Voordelen van het nieuwe werken

Het nieuwe werken wordt steeds populairder. Hoe komt dat? Wat zijn de belangrijkste voordelen van mobiel werken, en hoe zorg jij dat jouw onderneming daar optimaal van profiteert?

Door de technologie is de wijze waarop we leven erg veranderd. En ook onze manier van werken is aan zware verandering onderhevig. Een eigen bureau of kantoor is steeds minder vaak een vast gegeven.

Doordat we overal en altijd op internet kunnen, over een collectie aan mobiele devices beschikken en er voor iedere device op maat gemaakte software beschikbaar is, kun je overal werken. Aan ieder bureau, in de trein, de auto of het restaurant. Dat gebeurt dan ook steeds vaker. Zelfs als de werkgever het niet faciliteert.

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Waarom zou je het nieuwe werken faciliteren? Ontdek hier de belangrijkste voordelen voor bedrijven:

#1. Kosten besparen op softwarelicenties

De voornaamste reden voor veel ondernemers om over te stappen op flexwerken is kostenbesparing. Logisch, want veel bedrijven zijn erop gebrand de kosten zo laag mogelijk te houden. Softwarelicenties vormen bij de meeste bedrijven de grootste kostenpost. Met het nieuwe werken kan daar simpel op bespaard worden, zonder dat het ongemak voor de werknemer oplevert of ten koste gaat van de productiviteit.

Voor een eenvoudig rekenvoorbeeld gaan we uit van een organisatie met 100 medewerkers.  Die maken allemaal gebruik van e-mail en een digitale agenda en bewerken en delen zelfgemaakte documenten. Ook willen ze online kunnen vergaderen. Het bedrijf maakt daarvoor gebruik van  Office 365 voor Middelgrote en Grote Ondernemingen. Dat kun je op twee manieren afnemen: door alles op de eigen server te installeren of via de cloud.

Software op eigen server
Veel bedrijven bieden het office-pakket vanaf de eigen server aan. Daardoor betaalt je als bedrijf alleen al voor de honderd licenties voor Office Professional Plus 2013 ruim 56.000 euro. Tel daarbij op de kosten om de software en hardware te installeren en configureren, een Exchange Server Standard, een SharePoint Server en een onderhoudscontract. Ervan uitgaande dat je een contract voor 5 jaar afsluit, komen de totale kosten uit op een bedrag van ruim anderhalve ton.

Software as a Service (SaaS)
Datzelfde Office-pakket kun je ook afnemen in een cloudversie. Net als bij de meeste andere Software as a Service (SaaS)-diensten, neem je dan een abonnement waarbij je een vast bedrag per gebruiker per maand betaalt. Als we bovenstaand voorbeeld aanhouden, betaal je 12,30 euro per gebruiker per maand. In totaal komt dat voor alle medewerkers in vijf jaar tijd uit op 73.800 euro.

#2. Kosten besparen op werkplek

Ook op de werkplekken valt flink te besparen. In een traditioneel kantoor zijn gemiddeld 50 tot 60 procent van de werkplekken bezet. Dat komt mede door de sterke toename van het aantal deeltijdwerkers. Gemiddeld was een bedrijf in 2015 per werkplek 8.959 euro exclusief btw kwijt. Uit de NCF Index waar dit bedrag komt, blijkt ook dat de gemiddelde kosten in 2015 per fte 8.601 euro exclusief btw waren. Naast daadwerkelijke (bureau)ruimte komen hier ook nog zaken als verzekeringen, stroom, gas en onderhoud bij. Door met flexplekken te werken en thuiswerken te faciliteren kan de benodigde ruimte sterk worden beperkt.

#3. Aantrekkelijkere werkgever worden

Nu babyboomers langzaamaan met pensioen gaan en de economie de eerste tekenen van herstel vertoont, wordt het weer belangrijker om personeel voor je te winnen. Voor je het weet vertrekken goede medewerkers namelijk naar de concurrent die betere voorwaarden biedt. Een belangrijke voorwaarde voor veel mensen om voor een bepaalde werkgever te kiezen is de mogelijkheid tot flexwerken. Medewerkers willen werk en privé makkelijker met elkaar kunnen combineren. Bedrijven kunnen dat faciliteren door het nieuwe werken in te voeren. Voor veel werkgevers in kennisintensieve sectoren is dit zelfs de belangrijkste reden om flexwerken in te voeren, blijkt uit onderzoek van werkgeversvereniging AWVN onder 80 Nederlandse werkgevers.

#4. Productiviteit verhogen

Medewerkers meer ruimte geven om werk en privé te combineren, vinden veel werkgevers eng. Ze zijn bang dat ze personeel betalen die amper nog werk uitvoeren. Het tegendeel is echter waar. Flexibel werk verhoogt de productiviteit. Volgens onderzoek van IBM Institute for Business Value in samenwerking met Oxford Economics merken medewerkers dat zij sneller reageren op vragen en  klachten van klanten (58%), beter communiceren met collega’s (48%) en sneller antwoorden of antwoord krijgen op interne vragen (38%). De helft van alle ondervraagde organisaties rapporteert een stijging van de productiviteit met meer dan 10 procent, en verwacht dat die in de toekomst nog aanzienlijk verder zal stijgen.

#5. Duurzamer worden

In deze tijd van verduurzaming kiezen steeds meer bedrijven voor een MVO-beleid. Ze willen daarin alles doen wat mogelijk is om duurzamer te worden. Het nieuwe werken kan daar (onbedoeld) bij helpen. Door bijvoorbeeld thuiswerken te faciliteren, daalt het woon-werkverkeer. In opdracht van Natuur & Milieu becijferde PwC de impact van een toename van tien procent meer thuiswerkdagen. Volgens de accountant zou dat onder meer resulteren in minimaal 90.000 minder auto’s op de weg, en jaarlijks 0,3 miljoen ton minder Co2 en 45 ton fijnstof.

#6. Flexibelere bedrijfsvoering

De belangrijkste winst van het nieuwe werken voor een onderneming is volgens veel deskundigen echter de toegenomen flexibiliteit van een bedrijf. ‘Daardoor kan een organisatie veel sneller inspringen op nieuwe ontwikkelingen’, stelt cloudexpert Henri Koppen. ‘Zeker in de huidige omstandigheden worden bedrijven regelmatig geconfronteerd met moeilijk te voorspellen economische ontwikkelingen en snelle marktveranderingen. Niet op tijd investeren betekent gemiste kansen en dus indirect winstderving.’

Aan de andere zijde van de medaille kan overschatting van de vraag leiden tot afschrijving van ongebruikte capaciteit en faciliteiten. De mogelijkheid om snel te kunnen terugschalen is volgens Kopen dan ook minstens zo belangrijk. ‘Als je hard groeit, moet je snel investeren in je serverpark. Dat levert echter grote kosten op als de vraag onverhoopt terugzakt. Zo bleef het ooit bloeiende Nederlandse sociale netwerk Hyves na de snel ingezakte populariteit met 9.000 inactieve servers zitten. Ik weet niet exact wat dat gekost heeft, maar wel dat je zo’n scenario te allen tijde wilt voorkomen.’

Lees ook:

 

Beeld via Flickr