Veilig en snel mobiel werken buiten kantoor

Veilig mobiel werken: hoe doe je dat eigenlijk? Zeker wanneer je medewerkers buiten de deur werken, is beveiliging een belangrijk aandachtspunt. Internetten gebeurt bijvoorbeeld vaak via lokale, onbeveiligde wifi. Kan dat niet veiliger?

Nu we langzaamaan weer meer buiten de deur gaan werken, loopt je organisatie weer meer risico’s. Stel bijvoorbeeld, een salesmedewerker gaat op zakenreis naar de VS. Om haar dag zo efficiënt mogelijk door te brengen, maakt ze van de wachttijd op het vliegveld werktijd. Voor een paar euro koopt ze wifi op het vliegveld, zodat ze kan inloggen op de server.

En bij aankomst koopt ze voor twee tientjes wifi van het hotel, zodat ze ook ’s avonds verbonden is met kantoor. Daardoor is ze niet alleen tientallen euro’s kwijt aan wifi-kosten, vooral de veiligheid van de verbinding is zorgelijk. Juist vliegveld- en hotelnetwerken staan bekend als kwetsbaar.

Gratis wifi bij de koffietent

En niet alleen de wifi in het buitenland is een risico. Juist nu er in Nederland steeds meer hybride gewerkt wordt, zijn de gratis wifi-netwerken een nog interessanter doelwit voor hackers geworden. Vaak accepteren werknemers klakkeloos de algemene voorwaarden in ruil voor gratis wifi bij hun favoriete koffietentje of die flexpleklocatie om de hoek.

Dat zomaar de algemene voorwaarden van (gratis) wifi accepteren niet slim is, liet rapper Yes-R al eens zien in zijn programma ‘What the #hack?!’. Hij liet gasten in een koffietentje die gebruikmaakten van de gratis wifi bloed doneren. Een grappige manier om de bewustwording te vergroten, maar in werkelijkheid kunnen werknemers dus ongemerkt algemene voorwaarden accepteren die wel echt schadelijk zijn voor je organisatie.

Veilig mobiel werken met de juiste verbinding

Bovendien beseffen veel mensen vaak niet hoe kwetsbaar ze zijn op openbare wifi-netwerken. Het is voor cybercriminelen relatief gemakkelijk om via het communicatiepad dat je gebruikt om in te loggen op het hotel- of vliegveldnetwerk, je laptop te hacken.

Voor kwaadwillenden is het zo vrij eenvoudig om de identiteit over te nemen waarmee je inlogt. Het is daarom erg belangrijk dat je medewerkers beseffen dat er altijd iemand op de loer kan liggen om je wachtwoorden te stelen. Trainingen en beleid zijn hiervoor onmisbaar.

Goed om te weten: dit geldt niet alleen voor medewerkers op reis. Ook in eigen land hebben mensen die mobiel werken de neiging om met hun mobiele apparaat in te loggen op gratis wifi. Dat ze daarmee bij het gebruik van zakelijke devices een groot risico lopen, wordt vaak vergeten.

Werken met internet van mobiel

Het ligt voor de hand om werknemers te verplichten altijd via de eigen mobiele breedband verbinding met internet te laten zoeken. Maar ook daar zitten nadelen aan. Zo hebben veel providers restricties gesteld aan het gebruik van mobiele data als wifi-hotspot. Veel videobellen en zware bestanden bekijken of doorsturen vanaf je laptop, kan tot gevolg hebben dat de provider je de toegang tot het mobiele internet ontzegt (lees die algemene voorwaarden maar eens).

Ben je in het buitenland? Dan is het buiten de EU nog steeds extreem duur om te roamen. Daarnaast krijg je te maken met traag internet, omdat je in het buitenland niet wordt herkend als lokale gebruiker en dus geen prioriteit krijgt van de provider. Met als gevolg dat je werknemer veel geld betaalt, terwijl de werknemer vooral gefrustreerd raakt van de trage verbinding.

Veilig online met een SIM-module

Het is beter om te faciliteren dat medewerkers direct via hun device internetverbinding kunnen maken. Bijvoorbeeld met een ingebouwde SIM-module in de laptop, waarmee je direct 4G internet hebt op je device. De medewerker kan op iedere willekeurige locatie in binnen- en buitenland direct een SIM-kaart aanschaffen en aan de slag gaan. Ook zijn er speciale internetabonnementen voor laptops en tablets beschikbaar.

Meekijken vanaf het scherm

Een ander risico wanneer je medewerkers veel onderweg zijn of op een openbare locatie werken, is de kans op nieuwsgierige blikken op het beeldscherm. Gevoelige informatie kan zo in verkeerde handen vallen. Een oplossing hiervoor is een privacyscherm als HP SureView. Leon Backbier, Manager ICT bij EndemolShine, vertelt over zijn ervaring:

“Een superoptie is HP SureView. We zitten regelmatig in het vliegtuig, waar onze collega’s verschillende formats bekijken die nog niet op tv zijn. Met een druk op de knop heb je dan meer privacy.”

Veilig mobiel werken in de cloud

Waar je medewerkers ook werken, het is belangrijk dat ze altijd en overal toegang hebben tot hun bestanden. Daarom is het slim om volledig vanuit de cloud te werken. Ook is het zo eenvoudiger om samen te werken met collega’s over de hele wereld. Zorg er wel voor dat je de juiste cloudaanbieder kiest. Niet alle varianten zijn even goed beveiligd.

Een goede keuze is bijvoorbeeld Microsoft Teams, waarin medewerkers online kunnen samenwerken en bestanden opslaan.

Kies de juiste devices
Alleen als je medewerker de hele dag op kantoor zit, is een vaste pc met internetkabel nog een handige optie. In vrijwel alle andere gevallen is een mobiel device onmisbaar. Denk bijvoorbeeld aan een lichtgewicht laptop die handig mee te nemen is onderweg. Ook kan een convertible of detachable device een uitkomst bieden. Dit zijn een soort kruisingen tussen de tablet en de laptop. Ideaal voor medewerkers die graag mobiel werken.
Lees ook: 7 tips om het juiste device te kiezen voor je personeel

Veilig mobiel werken met de juiste software

Tot slot: waar ter wereld je medewerkers ook aan de slag gaan, goede beveiligingssoftware is altijd noodzakelijk. Uiteraard zijn een goede firewall en virusscanner onmisbaar, maar er is meer nodig om veilig mobiel te werken in het buitenland.

Een goed voorbeeld is BIOS-bescherming als HP Wolf Security for business (voorheen bekend als HP Sure Start). Deze beveiligingstool controleert of er rootkits proberen te knoeien met je BIOS. Wanneer dit gebeurt, wordt er een schone kopie geladen zodat je ongestoord verder kunt werken.

Een andere slimme oplossing is HP Wolf Security for business (voorheen bekend als HP Sure Click). Wanneer de gebruiker een gevaarlijke website opent, wordt deze automatisch in een hardwarematige container plaatst. Als het tabblad gesloten wordt, is de dreiging direct weg.

Lees ook:

Veelgestelde vragen over veilig mobiel werken

Veilig mobiel werken: welke tools heb je nodig?

Wanneer je medewerkers mobiel gaan werken, is het belangrijk om geschikte tools en oplossingen te faciliteren. Denk bijvoorbeeld aan de juiste devices en een privacyscherm voor onderweg. Lees hier meer over veilig mobiel werken.

Waar moet je op letten bij veilig mobiel werken?

Wil je graag (veilig) mobiel werken invoeren binnen je organisatie? Dan zijn er vier pijlers waar je rekening mee moet houden: de wensen van medewerkers, de uitrol devices, samenwerking en de adoptie van apparatuur. Lees er alles over.