Desktops vervangen door laptops? Zo voorkom je problemen

desktop vervangen door laptop

Overstappen op mobiel werken heeft meer voeten in de aarde dan een batch laptops kopen en de desktops bij het grofvuil zetten. Met welke zaken moet je rekening houden om te voorkomen dat flexibel werken in de soep loopt? De tips voor wie de desktops vervangen wil voor laptops.

Steeds meer bedrijven vervangen hun desktops door mobiele devices zoals laptops, 2-in-1’s en tablets. In 2017 werden er nog ‘maar’ 97,8 miljoen desktops verkocht, tegenover 161,6 miljoen laptops en mobiele workstations.

Marktonderzoeker IDC verwacht dat het aantal verscheepte desktops in 2022 verder daalt tot 86 miljoen, terwijl de verkoop van laptops en met name detachables (tablets met een afneembaar toetsenbord) sterk stijgt.

Dalende populariteit

Dat steeds meer bedrijven hun desktops vervangen is niet meer dan logisch. Medewerkers wensen de flexibiliteit om ook buiten kantoor te kunnen werken en maken meer en meer gebruik van (eigen) mobiele apparaten tijdens hun werk. Met alleen een desktop tot hun beschikking wordt het lastig om thuis, onderweg of op locatie te werken.

De dalende populariteit van de desktop is ook te verklaren door het feit dat mobiele devices inmiddels betaalbaar en krachtig genoeg zijn om praktisch alle taken van een desktop over te nemen.

Denk aan traditionele kantoorwerkzaamheden, maar ook beeld- en videobewerking en – in beperkte mate – gaming. Daar heb je allang geen grote toren meer voor nodig. Een afgeschreven desktop vervangen door een gloednieuwe laptop lijkt dan ook een voor de hand liggende keuze.

Tips desktops vervangen

Maar de desktops vervangen brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee. Wat zijn die uitdagingen en hoe ga je daar slim mee om?

#1. De beveiliging moet op de schop

Allereerst zijn onderdelen van een laptop lastiger (en soms onmogelijk) te vervangen en ook het updaten van software is soms moeilijker dan bij een computer die op een vaste plek staat. En dan is er nog het punt van security: hoe zorg je dat gebruikers een mobiel device goed beveiligen en wat gebeurt er in het geval van diefstal?

In veel gevallen biedt Mobile Device Management (MDM) uitkomst. Dat stelt bedrijven in staat relatief eenvoudig – en op afstand – al hun mobiele devices te beheren. Vanaf een centrale plek (de IT-afdeling op kantoor) kan alle apparatuur worden geconfigureerd en voorzien van belangrijke updates en patches. De gebruiker heeft er geen omkijken naar.

Met MDM kun je ook het gebruik van wachtwoorden en encryptie bedrijfsbreed verplicht stellen. En je kunt direct maatregelen nemen bij diefstal of verlies. Is een zakelijke laptop of tablet zoek, dan kan deze op afstand opgespoord, vergrendeld of gewist worden om datalekken te voorkomen. Essentieel met de AVG op komst.

#2. Laptops zijn eerder aan vervanging toe

Waar een desktop gemiddeld tussen de 5 en 8 jaar meegaat, is een laptop veel eerder aan vervanging toe. En dan hebben we het nog niet over de laptops die kapotgevallen zijn of om een andere reden moet worden vervangen voordat ze afgeschreven zijn.

Daarnaast kan het zijn dat een medewerker een nieuw device wenst zonder dat er sprake is van een defect. Bijvoorbeeld omdat zijn werkzaamheden veranderen of omdat hij voor bepaalde taken krachtigere hardware nodig heeft.

Belangrijk dus om deze hogere kostenpost in te calculeren of een andere oplossing te zoeken (bijvoorbeeld Daas – Device as a Service). Het laatste waar je op zit te wachten is namelijk dat werknemers hun eigen oplossingen zoeken. Bijvoorbeeld door hun privédevice of apps te gebruiken. Deze Schaduw IT die daardoor ontstaat, brengt nieuwe beveiligingsrisico’s met zich mee.

#3. Een eigen server op kantoor is minder praktisch

Ga je desktops vervangen door laptops? Besteed dan ook aandacht aan de (digitale) werkplek. Voor werknemers buiten kantoor kan het namelijk een uitdaging zijn om toegang te krijgen tot de bedrijfsdata en -apps die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Door persoonlijke werkomgevingen te migreren naar de cloud, zorg je dat werkplekken niet meer gebonden zijn aan een locatie of apparaat. Een persoonlijke cloudomgeving geeft werknemers flexibiliteit en te allen tijde veilig toegang tot al hun relevante apps, documenten, digitale identiteiten en diensten.

#4. Je moet de werkplekken opnieuw inrichten

Een laptop nodigt uit om ook thuis werk werk te verzetten. Let er wel op dat als je werknemer meerdere uren per week vanuit huis werkt, jij als werkgever verantwoordelijk bent voor een goede (Arbo-verantwoorde) thuiswerkplek. Bespreek dus met de werknemers die (deels) vanuit huis werken of hun werkplek aan de juiste voorwaarden voldoet.

En met alleen de thuiswerkplek aanpakken, ben je er nog niet. Ook op kantoor moeten de werkplekken op de schop. Meest logische is om (deels) afstand te doen van de vaste werkplek. Voorzie deze flexplekken niet alleen van goede stoelen en verstelbare bureaus, maar ook van handige accessoires als een dockingstation. Medewerkers hoeven dan maar met één apparaat te verbinden om te beschikken over een scherm, randapparatuur en (bedrade) internetverbinding. Zo kunnen ze direct aan de slag.

#5. Het wifi-netwerk raakt overbelast

Klassieke valkuil bij bedrijven die in één keer de desktops vervangen door laptops? De werknemers komen op maandag op kantoor en checken allemaal eerst hun mail en relevante nieuwssites. Vanaf wifi uiteraard. Gevolg? Het netwerk ligt direct plat. Dat is namelijk niet berekend op zoveel laptops.

Haperend internet is funest voor de productiviteit. Stimuleer daarom het gebruik van bedraad internet. Als iedereen op kantoor zijn laptop verbindt met wifi, bestaat het risico op overbelasting. Bovendien is wifi sowieso vaak trager dan internet via het kabeltje.

Wil iedereen toch massaal gebruikmaken van wifi? Maak dan gebruik van de 5GHz-frequentieband. Die heeft een kleinere reikwijdte, maar is stabieler en sneller dan 2,4GHz omdat de meeste mobiele devices er niet standaard mee verbinden.

Andere oplossingen zijn gescheiden netwerken en het gebruik van wifi-versterkers of access points met een hoog zendvermogen.

Meer weten over wat erbij komt kijken als je desktops vervangen gaat door laptops? Download de gratis whitepaper ‘In één keer overstappen op mobiel werken? Zo doet u dat’.

Lees ook:

‘Bedrijven staan niet stil bij de gevolgen die zoveel nieuwe flexplekken hebben’
Is een desktop nog van deze tijd?
‘Revolutie op de werkplek: smartphone vervangt PC’