Hoe krijg je medewerkers mee? Tips voor de juiste mobiele mentaliteit

Kosten verlagen, flexibeler werken en beter concurreren lukt alleen als iedereen achter de nieuwe manier van werken staan. Hoe zorg je voor de juiste mobiele mentaliteit?

“We tikken de muren eruit en geven iedereen een iPad”, resumeert Gerald Essers. “Veel van de bedrijven die wij begeleiden dachten daarmee in grote lijnen een effectieve overstap naar mobiel werken te kunnen maken.” Er komt echter aanzienlijk meer bij kijken, stelt Essers, die met zijn firma TimeManagement onder meer organisaties als Shell International, Vodafone, Rabobank en Heineken inspireerde op het gebied van slim mobiel werken.

Onvoldoende communicatie

Essers signaleert dat de focus van bedrijven bij de overstap naar mobiel werken maar al te vaak ligt op een nieuw ontworpen werkomgeving en de technologische aspecten. “In ieder geval komt dat bij de medewerkers vaak zo over”, stelt hij. “Achter de schermen wordt er dan op managementniveau wel degelijk dieper over zaken nagedacht. Alleen zie je daar aan de voorkant weinig van terug. Er wordt dan duidelijk onvoldoende gecommuniceerd, en juist de communicatie is bij deze overstap de essentiële factor.”

Hals over kop mobiel gaan

En daar kan het management niet vroeg genoeg mee beginnen. “Dan heb ik het echt over een termijn van minimaal één tot zelfs drie jaar voor de overstap daadwerkelijk plaatsvindt”, aldus Essers. Helaas ziet hij nog steeds veel bedrijven die “hals over kop mobiel willen gaan.”  Mede door een gebrek aan projectplanning loopt dat vaak uit op een rommelige situatie, waarin de beoogde doelen volledig ondergesneeuwd kunnen raken. “En bovendien: hoe sneller dit soort belangrijke veranderingen worden doorgevoerd, hoe steviger de betrokken medewerkers doorgaans hun hakken in het zand zetten”, stelt hij.

Medewerkers overtuigen

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Wie dat wil voorkomen doet er goed aan precies uit te leggen waarom de beoogde veranderingen noodzakelijk zijn. “Daar kun je heel eerlijk in zijn”, aldus Essers. “De organisatie moet bijvoorbeeld toekomstbestendig zijn, er moet lean worden gewerkt om te kunnen meegaan met de markt. Neem je medewerkers ook mee in de algemene trend, waarbij de rol van het kantoor steeds meer verandert van werk naar ontmoetingsplek. Alleen medewerkers die de noodzaak begrijpen, kunnen ook de intrinsieke motivatie opbouwen om zich in te zetten voor de gewenste verandering.”

Uitdagingen tackelen

Het is volgens Essers zeer belangrijk dat de manager duidelijk laat zien dat hij de uitdaging voor zijn medewerkers begrijpt. Dat kan onder meer door het personeel middels vertegenwoordigers nauw te betrekken bij de besprekingen over de nieuwe werkwijze. Essers: “Neem hun vragen serieus, laat zien dat je daar mee bezig bent en communiceer op voorhand hoe je bepaalde uitdagingen wilt tackelen. En besef dat je je als management in een gebied begeeft waarmee je doorgaans zelf ook nog weinig ervaring mee hebt.”

Gezonde werkbalans zoeken

Essers adviseert om bij elke relevante bespreking ook externe professionals te betrekken die concrete antwoorden en oplossingen kunnen aanreiken. Zo wordt het ook veel makkelijker argumenten aan te reiken waarom bepaalde zaken wel of niet worden gehonoreerd. Essers: “Het is een open deur, maar dit proces staat of valt met goede communicatie. Vertel je medewerkers uitgebreid over het geplande begeleidingtraject voor het creëren van een gezonde werkbalans. Bied ze inzicht en inspraak rond de in te voeren communicatie etiquette. Geef het vertrouwen dat er nu al wordt nagedacht over en gewerkt aan duurzame oplossingen.”

Invoeren in kleine stapjes

Medewerkers moeten vervolgens ruim de tijd krijgen om aan hun nieuwe manier van werken te wennen. “Voor het aanwennen van een eenvoudige gewoonte heeft ons brein minimaal 21 dagen nodig”, aldus Essers. “In dit geval wil je vaste gewoontes veranderen die over een periode van vaak vele jaren zijn ingesleten. Zeker bij oudere werknemers gaat dat alleen in kleine stapjes.” Dat kan onder meer via inspiratiesessies, het vast invoeren of opvoeren van het aantal thuiswerkdagen en het laten oefenen met de mobiele devices waarmee straks gewerkt gaat worden. “En zeker ook coaching rond het creëren van een goede werk-privébalans”, vult hij aan. “Dat is namelijk de uitdaging waar de meeste medewerkers zich zorgen om maken, en de praktijk wijst uit dat dit een terechte zorg is. Begeleiding is hierbij dus echt essentieel.”

De grootste uitdaging

De grootste uitdaging ligt echter bij de manager zelf. “Ik zie helaas vaak genoeg MT-leden die de houding aannemen dat de nieuwe manier van werken vooral iets is voor het personeel”, vertelt Essers. “Zelf gaan ze dan min of meer gewoon op oude manier verder. Natuurlijk is dat funest voor de beleving en motivatie van de medewerkers die door hem moeten worden aangestuurd. Daarom adviseer ik directie en MT altijd om vast ruim vóór hun medewerkers te beginnen met de adoptie van de nieuwe manier van werken. Alleen dan maakt de overstap naar mobiel werken echt kans van slagen.”

Beeld via Flickr

Lees ook: