Hoe creëer je de beste flexibele werkplek?

flexibele werkplek creëren

Bij mobiel werken heb je niet meer een ‘eigen’ bureau, maar flexplekken. Zowel op kantoor, als thuis en onderweg kun je gebruikmaken van een flexibele werkplek. Hoe werkt dat? Lees hier alles wat je moet weten over flexwerkplekken.

Wat is een flexibele werkplek eigenlijk?

Bij mobiel werken hoort dat je als medewerker (deels) zelf bepaalt waar en wanneer je werkt. Het zogenoemde tijd- en plaatsonafhankelijke werken. Een flexibele werkplek betekent dus feitelijk een plek waar je een dag of een paar uurtjes gaat zitten om bepaalde taken af te handelen. Flexplekken kunnen zowel in kantoor zijn, als in externe gebouwen. In dat laatste geval betaal je voor de tijd die je de plek gebruikt. En ook de thuiswerkplek is feitelijk een flexibele werkplek.

Waarom zou je gebruikmaken van een flexwerkplek?

Zeker nu de desktop steeds meer uit de gratie raakt, internet vrijwel overal beschikbaar is, en werknemers met één of twee devices afkunnen, kunnen ze makkelijker van werkplek wisselen. Bovendien zijn er tig tools en apps in omloop waarmee op afstand werken makkelijker wordt. Documenten staan in de cloud, een chat-app maakt kort overleg tussen collega’s mogelijk en dankzij videobellen lijkt het alsof je live vergadert.

Oftewel, niets staat meer in de weg om te flexwerken. Dat wil zeggen, daar te werken waar het jou als werknemer uitkomt. Bijvoorbeeld in de stilteruimte om gefocust aan dat rapport te werken of in de kantoortuin om gezamenlijk met je projectteam de laatste loodjes af te werken. Of thuis, om ’s middags de kinderen op te kunnen halen. En de volgende dag kies je voor een flexplek langs de snelweg, omdat je dan een paar uur effectief kunt werken tussen 2 afspraken door.

Hoe creëer je de juiste flexplekken (voor je werknemers)?

Veel bedrijven die overstappen op mobiel werken pakken ook de werkvloer (gefaseerd) aan. Kantoortuinen, belhokken, stiltezones en brainstormkamers zijn veelvoorkomende termen in dergelijke nieuwe kantoren. Belangrijk is dat je vooraf goed uitzoekt welke taken de verschillende werknemers uitvoeren en hoeveel behoefte er is aan welk soort ruimtes. Niets zo vervelend als er te weinig vergaderruimtes zijn en werknemers daardoor op dagelijkse basis met klanten in de kantoortuin moeten vergaderen. Ook niet effectief voor de overige werknemers overigens.

Zijn er al concullega’s overgestapt op mobiel werken? Neem dan eens een kijkje bij hun op kantoor en vraag wat ze anders zouden doen als ze het kantoor weer opnieuw inrichten. Die best practices zijn waardevol om de ideale mis aan flexibele werkplekken in te richten bij jou op kantoor. En vergeet ook niet de ontmoetingsruimtes (vaak in de buurt van het koffieapparaat) mee te nemen in je plan van aanpak. Want doordat werknemers ook steeds vaker buiten de deur werken, krijgt kantoor steeds meer de functie van een ontmoetingsplek.

Is een thuiswerkplek ook een flexplek?

Ja, feitelijk wel. En hoe dan ook dien je als werkgever te zorgen dat de werkplek aan een aantal ergonomische eisen voldoet. Is dat niet het geval, dan kun je aansprakelijk worden gesteld wanneer een werknemer ziek wordt door een slechte thuiswerkplek. Maak medewerkers die regelmatig thuiswerken dus goed duidelijk waar een goede thuiswerkplek aan moet voldoen en wijs ze op de risico’s.

Hoe kies je externe flexibele werkplekken uit?

De werkplekken op kantoor aanpakken en thuiswerken faciliteren is al een goede stap naar mobiel werken. Maar je kunt nog een stap verder gaan door flexplekken op locatie aan te bieden. Even werken in een andere omgeving bevordert de creativiteit. En soms is het ook gewoon vooral praktisch: als je werknemers veel onderweg zijn, kunnen ze die paar uur tussendoor beter op een flexibele werkplek in de buurt werken dan eerst helemaal naar kantoor moeten rijden.

Het aanbod van flexwerkplekken op locatie is echter groot. Hoe kies je hierin de meest handige en beste optie voor jouw werknemers? Prijs en locatie zijn uiteraard de belangrijkste factoren. Maar houd zeker ook rekening met de extra faciliteiten die geboden worden, de flexibiliteit (kun je op ieder gewenst moment daar werken, ook last minute?), en de sfeer. Welk type bedrijven en ondernemers werken er vooral? Zie je daar een meerwerk qua netwerk voor je bedrijf? Is het bijvoorbeeld een bron voor samenwerkingen, potentiële klanten of nieuwe medewerkers?

Waar moet je op letten als je werknemers flexplekken aanbiedt?

Om flexwerken tot een succes te maken is het belangrijk afspraken vast te leggen. Dat klinkt tegenstrijdig met het idee van flexibel werken, maar het is nodig om mobiel werken echt tot een succes te maken. Zie het als spelregels zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zoals:

  • Bereikbaarheid: hoe weet je waar iemand is en of hij op afspraak, te storen of juist vrij is? (tip: gebruik bijvoorbeeld een chattool waarop mensen kunnen aangeven of ze ‘bezet’ of ‘beschikbaar’ zijn)
  • Communicatie-etiquette: wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een mail? Waarvoor las je een vergadering in en wanneer spreek je face-to-face af? (tip: voorkom dat werknemers voortdurend uit hun concentratie gehaald worden, en stel ook regels op voor het laagdrempelige, maar wel afleidende, chatten)
  • Werkplek claimen: door iedere dag ergens anders te gaan zitten, is er meer interactie tussen verschillende collega’s. Dan moet je echter wel voorkomen dat werknemers een flexplek claimen en zo alsnog vaste werkplekken creëren. (tip: zeker de kleinere (vergader)ruimtes zijn vaak populair. Maak deze beschikbaar op inschrijving)

Meer weten?

Meer weten over wat er zoal komt kijken bij flexwerken en het faciliteren van mobiel werken? Download dan het gratis stappenplan overstappen op mobiel werken. En lees ook:

Deel dit bericht met jouw netwerk.
4