Wanneer heb je een DMS-systeem nodig?

Een documentmanagementsysteem of kortweg DMS-systeem, wordt gebruikt om alle documenten binnen je bedrijf georganiseerd te beheren. Hoe werkt het en voor welke bedrijven is het geschikt?

Hoe langer je bedrijf bestaat, des te meer bestanden er aangemaakt en bewaard moeten worden. Het is lastig om al deze documenten goed centraal te beheren, probeer bijvoorbeeld maar eens een contract terug te vinden van tien jaar geleden.

Daarnaast slaan veel medewerkers nog steeds bestanden op hun eigen laptop of pc op, waardoor er al snel verschillende versies ontstaan. Het komt ook geregeld voor dat een medewerker uit dienst treedt en per ongeluk belangrijke documenten wist. In al deze gevallen biedt een DMS-systeem uitkomst.

Wat is een DMS-systeem?

DMS staat voor documentmanagementsysteem, dat is ook meteen wat het doet. Het helpt je om alle documenten binnen een organisatie beheersbaar te houden.

Een DMS-systeem helpt je zo om bestaande processen beter, veiliger en beter traceerbaar te maken. Bovendien houd je controle over wie toegang heeft tot bepaalde documenten. Niet alleen op kantoor, maar ook buiten de beveiligde omgeving voor wanneer mensen op afstand werken.

Je kunt binnen het systeem eenvoudig documenten toevoegen, maar vooral ook beheren en selecteren. Een DMS-systeem wordt namelijk zo ingericht dat je razendsnel bestanden kunt terugvinden.

Goed om te weten: veel DMS-systemen zijn webbased.

Voorbeeld DMS-systeem

Tip: Zo werk je productief mobiel samen

Een goed voorbeeld van een DMS-systeem is Azure Information Protection. Dit is een cloud-oplossing die volledig geïntegreerd is in Microsoft Office. Met deze oplossing kun je documenten en e-mails classificeren. Je kunt deze ook beveiligen door middel van labels.

Wanneer neem je een documentmanagementsysteem?

Wordt er binnen jouw organisatie veel met verschillende documenten gewerkt, die niet altijd goed terug te vinden zijn? Dan is een DMS-systeem misschien wel iets voor jullie. Er zijn verschillende toepassingen:

  • Archivering van bijvoorbeeld documenten, e-mails en PDF-bestanden. Alles wordt veilig opgeslagen op één centrale plek.
  • Document scanning, waarmee tekst op papieren documenten direct kan worden herkend.
  • Uitgebreid zoeken, bijvoorbeeld door middel van Booleaanse zoekoperatoren (AND, OR, etc.).
  • Samenwerken binnen een bestand. Door middel van het check-in/check-out principe kan maar één iemand tegelijk in een bestand. Zo komen er geen verschillende versies.
  • Het instellen van duidelijke workflows.
  • Wil je niet dat iedereen alle bestanden kan openen? Veel DMS-systemen bieden de mogelijkheid om bepaalde rechten uit te geven.
  • Versiebeheer, waarbij het mogelijk is om verschillende versies van een bestand te bewaren. Zo nodig kan een oude versie terug worden gezet.
  • Voldoen aan wetgeving als de AVG. Persoonsgegevens worden veilig opgeslagen en kunnen op verzoek snel worden opgevraagd en verwijderd.

Lees ook: