Printers zijn steeds vaker verbonden met het bedrijfsnetwerk en internet. Dat brengt beveiligingsrisico’s met zich mee. 8 tips om bestanden te beveiligen tegen cybercriminelen.
Mobiele medewerkers willen vanaf verschillende locaties en met verschillende apparaten printtaken uitvoeren. Organisaties beschikken daarom steeds vaker over netwerkprinters en mfp’s (printer, scanner en fax in één apparaat) die via ethernet of wifi verbonden zijn met het bedrijfsnetwerk. Vaak laat de beveiliging van die apparatuur te wensen over waardoor ze steeds vaker een doelwit zijn van cybercriminelen.
De beveiliging van netwerkprinters en mfp’s is vaak onvoldoende terwijl die apparaten beschikken over een schat aan bedrijfs- en privacygevoelige informatie zoals contracten financiële rapportages, arbeidsovereenkomsten, offertes, spreadsheets en strategische studies.
Advies over printoplossingen
Wil je sparren over printer-uitdagingen op kantoor en/of de thuiswerkplekken van werknemers? Of meer weten over de diverse print-abonnementen en lease-oplossingen van HP-printers? Wij brengen je graag vrijblijvend in contact met een van onze experts.
Digitale databeveiliging is van oudsher ingestoken vanuit de versleuteling van bestanden op fileservers en de beveiliging van de apparatuur van eindgebruikers (pc’s, laptops, tablets, smartphones). Nu printers en mfp’s steeds vaker aan het netwerk worden gekoppeld, vormen ze een steeds groter risico voor het lekken van bedrijfsinformatie. 8 aandachtspunten om de beveiliging van netwerkprinters te verbeteren.
1. Beveilig met een wachtwoord
De meeste netwerkprinters zijn met een wachtwoord beveiligd. Zo voorkom je dat ongeautoriseerde gebruikers toegang krijgen tot het apparaat. Het is sowieso van belang om dat standaardwachtwoord te vervangen. Dat lijkt een open deur, maar de praktijk leert dat die belangrijke maatregel om een netwerkprinter te beveiligen nogal eens wordt overgeslagen.
2. Firmware en printersoftware updaten
Veel printers en mfp’s worden uitgeleverd met firmware. Die ingebedde besturingssoftware kan na de introductie van de apparatuur beveiligingsproblemen geven. Bijvoorbeeld doordat hackers protocollen hebben gekraakt en zo op afstand kunnen snuffelen in de hardware of printtaken onderscheppen.
Het is dus belangrijk om die firmware up to date te houden. Zorg dat je altijd de laatste versie van de firmware en printersoftware draait. Bij managed printdiensten (het uitbesteden van printers en onderhoud aan een externe partij) is dat beheer vaak onderdeel van de overeenkomst en worden updates automatisch doorgevoerd.
3. Beveilig de infrastructuur
Of er nu twee, twintig of tweehonderd printers in gebruik zijn, die apparatuur moet beheerd en beveiligd zijn. Voor die beveiliging is allerlei beheer- en beveiligingssoftware beschikbaar.
Printerleveranciers bieden zelf of via partners allerlei mogelijkheden om die printerparken te beheren en te beveiligen. Zorg dat het bedrijfsnetwerk en de wifi-toegang goed zijn beveiligd. Dit zijn de meest voorkomende kanalen voor criminelen om van afstand binnen te dringen in de apparatuur.
4. Beveilig de data
Als je een printopdracht verstuurt, doe dit dan via een beveiligd netwerk. Gebruik encryptie zodat een printtaak niet onderweg onderschept kan worden, of wanneer dat toch gebeurt de tekst onleesbaar is.
5. Wis taken van de harde schijf
Printers en mfp’s beschikken steeds vaker over een harde schijf. Die opslag van gegevens op het apparaat zelf vormt een groot beveiligingsrisico. Zodra een taak is uitgeprint, zou deze direct van de harde schijf en uit het geheugen gewist moeten worden.
Er zijn gevallen bekend waarbij criminelen zich voordoen als printermonteur, een bedrijfspand binnendringen en de harde schijf van netwerkprinters of mfp’s meenemen. Ze maken zo een schat aan privacygevoelige bestanden buit. Zorg dus dat opdrachten van de harde schrijf worden gewist.
6. Beveilig de printtaken
Print je regelmatig documenten die niet in verkeerde handen mogen vallen, dan kun je verschillende middelen gebruiken om die printtaken te beveiligen. Een veelvoorkomende manier is een wachtwoord waarmee de printtaak pas bij de printer kan worden uitgevoerd. Zo voorkom je ook dat er stapels papier op de printer blijven liggen en in verkeerde handen komen.
Printen met een persoonsgebonden pas of biometrische herkenning (vingerafdruk) zijn in opkomst. Steeds vaker worden printers en mfp’s voorzien van een paslezer of biometrische-lezer waarmee de gebruiker zich moet identificeren.
7. Zorg voor bewustwording en beleid
Het ontwikkelen van een goed beleid is natuurlijk minstens zo belangrijk als de technische beveiligings-maatregelen. En in dat beleid moet dus ook het gedrag rond de verwerking van fysieke documenten, het printen, scannen en faxen opgenomen worden.
8. Koppel de printer los van het netwerk
Wil je problemen met de netwerkprinter voorkomen? Hang je printer dan niet in het netwerk. Verbind een printer direct met een usb-poort van de laptop of pc om jouw printer en printtaken privé te houden.
Dat klinkt misschien als een oer-oplossing. Maar vergeet niet dat in het fysieke tijdperk dit soort documenten niet voor niets in brandkasten achter slot en grendel werden bewaard. De meest vergaande methode om tegen te gaan dat cybercriminelen gegevens buitmaken is offline printen.
Meer weten over de security van HP-printers of wil je weten welk soort printers het beste bij jouw organisatie passen? Neem dan vrijblijvend contact op met onze HP-adviseurs.
