Mobiel werken bij Heineken: ‘Iedereen een laptop geven was een zeer goede beslissing’

Heineken mobiel werken

‘Iedereen een laptop’, was de eerste beslissing van Martijn Otten (IT-manager op het hoofdkantoor bij Heineken in Amsterdam) toen hij ruim tien jaar geleden aantrad bij Heineken. Daar was toen niet iedereen even blij mee. Inmiddels wil niemand meer anders. Hoe is dat gelukt? Een kijkje in de ‘mobiele’ keuken bij het hoofdkantoor van Heineken.

Niet iedereen was tien jaar geleden even blij met het voorstel iedere Heineken-medewerker een laptop te geven. Vooral degenen die niet voor hun werk reisden en nooit thuiswerkten reageerden sceptisch op de uitspraak van Martijn Otten.

Nu, ruim tien jaar later, heeft de IT-manager van Heineken iedereen op het hoofdkantoor overtuigd. Sterker nog, niemand die hier nog een desktop wenst. Terwijl we door het kantoor aan de Stadhouderskade lopen, wordt de laatste hand aan de nieuwe kantoorindeling gelegd die speciaal voor de Global IT department is heringericht om flexibel te werken. Hoe heeft Otten hier iedereen aan mobiel werken gekregen?

Laptop-only-strategie

Het moge duidelijk zijn, Otten is fervent voorstander van mobiel werken. Volgens hem zijn zelfs werknemers die nooit op locatie werken gebaat bij een mobiel device. ‘Ik wilde af van de leenlaptop die werknemers nodig hadden wanneer ze moesten notuleren of naar een cursus gingen.’ Daarnaast kunnen werknemers nu bij een stroomstoring of netwerkprobleem gewoon doorwerken dankzij de accu en een wifi-hotspot op hun telefoon.

Ook voor zijn team is een laptop-only-strategie makkelijker. ‘Werknemers hebben nu een één-op-één-relatie met hun device, dat is voor iedereen makkelijker. Er vinden bij Heineken bijvoorbeeld veel interne job-wissels plaats. Deze werknemers hoeven nu niet meer hun pc achter te laten op de afdeling en een nieuwe aan te vragen. En werknemers die op hun eigen laptop werken zijn meer betrokken met het apparaat. Ze gaan er zuiniger mee om en letten net iets beter op.’

Veilige laptops
De nieuwste generatie HP-Elite laptops bevat een aantal security-oplossingen die het verschil maken. Zoals Sure Start (waarmee je BIOS-aanvallen voorkomt, Sure Click (waardoor malafide websites geen schade kunnen aanrichten) en Sure View (om pottenkijkers te voorkomen). Lees meer hierover in het artikel ‘7 security-oplossingen’.

Bitlocker

Ook de beveiliging is makkelijker en beter geworden dankzij de laptops. ‘Desktops hebben geen beveiligde hardware. Er zit geen bitlocker op (programma dat gegevens beschermt middels encryptie – red.). Het security-niveau op een laptop is dan ook hoger.’

‘Vroeger beveiligden we op kabelpoortniveau, nu doen we dat een niveau hoger. Als de pc op een lijst staat, geven we toegang tot het netwerk, naar gelang de rol die je hebt. Als iemand anders inlogt op jouw computer, zien we dat en krijgt diegene alleen te zien wat bij zijn ‘rol’ hoort.’

Kortere life cycle

Gemak en security zijn dus belangrijke motivaties om mobiel werken te omarmen. Maar ook het bij de tijd willen zijn, is een belangrijke factor. ‘Zeker nu er twee keer per jaar een nieuw model laptop op de markt wordt gebracht, verwachten werknemers sneller een nieuwe laptop.’ En daar speelt Otten ook op in.

‘De life cycle hebben we teruggebracht van 4 jaar voor de desktop naar 3 tot 2,5 jaar voor de laptop.’ Dat lijkt niet kostenefficiënt, maar schijn bedriegt. Otten: ‘Een blije eindgebruiker vind ik belangrijker dan een SLA. We krijgen steeds vaker van werknemers te horen dat de HP-laptops waar ze mee werken qua look and feel erg modern zijn en ze er erg blij mee zijn.’

En het is ook gunstig voor het budget van Otten: ‘We hebben nu veel minder onderhoud. Vroeger lagen stapels desktops in het magazijn te wachten tot ze afgeschreven waren. Ook kapotgevallen laptops (een angst van veel bedrijven – red.) komt bijna niet voor. De betrokkenheid van werknemers is daarvoor gelukkig te groot.’

Bovendien is het niet zo dat een laptop na 3 of 4 jaar niets meer waard is. ‘We voeren tegenwoordig alles af via een refurbish-partner die zorgt dat de laptops opnieuw kunnen worden ingezet op een school of in een ander land. De opbrengsten gaan naar een goed doel. Dat is een bewuste keuze. Zo hebben we er geen verantwoordelijkheid meer over. Deze refurbish-partner is ook gecertificeerd in verwijderen van de data.’

Laptops vervangen

Iedere 3 jaar ruim 2.000 laptops vervangen met een team van vier man is een flinke operatie. Toch valt dat volgens Otten wel mee. ‘We vervangen de laptops niet op leeftijd, maar op model. Als iemand zijn laptop komt inruilen of stuk is, proberen we dan ook altijd een nieuwer of minimaal gelijk model terug te geven.’

Bij een Windows-upgrade vervangt Otten gefaseerd alle pc’s. Daarin signaleert hij een opmerkelijke trend: ‘Toen Windows 7 op de markt kwam, vroegen werknemers er al snel om. Dat wilden ze echt. Windows 8 wilden ze juist echt niet. Nu we overgaan op Windows 10 hebben ze er geen mening over. Niemand vraagt ernaar, maar ze weigeren ook niet.’

Dat laatste is overigens geen optie bij Heineken. Als nu je laptop vervangen moet worden, krijg je Windows 10. Zo simpel is dat. ‘Dat is het fijne van bij de tijd blijven. Ik zal nooit accepteren als iemand zegt ‘ik heb Windows 7 nodig’. Als het upgraden eenmaal in de genen zit, krijg je er veel minder gedoe over.’

Flexplekken op kantoor

Mobiel werken vertaalt zich bij het hoofdkantoor van Heineken niet alleen door alle werknemers te voorzien van een laptop, ook het nieuwe kantoor is er nu op ingericht. ‘Iedere manager binnen dit pand en afdeling had zijn eigen kamer. Maar te vaak stond een afdeling een dag leeg, terwijl op een andere etage iedereen bovenop elkaar zat. Toen onze IT Director ook geen eigen kamer meer wilde, hebben we alle ruimtes opnieuw ingedeeld.’ Het kantoor aan de Stadhouderskade bestaat het nu uit stiltezones, vergaderruimtes en ontmoetingsplekken.

De vergaderruimtes kun je maximaal een maand van tevoren boeken ‘om te voorkomen dat de wekelijkse team-meeting een jaar vastligt, terwijl het team halverwege het jaar al niet meer bestaat.’ De flexplekken zijn op inloop. Om te zien waar nog plek is en waar collega’s zitten, werkt Otten met Aruba (onderdeel van HP) aan een app waarmee je alle ruimtes in het gebouw kunt bekijken en ziet wie waar zit.

‘De location based-functionaliteit is er al, maar de privacywet maakt dat het nog iets verder uitgewerkt moet worden. Waarschijnlijk moeten werknemers straks een vinkje aanzetten om gevonden te worden. Wie dat niet wil, staat in de app als ‘anoniem’ aangegeven.’

Wensen

Het lijkt alsof Otten het allemaal goed geregeld heeft voor de Heineken-medewerkers op het hoofdkantoor. Toch heeft ook hij nog wensen op het vlak van mobiel werken. ‘Ik zie liever een laptop die alles kan dan een hele platte laptop waar je alle accessoires apart voor moet regelen. Adapters en snoeren moeten helemaal verdwijnen.’

Otten haalt als voorbeeld aan dat hij voor een werknemer die naar Haïti moet andere accessoires moet regelen, zodat deze werknemers daar goed zijn werk kan doen. Maar ook op het kantoor in Amsterdam ondervindt hij regelmatig de nadelen van al die kabels.
Want hoewel werknemers slechts twee kabeltjes in hun laptop hoeven te steken om optimaal gebruik te maken van de flexplek, gebeurt het nog te vaak dat ze een kabel eruit trekken. ‘Als het even niet werkt of ze zien maar één USB-kabel, trekken ze de kabels er al uit. Terwijl de muis en toetsenbord zijn doorgelust via de monitor.’

Maar al met al is Otten een tevreden man. ‘Iedereen een laptop geven lijkt nog steeds een zeer goede beslissing te zijn geweest.’ En als ze die laptop een keer vergeten? ‘Dan ga je maar naar huis. Het kost ons vier uur om een leenlaptop te regelen, is jouw reistijd langer dan vier uur?’

Wil je ook overstappen op mobiel werken? In de whitepaper ‘Maak je kantoor futureproof‘ vind je tips en trics om dit goed aan te pakken. Download de gratis whitepaper. Lees ook: