Interne social media: maak het in 5 stappen succesvol

Groot nadeel van het nieuwe werken is het afnemende sociale contact met collega’s. Interne social media biedt daarvoor de oplossing. 5 tips om dat succesvol in te zetten.

Sociale media zijn tegenwoordig niet meer weg te denken uit ons privéleven. Ook onder werktijd wordt even gekeken wat vrienden op Facebook, Twitter, Instragram en andere social media te zeggen hebben. Die behoefte om belangrijke gebeurtenissen te delen, bestaat ook op de werkvloer. Even roddelen bij de koffieautomaat en het laatste nieuws op de patio bespreken. Ook wordt op deze momenten de bodem gelegd voor inspirerende en innoverende plannen voor het bedrijf.

Door het nieuwe werken nemen die sociale momenten steeds verder af. Gevolg is dat medewerkers minder binding met elkaar hebben en de cohesie wegvalt. Daardoor worden werknemers minder productief, hebben ze weinig binding meer met je bedrijf én neemt de innovatie binnen je bedrijf af. Genoeg redenen dus om medewerkers hun sociale momenten te gunnen. Maar hoe doe je dat bij het nieuwe werken?

Van koffieautomaat naar interne social media

Het gemis van small talk bij de koffiemachine kan worden ondervangen met interne social media. Veel gebruikte platformen daarvoor zijn Yammer, Sharepoint, en besloten groepen op Facebook en LinkedIn. Deze media staan in het teken van communicatie, samenwerking en co-creatie door middel van blogs, wiki’s en fora. Zo kunnen medewerkers samen een oplossing voor een probleem bedenken of innovatieve concepten uitdenken. Dat verhoogt de innovatie en efficiency binnen uw organisatie, zeker als daar een aantal handige tools aan worden toegevoegd.

Succes social media vergroten

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Interne sociale media invoeren is geen sinecure. Als medewerkers de geïntroduceerde tools niet gebruiken, kun je je investering feitelijk direct afschrijven. Het succes van sociale media valt of staat immers bij de adoptie door de gebruikers. Neem daarom bij de invoering deze 5 stappen om de kans op succesvolle implementatie te vergroten:

#1. Bepaal vooraf meetbare KPI’s

Veel social media bieden statistieken die meten hoeveel berichten, reacties en likes er zijn. Het simpelweg tellen daarvan is echter niet voldoende. Deze cijfers zeggen namelijk weinig over de waarde die een platform levert. Het is daarom ook belangrijk om de betrokkenheid te meten, bijvoorbeeld door de tijd te meten die medewerkers doorbrengen op het platform en de waarde van de content die ze daar genereren.

Deze gegevens kun je meten met behulp van een Participation Score (PaS) en een Content Value Monitoring- systeem (CVM). Met deze systemen kun je onder meer per achtergelaten bericht beoordelen in hoeverre dit bijdraagt aan de doelstellingen van de community en hoe betrokken medewerkers in een conversatie zijn. Als je deze gegevens regelmatig bijhoudt, zie je hoe het platform zich in de loop van de tijd ontwikkelt.

#2. Begin met early adopters

Implementeer het net opgerichte platform niet direct verplicht in voor het hele bedrijf. De kans van slagen is groter wanneer je start gaat met een groep early adopters die voorstander zijn van de nieuwe tool. Deze enthousiaste groep medewerkers mag het platform gebruiken, testen en feedback geven om het nog handiger te maken. Zodra de social media door deze medewerkers succesvol wordt ingezet, benoem je hen tot communitymanagers die de bedrijfsbrede invoering in goede banen gaan leiden. Zij zorgen dan voor een gelijke stroom waardevolle content.

#3. Laat medewerkers profielen aanmaken

Zeker bij de grotere bedrijven kennen niet alle medewerkers elkaar. Het is daarom belangrijk dat voor iedereen duidelijk is van wie een bericht afkomstig is en welke waarde ze daaraan kunnen toekennen. Vraag medewerkers daarom altijd voordat ze een bericht plaatsen hun profiel compleet te maken. Vaak wordt dan gevraagd om een foto, leeftijd en functie. Maar idealiter bevat het profiel juist ook informatie over de specifieke expertise van de medewerker. Door uit te leggen waarom het zo belangrijk is om een compleet profiel bij de berichten te plaatsen, zijn medewerkers eerder bereid dat ook serieus in te vullen.

#4. Organiseer een competitie of uitdaging voor de community

Gemiddeld genomen heeft een mens 21 dagen nodig om iets nieuws tot een gewoonte te maken. Een uitdaging of competitie die een paar weken lang medewerkers verleidt om op dagelijkse of wekelijkse basis het platform te bezoeken, is dan ook bijzonder effectief. Maak er bij voorkeur een wedstrijd van waar je het bedrijf ook mee vooruit helpt. Bijvoorbeeld door de medewerkers te laten meedenken over strategische onderwerpen of innovatieve concepten. Over het algemeen trekt dat snel veel medewerkers naar je platform, die zo bovendien hun betrokkenheid bij het bedrijf kunnen tonen en ontwikkelen. Uiteraard moet het management hiervoor wel stevig in zijn schoenen staan, ongewenste antwoorden schrappen is namelijk de doodsteek voor het platform. Wel kun je als management meepraten over de keuzes die gemaakt zijn en in gesprek de discussie omwenden als deze een verkeerde kant op gaat.

#5. Integreer bedrijfsprocessen op social media

Door belangrijke bedrijfsprocessen onder te brengen op de bedrijfssocial media, moeten medewerkers wel naar het platform komen. Bijvoorbeeld door de (IT)-helpdesk via het platform beschikbaar te stellen. De helpdesk kan dan gerichter werken, en wordt niet meer continu gestoord door de telefoon. En ook medewerkers met bovengemiddeld veel kennis geven het platform een belangrijke meerwaarde. Deze experts delen nu vaak wel al hun kennis op de eigen afdeling, maar kunnen via het platform ook andere medewerkers helpen.

Verzoek de experts en helpdeskmedewerkers om op vaste momenten vragen te beantwoorden via het platform. Ook hier weer kun je ze overtuigen door de voordelen voor hen duidelijk te maken: hun expertise wordt zichtbaarder, ze krijgen de credits die ze verdienen én ze hoeven niet langer tien keer dezelfde vraag te beantwoorden. Iedereen ziet immers het gegeven antwoord op het platform. Dat scheelt ze een hoop tijd en ergernis. En het bedrijf slaat met deze integratie van de bedrijfsprocessen twee vliegen in één klap: de kans op een succesvol platform wordt groter én het bespaart kosten.

Lees ook: