‘Jaarbeurs-medewerker geeft zelf invulling aan het nieuwe werken’

Klantgerichter werken en de samenwerking verbeteren? Het nieuwe werken blijkt dé oplossing voor de Jaarbeurs. Maar hoe zorg je voor een soepele overgang? En hoe krijg je alle werknemers mee? Ontdek hoe de jaarbeurs dit heeft aangepakt.

Hoe overstappen op het nieuwe werken

Hoe ga je om met zakelijke e-mail of telefoontjes buiten werktijd? Hoe zorg je dat medewerkers verstandig omgaan met hun mobieltje of laptop van de zaak? En hoe begeleid je een organisatie van 350 man naar het nieuwe werken? P&O-adviseur Vera van der Linden van de Jaarbeurs schetst hoe haar organisatie het overstappen op het nieuwe werken geregeld heeft. ‘Uiteindelijk bepalen de medewerkers zelf de invulling van het nieuwe werken.’

Samenwerking verbeteren

De Jaarbeurs startte in april 2015 met de invoering van het nieuwe werken. Het jaar ervoor waren al de nodige organisatorische veranderingen doorgevoerd: het bedrijf dat eerder uit drie aparte onderdelen bestond is samengebracht tot één organisatie. Van der Linden: ‘We willen meer klantgericht werken. In de oude situatie kreeg een klant soms wel drie verschillende facturen opgestuurd. Bijvoorbeeld van de verhuurder van congressen en vergaderruimten (Jaarbeurs BV), de cateraar (Jaarbeurs Catering Services) en de beursorganisatie (VNU Exhibitions). Ook had de klant vaak te maken met meerdere contactpersonen.’
Dat moest anders, beter. Daarom kreeg de organisatie een nieuwe structuur die klantgericht werken bevordert. Logisch gevolg is om tevens het nieuwe werken in te voeren, omdat dit de samenwerking tussen medewerkers verbetert, aldus de gedachte van de Jaarbeurs.

Soorten werknemers in kaart brengen

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Die nieuwe organisatie vormt daarom het startpunt om bedrijfsbreed het nieuwe werken in te voeren. Maar hoe pak je dat aan? Van der Linden vertelt dat van de 350 medewerkers eerst in kaart is gebracht wie er wel en niet konden overstappen op het nieuwe werken. ‘Voor medewerkers waarvan hun werkzaamheden plaatsgebonden zijn, bijvoorbeeld een kok, de bediening, mensen in logistieke functies en receptionisten, geldt dat ze niet onafhankelijk van plaats en tijd kunnen werken.’

Jaarbeurs beurs China

Gefaseerd overstappen vanwege ict

De medewerkers die wel plaats- en tijdsonafhankelijk kunnen werken, de zogenoemde kenniswerkers, zijn opgesplitst in vier groepen die gefaseerd zijn overgestapt naar het nieuwe werken. De volgorde werd bepaald aan de hand van de ict-infrastructuur. De ict moest namelijk flink op de schop om over te kunnen stappen op het nieuwe werken. De traditionele bedrijfsnetwerkomgeving is vervangen door een virtueel netwerk. Daardoor kunnen medewerkers met hun mobiele apparatuur inloggen op een beveiligde netwerkomgeving (Citrix) en zo toegang krijgen tot hun bedrijfsapplicaties.

Gestandaardiseerde applicaties overzetten

‘Die overgang naar Citrix en het technisch koppelen van de programmatuur heeft gevolgen voor de planning van de invoering van het nieuwe werken’, vertelt Van der Linden. Afdelingen die werkten met gestandaardiseerde applicaties stapten redelijk eenvoudig over naar het nieuwe werken. Medewerkers waarvan specifieke programmatuur moest worden overgezet, bijvoorbeeld medewerkers die tekenprogramma’s gebruiken, konden pas in de laatste groep overstappen op het nieuwe werken.

Apparatuur kiezen

Over die begindagen van de invoering van het nieuwe werken, vertelt Van der Linden: ‘Een testgroep besloot samen met ict over de keuze van apparatuur (mobiele telefoon en laptop). Ict heeft een voorzet gedaan en de testgroep heeft uiteindelijk een keuze gemaakt. Voor de smartphone was van begin af aan duidelijk dat mensen de keuzevrijheid wilden tussen een iOS- of een Android-apparaat. Dat is ook gebeurd.’ Voor de laptops kunnen medewerkers kiezen voor de HP ProBook met 13 of 15 inch scherm.

Eigendom van apparatuur

Voor het apparaat dat de werknemer kiest, tekent hij of zij een bruikleenovereenkomst. Daarin staan de voorwaarden waaraan medewerkers zich moeten houden. De apparatuur blijft namelijk eigendom van de Jaarbeurs, maar mag onder voorwaarden ook privé worden gebruikt. ‘Daarbij is, zoals dat zo mooi heet, ‘goed huisvaderschap’ belangrijk’, licht Van der Linden toe. Als voorbeeld noemt ze diefstal. Wordt een smartphone of tablet bij een inbraak in huis gestolen, dan vergoedt de Jaarbeurs de vervangingskosten. Maar, laat iemand zijn laptop in de auto liggen en wordt deze gestolen, dan draait hij zelf voor de kosten op. Bij defecten of mankementen beoordeelt de ict-afdeling of het gaat om oneigenlijk gebruik of een probleem waarbij een beroep kan worden gedaan op de garantie van de leverancier.

Jaarbeurs training overstappen op het nieuwe werken

Duidelijke afspraken per team

Om de overgang naar het nieuwe werken te begeleiden wordt de hulp ingeschakeld van SeederDeBoer. Dit adviesbureau stelt samen met de Jaarbeurs een trainingsprogramma op. Alle medewerkers die overgaan op het nieuwe werken volgen een kick-off-bijeenkomst en twee trainingen. Ook is er een sessie waarin teamafspraken worden gemaakt. ‘Natuurlijk gelden er bij het nieuwe werken gezamenlijke afspraken. Maar we hebben ook per team afspraken gemaakt’, legt Van der Linden uit. ‘Verschillende afdelingen hebben regels opgesteld over de manier waarop ze samenwerken. Er wordt bijvoorbeeld op een vaste dag in de week op één plek gewerkt. Maar ook andere vragen komen aan bod, zoals: hoe ga je om met e-mails en telefoontjes buiten de traditionele werktijden? Het is goed om daarover per afdeling of team duidelijke afspraken te maken.’

Gedragsverandering leidinggevenden nodig

Parallel aan het programma voor medewerkers loopt er een speciaal programma voor leidinggevenden. ‘Het nieuwe werken vraagt namelijk om een gedragsverandering in het aansturen van mensen. ‘Met name het middenmanagement moet op een andere manier ingericht worden. Leidinggevenden gaan meer sturen op output, vandaar dat we deze groep apart begeleid hebben’, aldus Van der Linden.

Aantal werkplekken niet verminderd

Intussen is ook de fysieke werkvloer aangepast. De kleine kantoortjes hebben plaatsgemaakt voor grote open ruimten waar meer contact tussen medewerkers mogelijk is. Verder zijn de werkplekken ingedeeld naar activiteiten. Er zijn plekken om rustig te werken, plaatsen om samen te werken en te overleggen, enzovoort. De P&O-adviseur: ‘We hebben er bewust voor gekozen om niet per sé voor minder werkplekken te gaan. Ons doel is het samenwerken verbeteren. Minder werkplekken, zodat mensen moeten zoeken naar een stoel, past niet in dat beeld van het nieuwe werken.’

Jaarbeurs overstappen op het nieuwe werken zitplekken

Kantoorruimtes zelf invullen

Gevraagd naar gevolgen van het nieuwe werken die ze vooraf niet had verwacht, antwoordt Van der Linden: ‘Ik had vooraf niet gedacht dat medewerkers zelf zouden bepalen welke functies bepaalde ruimten zouden krijgen. Zo is op de zevende verdieping een ruimte ontstaan waar mensen graag in stilte werken. Dit was vooraf niet bedacht. Die dynamiek is mooi.’

Plaats en tijd-onafhankelijk werken geen doel op zich

Het grootste leermoment is volgens Van der Linden dat werknemers zelf de invulling van het nieuwe werken bepalen. ‘Je benoemt als organisatie de kaders, maar in de praktijk merk je dat iedere afdeling daar zijn eigen invulling aan geeft.’ Ze noemt een voorbeeld: ‘Aanvankelijk was het idee dat iedereen per dag kiest waar hij wil werken. In de praktijk zie je dat sommige mensen toch weer iedere dag bij elkaar gaan zitten. De vraag is of dat erg is. Ik zie nu dat een deel van de medewerkers vasthoudt aan een vaste plek en tijd, terwijl een ander deel de werktijden en plek van werken veel vrijer invult. Plaats- en tijdonafhankelijk werken is geen doel op zich, maar het moet bijdrage aan het beste resultaat voor onze klant. Dat is waar het uiteindelijk om draait.’

Grootste uitdaging is de techniek

Van der Linden vervolgt: ‘We hebben na de eerste groep die overstapte gezien dat medewerkers zich spontaan meldden om sneller over te stappen op het nieuwe werken. Ze zagen de voordelen in van het nieuwe werken. Niet de organisatorische overgang, maar juist de technische overgang (Citrix), bleek een behoorlijke hobbel om te nemen.’

Wat zijn de resultaten van het nieuwe werken?

De eerste resultaten zijn veelbelovend. In september 2016 is de eerste bijeenkomst gehouden van de klankbordgroep. ‘Daaruit kwam naar voren dat medewerkers eigenlijk geen onderscheid meer maken tussen het nieuwe werken en het oude werken. Samenwerken zonder afhankelijk te zijn van tijd en plaats met daarbij het gebruik van laptop en telefoon is de standaard geworden binnen de Jaarbeurs’, stelt Van der Linden. Volgens haar zien de meesten het project nu als een aanscherping van de afspraken over samenwerken. ‘De vragen die naar boven kwamen, waren vooral praktisch van aard. Wat doe je bijvoorbeeld als een medewerker een bepaalde werkplek claimt? Moet het gebruik van koptelefoons verplicht worden om geluidsoverlast tegen te gaan? Dat soort zaken.’ Overall zijn de medewerkers tevreden met deze wijze van werken en ervaren een verbetering van de balans tussen werk en privé.

Wat levert het nieuwe werken op?

Kijkend naar de kosten is het volgens Van der Linden lastig om met harde meetinstrumenten aan te tonen dat het nieuwe werken het samenwerken en het resultaat verbetert. ‘Maar het doet zeker iets met de manier van werken. Medewerkers zijn meer tevreden over hun manier van werken en dat betekent dat je er indirect resultaat mee boekt.’

Meer over het overstappen op het nieuwe werken

Meer weten over het overstappen op het nieuwe werken en de gevolgen voor de keuze van apparatuur? Lees ook:


Beeld: Jaarbeurs Newsroom