Gedigitaliseerde documenten zijn eenvoudiger te beheren en – zeker belangrijk bij bedrijfsgevoelige informatie – beter te beveiligen. Extra voordeel is dat werknemers efficiënter kunnen werken, doordat ze op ieder moment en vanaf iedere locatie toegang hebben tot digitale documenten. Ondanks deze voordelen werken veel bedrijven nog volop met papier. Zelfs wanneer een leverancier de factuur digitaal verstuurt, printen ze deze nog uit voor het archief. Dat kan anders. Doe je voordeel met deze voorbeelden van digitaal documentbeheer.
Papierloos de lucht in
Een branche die snel afscheid neemt van papier is de burgerluchtvaart. Passagiers gebruiken steeds vaker een QR-code in plaats van een papieren instapkaart. En ook piloten hebben hun paperrassen al langer verbannen. De Amerikaanse luchtvaartmaatschappij United Airlines was in augustus 2011 één van de eerste maatschappijen die hen uitrustte met een tablet. Daarmee is het uitdraaien van vluchtroutes en weerberichten op papier verleden tijd. Navigatiekaarten, controlelijsten, gebruiksaanwijzingen en logboeken: piloten kunnen al deze vliegtools benaderen via een app.
Minder brandstof
Dat levert de luchtvaartmaatschappij een forse besparing op. De airliner berekende dat een piloot tot wel 12.000 pagina’s papier per vlucht meenam. Voor de hele vloot zijn dat 16 miljoen vellen op jaarbasis. Een tablet weegt fors minder dan de 17 kilo van het papieren pakket. De luchtvaartmaatschappij berekende dat ze door dat verschil in gewicht anderhalf miljoen liter brandstof op jaarbasis besparen.
Klantvriendelijker
Maar er zijn nog meer voordelen van het digitaliseren van papieren documenten. Het biedt ook allerlei mogelijkheden om bedrijfsprocessen en dienstverlening naar klanten te verbeteren. Zo maakt het cabinepersoneel steeds vaker gebruik van tablets. Ze kunnen daardoor passagiers bijvoorbeeld eenvoudiger informeren over een upgrade naar een betere stoel of over de verbinding met een volgende vlucht.
Slimmere HR-koppeling
Ander voordeel van de digitalisering is een efficiëntere bedrijfsvoering. Steeds meer luchtvaartmaatschappijen koppelen bijvoorbeeld hr-software aan de tablet, inclusief de kwaliteiten van medewerkers. Daardoor is de steward die bijvoorbeeld een Chinees sprekende passagier te woord kan staan, zo gevonden. De koppeling zorgt er ook voor dat evaluaties en functioneringsgesprekken efficiënter verlopen. De piloot kan al in de lucht of direct na een vlucht de dossiers bijwerken en de verplichte hr-formulieren invullen.
Veel winst te behalen
De meest logische besparing bij digitalisering is uiteraard dat er minder papier en inkt doorheen gaat. Maar de winst is vaak vele malen groter doordat je veel efficiëntere bedrijfsprocessen kunt doorvoeren. Benieuwd hoe digitalisering en mobiel werken jouw organisatie kan verbeteren? Bert Hendriks, commercieel directeur bij documentbeheerspecialist Decos vertelde eerder op deze site over het papierloze kantoor en hoe organisaties de papierberg kunnen terugbrengen.
