Samenwerken in de praktijk: ‘Ons hoofdkantoor ging drie maanden dicht’

op afstand samenwerken

We mogen dan meer en meer samenwerken met collega’s op afstand, veel mensen ervaren dat nog steeds als een uitdaging. Soms is de techniek de boosdoener, maar vaak vinden we het gewoon prettiger om in dezelfde ruimte te werken. Wat kun je doen als dat even geen optie is? Coen Nijkrake van Microsoft 365 deelt zijn ervaring.

In veel bedrijven wordt gewerkt in teams waarvan de leden verspreid zijn over verschillende locaties, tijdzones en culturen. Zo kan een ontwikkelteam zich in Oost-Europa of Azië bevinden, terwijl sales en marketing vanuit Nederland opereren.

Het is belangrijk dat collega’s elkaar regelmatig spreken en de mogelijkheid hebben om op een prettige en laagdrempelige manier overleg te plegen. Dat bevordert de kwaliteit van het werk, de sfeer binnen teams en de betrokkenheid met de organisatie.

Om goed op afstand samen te werken en te vergaderen zijn de juiste randvoorwaarden noodzakelijk. Hapert de telefoon- of videoverbinding of is een presentatie nauwelijks te volgen, dan kun je net zo goed niet vergaderen. Het schiet ook niet op wanneer meetings worden ingepland op momenten dat collega’s in andere tijdzones al naar huis zijn.

Zet je het op een efficiënte manier in, dan biedt samenwerken op afstand echter veel voordelen. Denk aan een verhoging van de productiviteit, de mogelijkheid voor iedereen – ook werknemers met een beperking – om betrokken te blijven en een betere werk-privébalans. Ook verlagen we de CO2-uitstoot als niet iedereen voor elk overleg naar kantoor hoeft te komen.

Hoofdkantoor dicht

Coen Nijkrake Microsoft samenwerkenBij de Nederlandse tak van Microsoft werd men de afgelopen periode min of meer gedwongen op afstand samen te werken, vertelt Coen Nijkrake, Marketing Manager Microsoft 365: ‘Ons hoofdkantoor op Schiphol ging drie maanden dicht voor een verbouwing. We hoefden niet dicht, maar we wilden kijken wat het zou betekenen voor een medewerker om bewustere keuzes te maken over waar en met wie je in het ecosysteem werkt; bij je team, een klant, partner of bij Spaces.’

‘Daarnaast werd gewerkt aan een slimmere kantooromgeving die ons in staat stelt ruimtes beter te benutten en mensen faciliteert meer focus en aandacht te besteden aan zaken die ertoe doen. Met sensoren en AI-oplossingen die bijvoorbeeld vrije werkplekken aangeven, laten zien waar het druk is en hoeveel gasten op een dag worden verwacht. Op basis daarvan passen we onze ruimtes, catering en het energieverbruik aan.’

Uitdagingen

Als je voor een langere periode niet naar kantoor kunt, merk je pas wat voor uitdagingen samenwerken op afstand met zich meebrengt, ziet Coen. ‘Natuurlijk houd je contact met collega’s via chat en mail en spreek je regelmatig af op co-werkplekken. Maar de spontane ontmoetingen op kantoor mis je wel. Even bij de koffieautomaat bijpraten met iemand van een andere afdeling of bij een collega binnenlopen om snel iets te vragen, zat er niet in.’

‘Dat dwingt je een proactieve houding aan te nemen en slim gebruik te maken van je digitale middelen. Bovendien moet je verder reizen om sommige meetings bij te wonen. Daardoor is het nog belangrijker keuzes te maken en je tijd goed indelen. Aan welke meetings en projecten kun je een bijdrage leveren en wanneer is het de moeite waard om aanwezig te zijn? Je kunt immers niet zomaar even toevallig aanhaken bij een fysieke vergadering.’

Drempels verlagen

Hoewel er bij Microsoft al jaren plaats- en tijdonafhankelijk wordt gewerkt, was de tijdelijke situatie voor sommige collega’s toch even wennen. Coen: ‘Overleggen via digitale kanalen kan als lastig worden ervaren, het is immers een stuk onpersoonlijker. De drempel wordt al lager als je je gesprekspartner één of twee keer face-to-face ontmoet, voordat je overschakelt op digitale middelen.’

‘Daarnaast scheelt het als je hem of haar kunt zien, bijvoorbeeld door te videobellen. Ook bevorderlijk voor de samenwerking is tegelijkertijd in documenten werken. Je ziet dan realtime wat de ander aanpast of toevoegt, waardoor het voelt alsof je naast elkaar samenwerkt.’

Hub voor samenwerkingsactiviteiten

Daarvoor heb je als team wel de juiste tools nodig. Binnen Microsoft wordt – niet geheel verrassend – gebruik gemaakt van Skype voor Bedrijven en Microsoft Teams, beide onderdeel van Office 365. Die laatste is een hub voor al je samenwerkingsactiviteiten.

‘Teams biedt een centrale, veilige plek voor conversaties, projectmanagement, bestandsuitwisseling en apps. Je kunt overleggen met (groepen) collega’s, calls inplannen en bijwonen, en ziet precies waar iedereen mee bezig is. Wordt er een nieuw teamlid aan je project toegevoegd, dan heeft hij of zij direct toegang tot alle relevante stukken. Ook is het mogelijk om project- en productiviteitstools van derden te integreren, zoals Trello, JIRA en de suite van Adobe.’

Microsoft maakt tools die technologie voor je laten werken, vervolgt Coen. ‘Want het is belangrijk dat we niet harder, maar slimmer gaan werken. Een connected workplace maakt dat mogelijk. Dankzij de cloud heb je altijd en overal toegang tot de informatie en de mensen die voor jou van belang zijn. Dankzij zaken als AI kunnen we steeds meer taken en processen automatiseren, zodat we tijd overhouden om te focussen op zaken die van toegevoegde waarde zijn. Zoals goede onderlinge samenwerking, ook op afstand.’

Verwachtingenmanagement

Zelfs met de juiste tools brengt samenwerken op afstand nog steeds uitdagingen met zich mee. Neem bijvoorbeeld het bewaken van de balans tussen werk en privé, dat lastiger wordt als je vaker mobiel of thuis werkt.

‘Met de huidige technologieën kun je in principe overal en altijd productief zijn. Die flexibiliteit vind ik persoonlijk heerlijk en geeft me rust. Ik start de dag met het wegwerken van mails en een videocall en rijd pas naar kantoor als de files zijn opgelost. Einde dag kan ik eerder naar huis om m’n kinderen van school te halen en samen te eten. Als ze in bed liggen, rond ik nog even de laatste taken af. In mijn agenda geef ik mijn werktijden aan en in Skype ziet men wanneer ik online, en dus bereikbaar ben.

Die duidelijkheid richting collega’s zorgt ervoor dat ik in mijn vrije tijd alleen wordt gestoord als er écht sprake is van een noodgeval. Mede door verwachtingen goed te managen, maak je van samenwerken op afstand een succes.’

Meer tips voor effectief op afstand samenwerken? Download de gratis whitepaper ‘Het Nieuwe Samenwerken: 12 tools en tips om slimmer samen te werken’. En lees ook:


HP Security Festival