5 tips om de vergaderruimte inspirerender te maken

vergaderruimte sfeervol inrichten

Vergaderruimtes zijn vaak kille, zakelijke plekken waar inspiratie ver is te zoeken. En dat is zonde. Door deze ruimtes sfeervoller te maken, zorg je dat werknemers productiever worden. 5 tips.

Productief vergaderen

Dankzij mobiel werken hoeven we niet meer verplicht de hele dag op kantoor te zijn. Niet alleen werken, maar ook vergaderen kan prima op afstand. Toch is het soms praktischer om elkaar face-to-face te spreken. En dan het liefst in een sfeervolle ruimte waar je als werknemer tot creatieve uitspattingen komt en productief vergadert.

#1. Wandbekleding

vergaderruimte wandbekledingDoor de combinatie van TL-verlichting en witte muren ademen vergaderruimtes vaak weinig sfeer. Een gebrek aan ramen en natuurlijke lichtinval helpt ook niet echt. Door middel van muurbekleding is daar relatief eenvoudig wat aan te doen, ook als het niet mogelijk is om de ruimte te voorzien van ramen. Hang inspirerende quotes op, fleurige posters of covers die de hele muur beslaan met een afbeelding van bijvoorbeeld een regenwoud of ontspannen vergezicht. Als alternatief kun je de muren voorzien van een rustige pasteltint die past bij de kleurstelling van de rest van het kantoor. Groen en blauw stralen rust uit, terwijl rood als intens wordt ervaren en mensen bij de les houdt.

Een andere optie is akoestische muurbekleding zoals wolvilt, dat isolerend en geluidsabsorberend werkt. Het materiaal is in verschillende kleuren en diktes beschikbaar, en voor elke situatie is wel een passend design te maken. Vergaderruimtes worden ook sfeervoller door gebruik te maken van natuurlijke materialen als kurk, bamboe en riet. Er zijn diverse bedrijven die dit soort wandbekleding op maat kunnen leveren.

#2. Verstelbare meubels

Uit onderzoek blijkt dat een stijlvol ingericht kantoor werknemers productiever maakt, mits de inrichting aansluit bij het doel waarvoor ze gebruikt worden. Voor een vergaderruimte kan isolerende wandbekleding een wereld van verschil maken, maar comfortabele stoelen en tafels zijn minstens zo belangrijk. Stoelen moeten niet alleen veilig, maar ook gemakkelijk instelbaar zijn. In vergaderruimtes wordt dezelfde stoel immers door meerdere mensen op een dag gebruikt.

Ideaal is een stoel waarvan de zithoogte 41 tot 55 centimeter is te verstellen. Daarnaast moet de rugleuning breed en hoog genoeg zijn en is het prettig als de zitdiepte aanpasbaar is. Een kantelsysteem voorkomt dat mensen te snel onderuit zakken. Zeker in bedrijven waar veel overleg plaatsvindt, is dat wenselijk.

Net als stoelen heb je vergadertafels in allerlei soorten, maten en materialen. Past bij jouw inrichting een strakke, gelakte tafel of voelen werknemers zich prettiger bij een robuuste (eiken)houten tafel met hier en daar een oneffenheid? Bepaal daarnaast aan welke eisen de tafel moet voldoen. Moeten er bijvoorbeeld aansluitingen zijn voor stroom of koppelingen om de laptop aan een beamer (of groot scherm) aan te kunnen sluiten? En hoeveel mensen moeten er minimaal kunnen aanschuiven? Als je vaak vergadert in een kleine ruimte, is een ovale tafel praktischer. Voor korte vergaderingen is een (verstelbare) staande vergadertafel weer ideaal, zeker als je het gros van de tijd zittend werkt.

#3. Luchtzuiverende planten

vergaderruimte plantenIn menig vergaderruimte is het lastig of zelfs onmogelijk een raampje open te zetten voor frisse lucht. En dat terwijl vergaderingen meerdere uren in beslag kunnen nemen, waardoor de ruimte warm en muf wordt. Om over de kwaliteit van de lucht nog maar te zwijgen. Planten zijn een simpele oplossing om de luchtkwaliteit én productiviteit te verbeteren.

Een populaire optie is de Areca, ook wel Goudpalm genoemd. Deze luchtzuiverende plant absorbeert schadelijke chemische deeltjes en nare zweetluchtjes. Bovendien is de Areca goedkoop in aanschaf en goed bestand tegen ziektes, mits je hem voldoende aandacht geeft. Op deze pagina vind je meer kamerplanten die de luchtkwaliteit van het kantoor verbeteren.

Geen plek om een plant in de vergaderruimte te plaatsen? Dan zijn er ook ruimtebesparende oplossingen mogelijk. Google bijvoorbeeld maar eens op ‘moswand’ of ‘schilderijplant’.

#4. Slim scherm

De inspiratie om te vergaderen verdwijnt snel als je wordt geconfronteerd met haperende apparatuur. Een veelvoorkomend probleem is dat het scherm in een vergaderruimte niet werkt of lastig is te koppelen aan het (mobiele) device waarop je presentatie staat. Een smart TV kan uitkomst bieden, omdat die het mogelijk maakt om content draadloos te streamen. Denk aan foto’s en video’s, maar ook presentaties zijn te streamen, zodat je niet meer hoeft te klooien met kabels.

Schermen die niet ‘smart’ zijn kun je alsnog deze functionaliteit geven met een Google Chromecast. Deze kleine stick stop je in een vrije hdmi-poort in het scherm, waarna je vanaf je smartphone, tablet of laptop (in combinatie met Google Chrome) eenvoudig content kunt streamen. Met de mobiele versie van Microsoft Office is dat helaas nog niet mogelijk, al is Polaris Office (Android en iOS) een goed alternatief met Chromecast-ondersteuning.

#5. Verrassende gadgets

vergaderruimte hp elite sliceWe noemden de Google Chromecast al even als gadget die je vergaderruimte ‘smart’ maakt. Een veelzijdigere optie is de HP Elite Slice. Deze compacte pc is dankzij zijn modulariteit geheel naar wens te configureren. Onderhuids beschikt hij over krachtige hardware en Windows 10, maar voeg de audiomodule toe en je kunt het apparaat ook gebruiken voor audioconferences. De module bevat een microfoon met ruisonderdrukking, een speaker, handige sneltoetsen en Skype-ondersteuning.

Het systeem beschikt daarnaast over sterke beveiliging en een optionele ODD-module om gemakkelijk en kabelvrij back-ups van bestanden te maken. Met de VESA-plaat is de pc te verankeren op een bureau of tafel. De pc ziet er ook nog eens fraai uit en bevat diverse handige functies, waaronder een vingerafdrukscanner voor veilige toegang en een optionele module die het mogelijk maakt om je smartphone draadloos op te laden.

Meer vergadergadgets

vergaderruimte beam-projectorNaast de HP Elite Slice zijn er natuurlijk nog tal van gadgets en gimmicks om een vergaderruimte inspirerender te maken. Denk bijvoorbeeld aan de beamerlamp van het Nederlandse bedrijf Beam Labs, die in een standaard fitting past, de ruimte verlicht én presentaties kan tonen. Of Google Home, een slimme speaker waarmee je handsfree kunt googlen en IoT-apparaten bedienen.

En wat te denken van onderstaande slimme bureaustoel bedacht door Nissan. Even in je handen klappen en hij vindt zelf een ‘parkeerplek’ aan de vergadertafel.

Benieuwd hoe je in de toekomst nog productiever werkt? Bekijk dan nu het gratis webinar ‘Workplace of the future’ over de ontwikkelingen die ons komende jaren op de werkvloer te wachten staan. Of lees ook: 

Bewaren

Bewaren