Altijd en overal eenvoudig mobiel printen

Ook bij mobiel werken is printen nog steeds een veelgebruikte functie. De uitdaging is om printen altijd en overal mogelijk te maken. Dat kan middels push- en pull-printen. Hoe werkt dat?

Belangrijk kenmerk van mobiel werken is dat medewerkers hun documenten doorgaans digitaal bewaren. Toch is er regelmatig behoefte om een document te printen, bijvoorbeeld voor een presentatie, vergadering of om een tekst nader te bestuderen. Uiteraard is het belangrijk dat de betrokken medewerkers dan zonder al te veel moeite en inspanning een hard copy kunnen maken vanaf hun mobiele device. Hoe regel je dat?

Verschillende printoplossingen

Er zijn veel verschillende printoplossingen beschikbaar. Om de meest geschikte oplossing voor jouw bedrijf te bepalen, breng je eerst de huidige printvoorzieningen goed in kaart. Welk soort printers wordt momenteel in het bedrijf gebruikt? Als je een printer wilt opnemen in een netwerk heeft deze uiteraard wel een ethernet- en/of wifi-aansluiting nodig. Via ethernet kun je de printer bekabeld in een netwerk hangen. Dankzij de wifi-mogelijkheid  kun je de printer op elke strategische plek in het bedrijfspand plaatsen.

Server-oplossingen

Veel professionele serveroplossingen laten het toe om printers van alle bekende merken te gebruiken. Hierbij is het belangrijk te kijken of de oplossing push- of pull-printen ondersteunt, of beiden. Bij push-printen kies je voor een specifieke printer waarnaar je via een portal-app een printopdracht kunt ‘duwen’. Bij pull-printen verstuur je de printopdracht naar een dedicated e-mailadres. Een softwareoplossing zorgt vervolgens dat de opdracht wordt verwerkt. De medewerker selecteert de meest geschikte printer waar hij een pincode intoetst om het printen te starten.

Mobiel printen

Sommige printers zijn al helemaal voorbereid op mobiel printen. De laatste generatie met ePrint uitgeruste printers maakt het bijvoorbeeld heel eenvoudig mogelijk om vanaf elk mobiel device te printen. Medewerkers kunnen hun afdruktaken daarbij simpelweg vanaf een e-mailaccount verzenden of rechtstreeks afdrukken via een ondersteunde printer. De printer in kwestie moet dan wel zijn aangesloten op hetzelfde draadloze netwerk als het mobiele device.

Beveiliging

Voor welke oplossing je ook kiest, ook bij mobiel printen is een goede beveiliging uiteraard essentieel. Ongewenst gebruik van de printer moet immers worden voorkomen, en bovendien mogen gevoelige documenten niet in verkeerde handen vallen. Daarom is het belangrijk om vooraf duidelijk vast te leggen welke medewerkers van welke printers gebruik mogen maken. En bij een pull-oplossing moet je uiteraard voorkomen dat medewerkers hun voor mobiele printopdrachten gebruikte e-mailadres niet delen met anderen. Dat lijkt voor de hand liggend, maar zorgt in de praktijk toch regelmatig voor problemen.

Lees ook: