De uitdagingen van CYOD? Zo tackle je ze

Choose Your Own Device (CYOD) is een populaire methode om werknemers van mobiele devices te voorzien. En hoewel het inderdaad veel voordelen kent, zijn er ook een aantal uitdagingen. Lees hier hoe je de grootste risico’s van CYOD tackelt.

Device kiezen

Organisaties die willen overstappen op mobiel werken, kunnen uit een aantal ‘methodes’ kiezen om mobiele apparaten onder hun werknemers te verspreiden. Iedere methode kent zijn eigen voor- en nadelen. De meeste bedrijven kiezen voor CYOD, waarbij medewerkers uit een select aantal devices mogen kiezen die passen bij hun rol in de organisatie.

Risico’s van CYOD

Het voordeel van CYOD is onder andere dat de beveiliging en het beheer van de mobiel apparaten beter beheersbaar is voor de organisatie. Daarnaast beschikken medewerkers over een apparaat dat bij hun taken en werkzaamheden past én dat vaak ook voldoet aan de individuele wensen. Ondanks deze voordelen, zijn er ook risico’s. Paul van Erp, solution advisor mobility bij HP-partner ACES Direct legt uit wat de risico’s van CYOD zijn en hoe je die tackelt.

#1. Maak vooraf duidelijke afspraken

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Wat gebeurt er met een mobiel apparaat als een werknemer uit dienst treedt of ontslag krijgt. Kunnen ze het apparaat afkopen, gratis meekrijgen of moeten ze het inleveren? En hoe doe je dat als ze een deel zelf hebben bijbetaald? Van Erp: ‘Dat hangt erg af van hoe je het als organisatie hebt ingericht. Sommige bedrijven hebben mobiele apparatuur van voorkeursleveranciers in omloop. In dat geval zijn er maar een beperkt aantal modellen in omloop en die devices zijn door de aard van de werkzaamheden voor vrijwel iedereen in de organisatie goed te gebruiken.’

Specifieke apparaten
Maar soms heeft een werknemer een apparaat dat heel specifiek past bij een bepaalde functie, bijvoorbeeld een grafisch ontwerper met een geavanceerde eliteBook of Zbook. Dan wordt het een ander verhaal, vertelt Van Erp. ‘Dat apparaat kun je niet zomaar doorschuiven naar iemand die een laptop nodig heeft. Bij gebruikers van specifieke hardware wordt vaak getekend dat ze het apparaat meenemen bij ontslag. Soms moet de werknemer dan een vergoeding betalen.’

Bruikleenovereenkomst
In alle gevallen is het belangrijk een bruikleenovereenkomst op te stellen. Van Erp raadt aan daarin duidelijke afspraken op te nemen over schade, verlies, diefstal, ontslag en uit dienst treden. ‘Ook afspraken over eigendom zijn belangrijk. Een term die daarbij steeds vaker voorkomt is COPE, dat staat voor Cooperate Owned Personally Enabled.’ Daarmee hebben medewerkers vergaande vrijheden in het gebruik van zijn apparaat en mogen het in veel gevallen ook privé gebruiken. Maar, in verband met allerlei zaken rondom beveiliging, beheer en het gebruik van bedrijfsdata, blijft het apparaat eigendom van het bedrijf of de organisatie waar de medewerker werkt.

#2. Denk na over hoeveel keuzevrijheid je geeft

In hoeverre mogen werknemers zelf een device kiezen, eventueel met bijbetaling? Sommige bedrijven willen hun medewerkers alle keuzes bieden die er mogelijk zijn. ‘Maar het ene apparaat is niet de favoriet van de ander’, legt Van Erp uit. ‘Dan kan het zijn dat je na 3 jaar al een apparaat moet afschrijven, omdat niemand het wil overnemen. Het is een balans: kies je voor volledige vrijheid? Dan stijgen de kosten. Beperk je de vrijheid? Dan dalen de kosten iets. Binnen het portfolio van een grote leverancier als HP zal iemand altijd een keuze kunnen maken.’

#3. Bepaal de ingangsdatum van de gebruikersovereenkomst

Wanneer mogen werknemers een device kiezen? Op de eerste werkdag? Na hun proeftijd of bij een contract van minimaal een x aantal maanden? Van Erp merkt dat bedrijven meestal het einde van de proeftijd als richtlijn aanhouden. ‘Daarmee voorkomen organisaties dat ze een apparaat aanschaffen voor een medewerker die binnen een maand weg is. Vaak is iemand in die eerste periode ook met allerlei taken rondom het inwerkproces bezig. Daarna kan hij dan met een nieuw fris apparaat aan de slag.’

#4. Let op de back-end bij CYOD

Een ander belangrijk punt dat Van Erp noemt bij de keuze voor mobiele apparatuur is de inrichting van de back-end (de achterliggende ict-infrastructuur en koppelingen tussen devices en applicaties). ‘Hoe zorg je dat iedereen vanaf elk apparaat toegang heeft tot data? Kies je bijvoorbeeld voor Sharepoint in combinatie met Office 365? Of werk je met lokale applicaties? En wat doe je met de legacy (hardware en software die niet meer door de leverancier worden ondersteund – red.)? Deze moet vaak ontsloten worden om op de mobiele apparaten te kunnen worden gebruikt. Wil je succes hebben met de implementatie van CYOD? Denk dan vooraf na hoe je de back-end inricht.’

CYOD-uitdagingen tackelen

Bij mobiel werken implementeren komt dus meer kijken dan alleen het aanschaffen van nieuwe mobiele devices. ‘Een goede partner kan een klant begeleiden in keuzes’, legt Van Erp uit. ‘Dat gaat verder dan de hardware. Denk ook aan afrekenmodellen, afspraken tussen medewerkers en hr, inrichting van de back-end enzovoort.’ Oftewel alle risico’s van CYOD.

Meer lezen over CYOD?