Nu thuiswerken steeds verder ingeburgerd raakt, is het belangrijk om kritisch te kijken naar informatiestromen. Hoe zorg je ervoor dat je medewerkers veilig documenteren en welke scanoplossingen heb je daarvoor nodig? We spreken erover met Mark Veenis, accountmanager Managed Print Services bij HP.
Welke medewerkers hebben scanoplossingen nodig?
Scanoplossingen spelen een belangrijke rol in het proces van digitalisering binnen organisaties. Er zijn namelijk talloze situaties waarbij het noodzakelijk is om te kunnen scannen.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inscannen van aantekeningen of documenten met een ‘natte handtekening’, zoals (arbeids)contracten. Deze moeten veilig en efficiënt kunnen worden gedigitaliseerd.
Gebruik persona-onderzoek
Hoe kun je het beste bepalen welke medewerkers baat hebben bij scanoplossingen? “Vaak gaan print- en scanoplossingen hand in hand”, vertelt Mark. “Veel apparaten kunnen namelijk printen en scannen. Het is dan logischer om direct een apparaat te kopen dat allebei kan, dan eventueel later nog een losse scanner te moeten aanschaffen”.
Om erachter te komen welke medewerkers een scanner nodig hebben, kun je een persona-onderzoek doen. Hierbij verdeel je alle werknemers over een aantal persona’s met bijpassende devices.
Printing vanuit de cloud (gratis whitepaper)
Steeds meer bedrijven updaten hun printstrategie naar een cloudvariant. Waarom voldoet de traditionele werkwijze niet meer? En hoe stap je soepel over? Antwoord op deze vragen vind je in de gratis whitepaper ‘Printing vanuit de cloud: de must knows voor IT’.
Scanoplossingen op kantoor en thuis
Het gebruik van scanoplossingen is op kantoor meestal onderdeel van een veilig gestandaardiseerd proces. Dit is nodig, want wanneer gevoelige documenten onderschept worden, kunnen deze in handen van kwaadwillenden komen.
“Het is belangrijk om grip te hebben op je document- en informatiestromen”, vertelt Mark. “In de basis wil je documenten veilig van A naar B brengen, zonder onnodige tussenstops. Zo verklein je de kans op fouten en datalekken.”
Waar gaat het mis met scanoplossingen op de thuiswerkplek?
Voor de thuiswerkplek is vaak geen gestandaardiseerde manier vastgelegd over hoe medewerkers het beste kunnen omgaan met scanoplossingen. “Medewerkers zoeken dan de snelste route. Zo kan een gevoelig document in de lokale netwerkmap, persoonlijke mailbox of op het bureaublad terecht komen”, vertelt Mark.
Dat het belangrijk is om gevoelige documenten direct te digitaliseren en niet rond te laten slingeren, blijkt wel uit het volgende voorbeeld. Mark vertelt: “Wanneer je een afdruk met bedrijfsinformatie laat liggen, kan het maar zo gebeuren dat een kind daar een tekening op maakt. Als je kind deze vervolgens meeneemt naar school, kan dit goed fout gaan.”
Scannen met een smartphone: niet zo slim
Sommige medewerkers vinden het gebruik van scanoplossingen te tijdrovend. Zo kan het gebeuren dat iemand besluit een foto te maken met de smartphone in plaats van een document te scannen.
“Als IT wil je dit echt niet, je hebt dan geen enkele grip op de informatiestroom. Dat geldt zeker als het gedeeld wordt door middel van applicaties zoals Whatsapp”, vertelt Mark.
Veilig documenteren: wat kun je doen als IT-afdeling?
Voor de IT-afdeling is het belangrijk medewerkers te helpen bij hun gebruik van scanoplossingen, zeker thuis. Volgens Mark is het creëren van bewustzijn erg belangrijk. “In de basis moet je werknemers bewustmaken van de risico’s. Wat kan er gebeuren als documenten in de verkeerde handen komen?”
HP Smart App, WP Workpath en Managed Print Services
Om ervoor te zorgen dat documenten snel van en op de juiste plek terecht komen, kun je gebruikmaken van handige scanoplossingen. Een eerste voorbeeld is de functie Smart Tasks in de HP Smart App. Met deze app kun je bijvoorbeeld rechtstreeks scannen naar OneDrive of Google Drive.
Een tweede oplossing is HP Workpath. “Dit is een cloudplatform waarmee je direct naar de juiste applicatie in de cloud kunt scannen. Zo kun je bijvoorbeeld rechtstreeks scannen naar Exact of AFAS. Op deze manier kun je nog meer tussenstappen wegnemen”, legt Mark uit.
“Als je het echt goed wilt regelen, zou je kunnen kiezen voor een multifunctional met Managed Print Services. Hiermee zijn ook de printbenodigdheden en service voor als het apparaat kapot gaat inbegrepen in de totaalfactuur.”
Lees ook
- Toe aan een nieuw contract voor printers? Hier moet je op letten
- Duurzaam printen? Deze slimme oplossingen van HP maken het mogelijk
- Verhoog de productiviteit van je medewerkers met slimme mobiele printoplossingen
Advies over printoplossingen
Wil je sparren over printer-uitdagingen op kantoor en/of de thuiswerkplekken van werknemers? Of meer weten over de diverse print-abonnementen en lease-oplossingen van HP-printers? Wij brengen je graag vrijblijvend in contact met een van onze experts.
