Papieren kladblok kan de prullenbak in

Zoekgeraakte notities, handgeschreven tekst overtypen, geeltjes die op het bureau blijven liggen. Het papieren blocnote heeft zijn langste tijd gehad. De digitale alternatieven zijn efficiënter, gebruiksvriendelijker en veiliger dan het papieren kladblok.

Veel managers en medewerkers gebruiken bij vergaderingen en bijeenkomsten nog een papieren kladblok. Maar er is een prima digitaal alternatief voor de opslag van die krabbels. In dit artikel zetten we de voordelen van een digitale blocnote op een rij en gaan in op de uitdagingen rondom de beveiliging, beheer en opslag van deze digitale notities.

Hoe werkt het?

Bij een digitale blocnote zoals de Pro Slate 8 Paper Folio is een tablet die is uitgerust met speciale software voor documentbeheer en een stylus (pen). Afhankelijk van de voorkeur van de gebruiker wordt meestal gekozen voor een wat kleiner, handzamer formaat tablet. Maar net als bij de verschillende formaten papieren kladblokken, zijn er gebruikers die de voorkeur geven aan een groter formaat tablet. En ook die zijn in digitale vorm beschikbaar.

Het schrijven gebeurt met een stylus. Die puntvormige schrijfstift wordt gebruikt om op het aanraakscherm van de tablet aantekeningen te maken. Het aanraakscherm en de software registreren de bewegingen van de stylus. Om de bewegingen exact te kunnen volgen, maken sommige apparaten gebruik van ultrasonische geluidsgolven die worden verzonden en weerkaatsen vanuit de hoeken van het scherm. Zo wordt de penbeweging exact vastgelegd. Via bepaalde softwareprogramma’s worden de handgeschreven notities opgeslagen en kunnen ze geëxporteerd worden naar een tekstbestand (Word) of pdf.HP Pro Slate Digitized Writing

Echt schrijven

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

De stylus is vaak met een dubbele punt uitgevoerd. Aan de ene kant zit een kunststof punt voor schrijven op het scherm, aan de andere kant van het pennetje zit de punt van een inktpen. Gebruikers kunnen dan op papier blijven schrijven. Bijvoorbeeld als ze die ondergrond prettiger vinden schrijven of een eigen notitie op papier willen houden.

Ook voor die liefhebbers van pen en papier biedt het digitale kladblok voordelen. Zo kan de tekst of schets naast de papieren versie ook direct worden omgezet in een pdf- of tekstbestand. Zo blijft de informatie  niet verborgen in het papieren kladblok, maar kan meteen gedeeld worden met anderen.

Oogcontact houden

Om het gebruikersgemak te vergroten wordt de tablet meestal in een hoes geplaatst met links de tablet en rechts rechts het papieren kladblokje. Dat maakt het apparaat handzaam. Zeker voor situaties waarbij oogcontact met gesprekspartners belangrijk is, geven veel gebruikers de voorkeur aan een digitale blocnote (tablet) in plaats van een laptop.

Nadelen van laptop

Natuurlijk is een tekst ook snel ingeklopt in een laptop, maar vaak werkt een digitale blocnote beter dan een opengeklapt scherm, het geluid van tikkende toetsten en een gesprekspartner die constant naar zijn toetsenbord staart. Bij vertrouwelijke gesprekken of bijvoorbeeld een intake bij een arts wordt het typen op een laptop vaak niet op prijs gesteld. Een ander voordeel is dat ook pijltjes en arceringen in de aantekeningen kunnen worden opgeslagen. Bij het overtypen van handgeschreven notities op papier naar een tekstbestand gaan die toevoegingen vaak verloren.

Beveiliging

Uiteraard zijn er ook uitdagingen bij het gebruik van een digitaal kladblok. Belangrijk is bijvoorbeeld de beveiliging. Notities van zakelijke bijeenkomsten bevatten vaak gevoelige bedrijfsinformatie die niet in handen mag komen van de concurrent. Bij het verlies van een papieren kladblok kan gevoelige informatie op straat komen te liggen. De diefstal van digitale notities is dus evenmin ongewenst.

Experts benadrukken dan ook dat goede beveiliging zowel draait om beveiliging van de hardware als versleuteling van de data. Dat geldt zowel voor opgeslagen data als data die in een proces wordt gebruikt. Overal ligt het gevaar van cybercriminelen die informatie willen stelen op de loer. Zeker als de apparatuur verbonden is met een netwerk of met internet.

Zakelijk gebruik

Leveranciers van zakelijke toepassingen hebben vaak extra aandacht besteed aan die beveiliging, terwijl leveranciers van consumentenproducten minder rekening houden met de beveiligingsrisico’s. Dat is bij de keuze voor een bepaalde oplossing dus een belangrijke overweging.

Ook het beheer is belangrijk. Het moet voor de gebruiker bijvoorbeeld eenvoudig zijn om informatie snel te kunnen transporteren naar bijvoorbeeld een tekstbestand (Word) of als pdf-bestand toe te voegen aan een e-mail. Gebruiksvriendelijkheid van zowel de tablet als de software voor documentcreatie en documentbeheer zijn natuurlijk belangrijk voor de tevredenheid van eindgebruikers.

Back-up

Digitalisering van notities maakt organisaties ook efficiënter. Bijvoorbeeld doordat notulen direct na een meeting gedeeld kunnen worden en direct een digitale back-up wordt gemaakt van belangrijke notities. Dat voorkomt tijdsverlies door overtypen en zorgt voor betere en snellere informatieoverdracht. Organisaties die serieus bezig zijn met digitalisering en de voordelen van het nieuwe werken willen benutten, kunnen hun papieren kladblokken beter naar de prullenbak verbannen. Het is tijd voor de digitale blocnote.

Lees ook: