‘Schaduw-ICT legt behoeften eindgebruikers bloot’

90 procent van de Nederlandse werknemers gebruikt ict-tools die niet zijn goedgekeurd door de ict-afdeling. ‘Bedrijven moeten op die trends inspringen.’

Medewerkers die ontevreden zijn over de bedrijfs-ict kiezen steeds vaker voor omwegen. Uit onderzoek van ict-dienverlener Incentro (1.000 respondenten in 2015) naar deze zogenoemde schaduw-ict blijkt dat vooral online samenwerkingstools worden ingezet zonder medeweten van de ict-afdeling. Ruim 38 procent van werkend Nederland zet tools als Dropbox in en bijna een derde van de Nederlandse werknemers maakt gebruik van Skype en WeTransfer voor werkdoeleinden.

Uit het onderzoek komt naar voren dat medewerkers van alle leeftijden zich schuldig maken aan schaduw-ict. Er zijn wel onderlinge verschillen. Zo maakt de leeftijdscategorie 18 tot 24 jaar het meest gebruik van cloudopslag voor werkdoeleinden, namelijk 49 procent ten opzichte van het gemiddelde (39 procent).

Privé-mail

Als het gaat om gebruik van privémail staan medewerkers in de leeftijdscategorie 25 tot 34 jaar bovenaan met maar liefst 73 procent. Wat verder opvalt is dat de Nederlandse werknemer ook vaak gebruikmaakt van persoonlijke devices om het werk uit te voeren. De mobiele telefoon staat stipt op nummer één; 78 procent van werkend Nederland gebruikt zijn privé mobiel voor werk. Opvallend detail is dat de 65-plusser zijn persoonlijke tablet het meest inzet, namelijk 83 procent in vergelijking tot 37 procent van de werknemers die jonger zijn.

Schaduw-ICT

Kees van Bemmel, managing director van ict-dienstverlener Incentro: ‘Organisaties doen er goed aan om die schaduw-ict in kaart te brengen en te kijken hoe ze die kunnen vertalen naar de zakelijk ict-omgeving en oplossingen die wel worden ondersteund door de ict-afdeling.’

Volgens Van Bemmel is de ontwikkeling waarin werknemers zelf op zoek gaan naar passende middelen niet te negeren en moeten bedrijven actief aan de slag om de schaduw-ict in kaart te brengen, de behoeften duidelijk te krijgen en daar naar handelen.

Dropbox

Hij gelooft niet dat het nut heeft om de ict-wensen van medewerkers te negeren. ‘Ze zullen dan op zoek gaan naar omwegen. Dat leidt tot chaos van bijvoorbeeld informatievoorziening, veiligheidsissues en miscommunicatie. Ook wordt het beheer van de oplossingen ondoenlijk.’

Volgens Van Bemmel kunnen netwerkbeheerders vaak eenvoudig een overzicht bieden welke online tools er zakelijk gebruikt worden. ‘Stel dat er veel bestanden worden uitgewisseld via Dropbox, dan weet je dat je moet kijken of je op een veilige manier het uitwisselen van bestanden kunt faciliteren.’

Bedrijfsvoering

Hij stelt dat schaduw-it in principe niet te vermijden is, maar wel verminderd kan worden. ‘Medewerkers zullen gedreven door ontwikkelingen in de consumentmarkt altijd op zoek gaan naar de inzet van die ict-middelen op de werkvloer. Dat kun je proberen te verbieden, maar dat heeft geen zin. Volgens mij kun je beter in kaart brengen waar behoefte aan is. Waarom bestaande zakelijke ict-tools daar niet aan voldoen en vervolgens kijken hoe je die gewenste tools kunt integreren in de bedrijfsvoering.’

Transparant

Ook het inzicht dat medewerkers veilig met bedrijfsinformatie moeten omgaan moet volgens Van Bemmel op de werkvloer ontstaan. ‘Bewustwordingstrainingen kunnen helpen, maar uiteindelijk moet het uit de medewerkers zelf komen. Binnen ons bedrijf gaan we zeer transparant om met bedrijfsinformatie. We delen financiële cijfers en zelfs de notulen van directievergaderingen met alle medewerkers. De verantwoordelijkheid om vertrouwelijk met die informatie om te gaan ligt bij de eindgebruikers. Naarmate organisaties groter worden vormt dat een grotere uitdaging.’

Directie

Volgens Van Bemmel is het belangrijk dat bedrijven snel kunnen handelen en directies snel knopen kunnen doorhakken over nieuwe ict-middelen. ‘Dat mandaat zou bij ict-afdelingen moeten liggen. Zij moeten dat vertrouwen vanuit business en directie krijgen.’

Hij benadrukt dat bedrijven snel moeten kunnen schakelen, omdat ze anders alweer achter de feiten aanlopen. Door medewerkers beter te faciliteren met de juiste tools, kunnen zij hun werk goed en veilig uitvoeren. Hierdoor worden medewerkers niet alleen productiever, maar ze gaan ook met meer plezier werken.’

Lees ook:

 

Beeld via Flickr