Waarom Enterprise Resource Planning (ERP) de investering waard is

Enterprise Resource Planning (ERP) maakt realtime bedrijfsinformatie snel en veilig toegankelijk. Dat verhoogt de bedrijfsprestaties. De relatief hoge kosten schrikken veel bedrijven echter af. Waarom is het toch de investering waard?

Een bedrijfsbreed informatie- en managementsysteem voor de automatische afhandeling van logistieke, administratieve en financiële bedrijfsprocessen. Zie daar de definitie van een Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem in een notendop. Meestal gaat het om standaard softwaremodules (kleinere deelprogramma’s) die allemaal een specifieke taak binnen het bedrijf ondersteunen. Zo wordt een configuratie samengesteld die volledig aansluit bij de specifieke automatiseringsbehoefte van de organisatie.

Eenduidig overzicht creëren

Vaak maken andere nuttige functionaliteiten, zoals supply chain management en customer relationship management (CRM) al onderdeel uit van ERP. Zo niet, dan kunnen ze eenvoudig als externe applicatie aan het ERP-systeem worden gekoppeld. Hoofddoel van het systeem is een eenduidig overzicht creëren op alle belangrijke bedrijfsprocessen. Daarbij komt bijvoorbeeld ook dat gegevens van onder meer klanten en producten binnen de onderneming slechts eenmaal ingevoerd hoeven te worden, omdat je met slechts één database werkt. Dat scheelt tijd en voorkomt dat er verschillende en foutieve informatie in systemen blijft hangen.

Finetunen bedrijfsprocessen

Dankzij het gecreëerde overzicht kun je vervolgens de betrokken bedrijfsprocessen finetunen. Het ERP-systeem stroomlijnt dit proces. Zo kan een ingevoerde verkooporder door het systeem bijvoorbeeld worden vertaald naar automatisch gegenereerde inkooporders en automatisch geplande personeelsinzet. Op deze wijze worden onder meer doorlooptijden van orders verkort, voorraadkosten teruggedrongen, en kan er betere service worden verleend waarmee dus ook een hogere klantgerichtheid wordt bewerkstelligd.

ERP en flexibel werken

Het inzicht dat je met ERP kunt creëren, kan van grote waarde zijn voor een breed scala aan medewerkers binnen het bedrijf. Het is bijvoorbeeld veel makkelijker om afspraken met klanten te maken als je direct de voorraadsituatie van een bepaald product kunt inzien. Ook kun je sneller  workflows goedkeuren als je op weg bent naar een meeting. Actualiteit is daarbij uiteraard essentieel. Daardoor worden vanuit de mobiele werkplek steeds hogere eisen gesteld aan het ERP-systeem én aan de medewerkers die dit systeem ‘voeren’. Een medewerker die op een vast wekelijks tijdstip de inkooporders verwerkt, is bijvoorbeeld niet langer meer afdoende.

Business Intelligence

Naast de eerder genoemde voordelen dat een bedrijf effectiever, efficiënter en sneller opereren, wordt het ook mogelijk om on the go nauwkeurig op de hoogte te blijven van de laatste ontwikkelingen. Door business intelligence-toepassingen aan elkaar te koppelen, zijn medewerkers gemakkelijk in staat ‘wat als’-vragen van klanten te beantwoorden. Omgedraaid kan de medewerker in geval van bijvoorbeeld een grote order direct aanpassingen maken in het systeem, zodat zo snel mogelijk kan worden gereageerd op een nieuwe situatie.

Big data

Ook bij het gebruiken van big data speelt ERP een cruciale rol. We zien steeds meer toepassingen waarmee een onderneming daadwerkelijk in staat is meerwaarde te creëren met big data. Veel bedrijven vinden het echter moeilijk om concreet aan de slag te gaan met big data-toepassingen. Ze weten bovendien vaak niet hoe ze hun bestaande systemen zo in kunnen zetten om extra inzicht te krijgen, gebaseerd op de beschikbare data. Ook hierbij kan een ERP-systeem een belangrijke rol spelen. Systemen die veel data en databestanden kunnen integreren en verwerken, geven organisaties tijdige en gedetailleerde informatie, wat leidt tot een effectievere besluitvorming.
Voor veel bedrijven wegen deze voordelen van een ERP tegen de relatief hoge aanschafprijs op.

Toegankelijkheid vs beveiliging

Om optimaal van alle voordelen te profiteren moet het ERP-systeem snel en eenvoudig toegankelijk zijn. Om dat te realiseren moet er al voor de invoering worden nagedacht over de balans tussen toegankelijkheid en beveiliging. De natuurlijk impuls van de IT-afdeling om hoge drempels op te werpen rond deze gevoelige data zal daarbij ingetoomd moeten worden. Door te investeren in een soepele mobiele toegang tot het ERP-systeem, bijvoorbeeld via een portal, zou de IT-afdeling zich juist tot een enabler van de businesszijde kunnen ontwikkelen.

Beeld via Flickr

Lees ook: