Hoe kies je de meest geschikte implementatiemethode?

implementatiemethode big bang

Wanneer is je bedrijf klaar om over te stappen op mobiel werken? En ga je dan voor de big bang of voer je het geleidelijk in? Kortom, hoe weet je wat de beste implementatiemethode voor het nieuwe werken is?

Klaar voor mobiel werken

Het tempo waarin je succesvol overstapt op mobiel werken verschilt. Als bedrijf en medewerkers helemaal klaar zijn voor het nieuwe werken, dan kun je in één keer overstappen, met een big bang dus. Als nog niet iedereen er goed op voorbereid en ingespeeld is, verdient een geleidelijke invoering de voorkeur. Maar hoe weet je of je er ‘klaar’ voor bent?

Implementatiemethode kiezen

Ieder bedrijf dat mobiel werken wil invoeren, doorloopt enkele fasen. Sommige bedrijven hebben de belangrijkste fasen al achter de rug en kunnen daarom snel overstappen. Andere bedrijven zijn nog niet zo ver en moeten eerst nog enkele voorbereidingen treffen. In beide situaties kun je al starten met het nieuwe werken, maar de implementatiemethode verschilt wel. Als je de belangrijkste fasen al hebt doorlopen, kun je overstappen met een big bang (een gelijktijdige, organisatiebrede invoering). En anders kies je voor een geleidelijke overgang.

De fasen die je moet doorlopen op een rij:

#1. Visie bepalen en draagvlak creëren

Oftewel: waarom zou je überhaupt overstappen op mobiel werken? Wat hoop je hiermee te bereiken? Sluit dit aan bij de overkoepelende strategie en doelstellingen van je bedrijf? Uiteraard moet de visie op mobiel werken breed gedragen worden, niet alleen door het management maar door alle betrokkenen. Zorg dus in dit stadium al voor draagvlak voor de plannen.

#2. Veranderplan

Bepaal welke veranderingen noodzakelijk zijn. Houd er rekening mee dat mobiel werken een integrale benadering vereist, aangezien het gevolgen heeft voor diverse disciplines binnen het bedrijf. Om succesvol over te stappen op mobiel werken moeten 3 zaken in elk geval in orde zijn:

Met andere woorden: de invoering van mobiel werken is niet alleen een IT-vraagstuk. Het raakt ook het HR-beleid, het mobiliteitsbeleid, het facilitair bedrijf, het beveiligings- en privacybeleid. In het veranderplan komt te staan hoe alle betrokken disciplines straks moeten samenwerken.

#3. Implementatiemethode bepalen

In het veranderplan staat ook op welke termijn alle veranderingen moeten worden doorgevoerd. Daarbij heb je de keuze uit 2 smaken: een geleidelijke invoering of in één keer overstappen, met een big bang. Bij geleidelijk overstappen begin je vaak met een paar pilotprojecten, terwijl bij een big bang de hele organisatie in één keer op de schop gaat. Welke implementatiemethode het beste is? Dat hangt van een aantal zaken af:

# Hoe zeker ben je?

Ben je er niet van overtuigd dat je fase 1 en 2 goed hebt doorlopen? Dan ligt het voor de hand om geleidelijk veranderingen door te voeren, zodat je eventueel extra tijd kunt inbouwen als het niet soepel verloopt. Hoe beter de visie  en het veranderplan op mobiel werken is dichtgetimmerd, hoe makkelijker het is om in één keer over te stappen.

# Wegen de voordelen op tegen de nadelen?

Maar zelfs dan kunnen er redenen zijn om het rustig aan te doen. Elke implementatiemethode heeft namelijk zijn eigen voor- en nadelen. Start-ups zullen bijvoorbeeld eerder profiteren van de voordelen van een big bang dan gevestigde bedrijven. Zij hebben immers geen last van een verouderde IT-infrastructuur en andere erfenissen uit het verleden. Weeg de voor- en nadelen van elke implementatiemethode dus tegen elkaar af.

# Wie willen en/of moeten overstappen?

Waar levert mobiel werken het meeste op? Welke medewerkers kunnen de meeste tijd besparen door over te stappen? En wie kunnen makkelijk tijd- en plaatsonafhankelijk werken en op afstand samenwerken met collega’s? In het algemeen vallen de grootste quick wins te halen bij medewerkers die nu al vaak onderweg zijn en kenniswerkers. Voor medewerkers die nu nog heel traditioneel werken, kan de stap nog best wel groot zijn. Als die laatste groep ziet wat het allemaal oplevert, zijn ze makkelijker bereid over te stappen. In dat geval kan gefaseerd overstappen in je voordeel zijn.

# Hoe verloopt de communicatie?

Organisaties besteden vaak voldoende aandacht aan de veranderingen van de werkplek en de IT, maar vergeten de menselijke aspecten. Niet slim, want cultuur en gedrag bepaalt voor 80 procent of mobiel werken een succes wordt. Hoe nuttig het op papier ook is om over te stappen, zoals elke verandering zal ook mobiel werken aanvankelijk weerstand oproepen. Om die tegen te gaan, is een goede communicatie van het grootste belang. Als je de idee hebt dat nog niet iedereen overtuigd is, kun je misschien beter eerst een pilotproject starten met de early adopters.

Tips voor de implementatiemethode

Al een idee hoe je wilt overstappen op mobiel werken? Download dan de gratis whitepaper met het stappenplan voor het implementeren van mobiel werken. Er is een versie beschikbaar voor de big bang-implementatie (download hier) en een variant voor de gefaseerde overgang (download hier). Lees ook: