betreft het beheer, waren:

  • Kan de apparatuur eenvoudig geïntegreerd worden in de bestaande ict-infrastructuur?
  • Is het apparaat te integreren in het huidige besturingssysteem?
  • Is het mogelijk om de centraal gedeelde ict-omgeving en de gebruikersomgeving afzonderlijk te beheren?
  • Is het apparaat te koppelen aan Citrix en de centrale opslagomgeving?
  • Welke apps sta je toe?

Daarnaast spelen ook een paar zakelijke overwegingen een rol bij de overstap. Denk bijvoorbeeld aan:

  • Wie rust je uit met mobiele devices en waarom?
  • Zijn er nog accessoires nodig om de gebruiksvriendelijkheid en het gebruik te verbeteren?
  • Wat is het uiterlijk van de apparatuur? Past deze bij de uitstraling die je als organisatie wil hebben?

Lees ook

Beeld: ©Sanquin