De 350 medewerkers van LTO Noord mochten in 2013 zelf de beste tablet uitzoeken. ‘De werkomgeving kunnen uitbreiden tot een functionele en efficiënte mobiele werkomgeving gaf de tablet in onze ogen een echte meerwaarde.’
Ondernemersorganisatie LTO Noord stapte in 2013 met alle 350 medewerkers over op tabletcomputers. Maurice Vermeul is IT-architect bij LTO Noord en deelt zijn ervaring over de overstap naar het nieuwe werken.
Jullie zijn vorig jaar met het gehele bedrijf overgestapt op tabletcomputers. Waarom?
‘Steeds meer mensen hebben thuis een tablet, en beginnen echt te wennen aan het gemak daarvan. Tablets zijn handzaam en gebruiksvriendelijke computers, die je in feite overal naartoe kunt meenemen. Met name onze medewerkers in de buitendienst begonnen steeds nadrukkelijker om een tablet te vragen. Tot dan toe werkten ze met name met de mobiele telefoon om op locatie hun mail te kunnen beantwoorden. En er kon altijd buiten de organisatie om ingelogd worden om naast mails andere werkzaamheden te verrichten. Natuurlijk is dat ook mogelijk met de laptop, maar die zijn toch minder handzaam. Bovendien vergaderen onze mensen ook redelijk veel, en staat een laptop dan letterlijk tussen jou en je gesprekspartners in. Zo wordt de laptop vaak als storende factor ervaren. Met de komst van de tablet viel dat probleem grotendeels weg.’
Toch hebben jullie nog tot vorig jaar gewacht met de overstap.
‘Inderdaad, we wachtten namelijk op een mogelijkheid om naadloos met bestaande toepassingen verder te kunnen werken, zowel op kantoor als op locatie. Die mogelijkheid ontstond met de komst van Windows 8. In plaats van het toevoegen van een los device in de organisatie, konden we onze bestaande werkomgeving dankzij dit besturingssysteem echt uitbreiden tot een functionele en efficiënte mobiele werkomgeving. Dat gaf de tablet in onze ogen een echte meerwaarde.’
Hoe hebben jullie de meest geschikte Windows tablet geselecteerd?
‘Dat hebben we grotendeels overgelaten aan de mensen die ermee moesten gaan werken. In eerste instantie hebben we acht verschillende Windows 8-devices geselecteerd, waaronder tablets, ultrabooks met touchscreen en ‘convertibles’ met draaibaar beeldscherm. Na een eerste inspectie door onze IT-afdeling hebben we deze meegegeven aan een aantal van onze medewerkers, die ze zo direct aan de eisen van de werkvloer konden toetsen. De HP ElitePads kwamen daarbij als onomstreden favoriet naar voren. Naast het feit dat ze zeer goed aansloten op onze bestaande IT-infrastructuur, is er namelijk ook een zeer compleet scala aan accessoires beschikbaar. Ik noem bijvoorbeeld bluetooth-muizen, -keyboards en docking stations. Dat maakt een zeer brede inzet van de tablets mogelijk, inclusief het vervangen van onze huidige desktop computers.’
En door deze testwijze is natuurlijk ook al draagvlak onder het personeel gecreëerd?
‘Dat was inderdaad een belangrijke extra stap. Vervolgens hebben we ook een aantal ‘demodagen’ georganiseerd. Daarop konden alle 350 medewerkers kennismaken met de configuratie met docking station, waarvan wij vonden dat die het optimale resultaat zou opleveren. Dat houdt in dat de tablets in feite functioneren als werkstations of thin clients, die altijd worden aangesloten op onze terminal server. Op locatie én op kantoor maken onze medewerkers als ze willen gaan werken altijd verbinding via onze portal. Wij hebben er nadrukkelijk voor gekozen om dat intern precies zo te laten werken als extern. Het traditionele idee, waarbij machines in een domein worden gehangen, hebben we daarmee overboord gezet. Het grote succes merk ik nu met name tijdens een vergadering, waar echt iedereen de benodigde documentatie meeneemt op de tablet, en daar ook zijn aantekeningen op maakt. Die zijn vervolgens ook makkelijk te delen met de gesprekspartners. Van ons hoofd facilitaire dienst begrijp ik dan ook dat het aantal gemaakte printjes de afgelopen maanden enorm is gedaald, met een forse kostenbesparing tot gevolg.’
Hoe zit het met de overige kosten van deze nieuwe manier van werken?
‘We kunnen veel gebruik maken van de kosteloze voorzieningen die Microsoft aanbiedt om mobiel werken te faciliteren, zoals het werken met eigen Outlook-profielen. Dat betekent ook dat medewerkers hun bekende manier van werken zoveel mogelijk voort kunnen zetten in de nieuwe situatie, wat veel aanloop- en andere gerelateerde kosten scheelt. Belangrijkste is echter dat de meeste medewerkers de nieuwe manier van werken echt hebben omarmd. De gewenning zit er al behoorlijk in, en hoewel er af en toe nog iemand moppert is zeker 80 procent onverdeeld positief. Verschillende van hen, waaronder ook een opmerkelijk aantal oudere medewerkers, hebben inmiddels voor thuis ook een docking station aangeschaft. Als ik nog een kritisch puntje zou moeten noemen, zou het zijn dat het nog sterker was geweest als we alle medewerkers direct een privé docking station hadden meegegeven, zodat de nieuwe manier van werken nog meer dan nu was geïntegreerd in het leven medewerkers. Maar overall ben ik ontzettend tevreden.’
