Hoe Oracle de werkvloer op de schop gooide voor HNW

Flexplekken en clean desk policy zijn slechts het begin van het nieuwe werken (HNW). Welkom in de wereld van teamgebieden, concentratieplekken en ankerpunten.

Hoe ver kan je gaan met tijd- en plaatsonafhankelijk werken? Die vraag stond centraal toen het management team besloot het hoofdkantoor van Oracle Nederland te verhuizen naar een nieuwe locatie. Sinds de verhuizing in 2011 is ‘activiteitgerelateerd werken’ het credo.Het gebouw is van iedereen en in de kern gaat het erom dat voor verschillende werkzaamheden verschillende werkplekken beschikbaar zijn.

In het pand aan de A2 bij Utrecht (Leidsche Rijn) zijn voor de circa 1.100 medewerkers van de ict-leverancier 650 flexibele werkplekken ingericht. Het kantoor heeft geen afdelingen, het vloeroppervlak van 10.000 vierkante meter is onderverdeeld in zones. Hoe werkt dat in de praktijk? We lopen een rondje door het hoofdkantoor van Oracle.

Ankerpunt

Oracle kantoorDe werkvloer is opgedeeld naar het type activiteit van een medewerker. Op alle drie de verdiepingen is de werkvloer opgebouwd rondom een zogeheten ankerpunt. Vanuit de lift of het trappenhuis lopen medewerkers dat ankerpunt op. Daar staat een hoge lange tafel met de koffiehoek en kantoorspullen.

 

Teamgebied

OracleNo Limits
Het ankerpunt loopt over in de teamgebieden. Daar zijn werkplekken ingericht voor groepen. Om het contact tussen medewerkers van verschillende onderdelen van de organisatie te bevorderen, kunnen mensen uit verschillende divisies van het bedrijf plaatsnemen. Maar ook binnen een teamgebied zijn er kleine ruimtes waar je alleen kunt werken en/of met elkaar kunt overleggen.

Concentratiegebied

Oracle stilteruimtes

 

Na het teamgebied volgt het concentratiegebied met minder werkplekken en ander gewenst gedrag. Daar kunnen medewerkers rustig werken zonder gestoord te worden door overleggende collega’s.

Brainstormruimte

Oracle brainstormsessies
Nederland Utrecht 10-03-11 OracleNo Limits Foto: Marco Hofste

Op de begane grond zijn ruimtes ingericht waar grotere groepen kunnen vergaderen. Het pand heeft ook brainstormruimtes met loungebanken.

Cockpits en belruimtes

Oracle kantoor

Het activiteitgerelateerd werken komt terug in verschillende ruimtes op de werkvloer. Er zijn kleine ‘cockpits’ met geluidwerend materiaal die zijn ingericht voor 1-op-1-overleg. In afgesloten (bel)ruimtes kan een (telefoon)gesprek gevoerd worden zonder dat de hele vloer meeluistert.

Bezoekers en medewerkers lokaliseren

Het kantoor oogt open en transparant. Bezoekers en medewerkers lopen via de hoofdingang het atrium binnen waar een grote witte bar staat. Bezoekers wachten in loungebanken op hun afspraak. Medewerkers lokaliseren via de chatfunctie van hun samenwerkingssoftware, Whatsapp of een telefoontje waar de collega’s zijn en vervolgen hun weg naar de juiste etage, ruimte of zone.

24-uur open

‘In onze gedachte van het nieuwe werken bepaal je zelf wat de beste plek en tijd is om je werkzaamheden uit te voeren’, zegt Jannie Roos, manager interne communicatie en lid van de No-Limits-stuurgroep die het nieuwe werken binnen Oracle vorm geeft.

Het hoofdkantoor is 24 uur per dag open. In principe kan een medewerker, als de werkzaamheden dat toelaten, zelf bepalen wanneer hij er werkt. Thuiswerken is ook mogelijk, maar volgens Roos is nooit naar kantoor komen geen optie omdat er vaak in teams wordt gewerkt en voor de binding met die groep dient het pand als ontmoetingsplek.

Uitzonderingen

Er zijn enkele uitzondering op de open in elkaar overlopende zones op de werkvloer. De serverruimte met bedrijfsgevoelige informatie, maar ook de juridische- en hr-afdeling zijn zogenoemde special area’s die vanwege de privacy en beveiliging via een glazen wand worden gescheiden van de rest van de vloer.

Voor de medewerkers in die werkplekgebieden zijn overigens ook dezelfde uitgangspunten als in de overige gebieden: niemand heeft een eigen werkplek en ook daar geldt de clean desk-policy.

‘Priority area’

Een andere uitzondering op de open zones vormt de priority area. Dat is als een deel van de werkvloer, meestal een teamgebied, voor een bepaalde periode voor een bepaalde groep gereserveerd kan worden. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij ontwikkelaars die aan de oplevering van software werken volgens een projectmethode waarbij teams op één plek moeten samenwerken.

Flexplek directeur

‘Ook bij de afsluiting van ons fiscale jaar, waarbij al snel enkele tientallen medewerkers betrokken zijn, wordt een deel van de vloer tijdelijk gereserveerd voor die vaste groep’, vertelt Roos. Ze benadrukt dat het om uitzonderingen gaat. ‘Zelfs de directeur heeft bij ons een flexplek.’

Lees ook: