Bring Your Own Device: zo wordt het een succes

Werknemers willen snel overal toegang tot de informatie die zij nodig hebben. Het liefst via hun eigen mobiel, tablet of laptop. Wie Bring Your Own Device (BYOD) toestaat, mag deze stappen niet overslaan.

Eén van de keuzes waar je voor staat als je kiest voor mobiel werken is welke device je beschikbaar stelt. Bovendien heb je ook nog de optie om de werknemer zijn eigen device te laten aanschaffen die hij ook zakelijk gebruikt. Bring Your Own Device, oftewel het BYOD-principe. Dat klinkt verleidelijk, omdat je als bedrijf niet hoeft te investeren in een laptop, tablet of smartphone voor de werknemer. Toch zitten er een aantal haken en ogen aan. Sla deze 6 stappen daarom niet over als je BYOD wilt gaan faciliteren.

1. Geef aan welke devices en besturingssystemen gebruikt mogen worden

Werkgevers die toestaan dat hun medewerkers zelf een device aanschaffen om privé én zakelijk te gebruiken, moeten stilstaan bij de risico’s. De beveiliging moet geregeld worden, er is technische ondersteuning nodig en de apps die je als bedrijf aanbiedt moeten passen bij het apparaat van de werknemer. Door geen grenzen te stellen aan de soort mobiele apparaten die zakelijk mogen worden gebruikt, levert dat onnodig veel problemen op. Laat personeelsleden daarom duidelijk weten welke apparaten en besturingssystemen geschikt zijn om de noodzakelijke bedrijfstoepassingen te kunnen uitvoeren.

2. Bescherm de bedrijfsgegevens

Werknemers die hun eigen apparaat gebruiken voor het werk, checken hun e-mail niet alleen op de werkvloer, maar ook in de trein en in de supermarkt. Ook andere bedrijfsinformatie is daardoor ineens op allerlei plekken beschikbaar. Dat kan een risico vormen voor bedrijfsgeheimen. Zorg daarom voor goede beveiliging van het mobiele apparaat. Een toegangscode van vier cijfers is niet genoeg. Bescherm de informatie met een sterk alfanumeriek wachtwoord. Vraag je daarnaast ook af hoeveel en welke informatie geschikt en noodzakelijk is om buiten de kantoormuren te bekijken. Door medewerkers gelaagd toegang te geven tot bedrijfsinformatie, bouw je ook een beveiliging in.

3. Geef aan welke ondersteuning je biedt

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Met alle apparaten is wel eens een probleem. Dus ook met die van het personeel. Laat duidelijk weten welke ondersteuning je biedt. Kan een werknemer met een vastgelopen iPhone terecht op de IT-afdeling? Is er ook ondersteuning voor apps die niet door het bedrijf ontwikkeld zijn, maar die wel vaak door de werknemer zakelijk gebruikt worden (bijvoorbeeld een kalender)? Maak hier afspraken over.

4. Houd de netwerkcapaciteit in de gaten

Als alle werknemers vanaf hun mobiele apparaat werken is er veel netwerkcapaciteit nodig. Investeer dus in een degelijke draadloze verbinding. Ook wanneer medewerkers vanaf andere locaties (bijvoorbeeld vanuit huis) bedrijfsgegevens ophalen, vergroot dit de hoeveelheid verkeer op het bedrijfsnetwerk. Zorg ervoor dat het netwerk daar tegen opgewassen is. Niets zo frustrerend en productiviteitsbelemmerend als een traag of niet-werkend netwerk.

5. Leg vast hoe je handelt bij diefstal

Het kan gebeuren dat een apparaat gestolen wordt of verloren raakt. Als werkgever kun je ervoor kiezen de gegevens op de smartphone of tablet op afstand te wissen. Het nadeel is dat dan niet alleen de bedrijfsinformatie en -apps op dat toestel verwijderd worden, maar ook de door de werknemer opgeslagen privégegevens en apps. Werkgevers die hier vooraf over nadenken, voorkomen dat ze op het moment van verlies of diefstal eerst nog met een medewerker in discussie moeten voordat er gehandeld kan worden.

6. Train alle medewerkers

Laat medewerkers weten hoe zij hun toestel kunnen en mogen gebruiken. Hoe voorkomen ze dat ze – onbewust – bedrijfsdata lekken? Waar moeten ze bedrijfsdata opslaan? En welke apps verhogen de productiviteit? Door deze en andere informatie aan te bieden, verbeter je de productiviteit van de medewerkers en schep je duidelijkheid. Een korte training of workshop is een goede manier om dit te doen. Het vergt een investering, maar goede uitleg kan ellende achteraf voorkomen. Leg alle afspraken ook vast op papier.

Lees ook:

Beeld via Flickr