Papierloos kantoor? Zelfs het toiletpapier is verbannen

Binnen veel organisaties stapelt de berg papier zich op. Ontdek hoe bedrijven en organisaties die documentstroom kunnen digitaliseren. Oftewel, van papier naar digitaal kunnen gaan.

‘Organisaties verschillen enorm van elkaar. Dat maakt het lastig om het uitbannen van papier te vatten in één stappenplan. Maar ik geef onze klanten altijd als tip om een mooie datum te kiezen waarop je van start gaat. Bijvoorbeeld de datum waarop het contract met de printerleverancier afloopt.’ Bert Hendriks, commercieel directeur bij documentbeheerspecialist Decos vertelt hoe hij met zijn bedrijf van papier naar digitaal is gegaan en geeft tips hoe andere bedrijven ook kunnen overstappen op een papierloos kantoor.

Papier-vernietig-middag

Om het goede voorbeeld te geven transformeerde Decos zelf ook naar een papierloze organisatie. Het bedrijf uit Noordwijk dat ongeveer 80 medewerkers telt, vertaalt de lessen die het tijdens de eigen transformatie leerde naar zijn klanten. Hendriks: ‘We organiseerden een papier-vernietig-middag waarin we al het overbodige papier door de shredder haalde. We hebben vervolgens iedereen waarvan we papier ontvingen gemaild en gebeld dat we zijn overgegaan naar een papierloze organisatie.’

Geen archiefkast

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Die overstap viel samen met de verhuizing naar een nieuwe kantoor dat volledig is ingericht op het nieuwe werken. Het pand dat de vorm heeft van een meteoriet heeft bijvoorbeeld allerlei schuine wanden. ‘Dat kan omdat we geen archiefkasten hebben staan. Als er incidenteel nog papieren post binnenkomt dan wordt die gescand en gedocumenteerd in het document management zaaksysteem’, legt Hendriks uit. Hij benadrukt dat met name op het gebied van facturatie en contractbeheer snel grote stappen gemaakt kunnen worden.

Bezoekers opvoeden

Ook bezoekers moeten mee in de filosofie van de papierloze kosmos van het bedrijf. ‘We hebben de stelregel dat ze de eerste keer nog met papier langs mogen komen. We zeggen er wel wat van. Bij een tweede bezoek is papier niet gewenst. Je ziet dat ze zich aanpassen aan onze organisatie. Er komt dan meestal een tablet uit de tas.’

Blocnote en flip-over verbannen

‘Het voordeel van papierloos werken en het digitaliseren van bestanden is dat informatie in principe altijd en overal digitaal beschikbaar is. Dat zorgt voor meer efficiëntie en transparantie. Maar daarvoor zijn natuurlijk wel de juiste middelen nodig. Medewerkers moeten bijvoorbeeld beschikken over een tablet of een smartphone. Onze flexplekken op kantoor zijn uitgerust met extra grote schermen. Voor het vergaderen zonder blocnote en flip-over is een eigen vergaderapp ontwikkeld en presentaties worden gedeeld via een app.’

Digibeet en documentbeheer

Hendriks merkt op dat medewerkers privé vaak behoorlijk wat geld uitgeven aan digitale apparatuur. Ze verwachten op het werk hetzelfde gebruikersgemak en dezelfde eenvoudige toegang tot informatie als in de privésfeer. Managers doen er goed aan om na te denken hoe ze dat kunnen faciliteren.

Volgens Hendriks zijn medewerkers van organisaties die overstappen op digitaal documentbeheer meestal erg positief over die transformatie. ‘Maar soms zijn er digibeten of mensen die per se willen vasthouden aan schrijven op papier. Dan is het zaak om ze een nieuwe gewoonte aan te leren. Bijvoorbeeld dat je met een tablet, de juiste software en pen ook kan schrijven en het document direct digitaliseert. Ik wijs mensen er altijd op dat papier de verschijningsvorm van informatie is.’

Digitale overheid

Hij ziet overheden als belangrijke voorloper in de digitaliseringsslag van documentbeheer. ‘Zij zijn bezig de dienstverlening naar burgers te optimaliseren. Zie bijvoorbeeld het programma Digitale Overheid 2017 waarin hard wordt gewerkt om zaken tussen bedrijven burgers en overheid te digitaliseren. Als je kijkt naar papier dan lopen mkb en grotere organisaties zoals banken echt achter. Het is toch te gek voor woorden dat je nog steeds een papieren kopie paspoort moest sturen.’

Digitale handtekening

Bij digitalisering is er natuurlijk wel een aantal wetten en regels om rekening mee te houden. Zoals privacyregels (wet bescherming persoonsgegevens) en de plaats waar data wordt opgeslagen. Staat de server bijvoorbeeld op Europees grondgebied. ‘Op het gebied van gegevensbeveiliging zijn er verschillende oplossingen mogelijk zoals encryptie via gecertificeerde aanbieders.’

Hendriks benadrukt dat sinds mei 2003 in Nederland een wet van kracht met betrekking tot de rechtsgeldigheid van de digitale handtekening. Toch moeten we bij aanbestedingen nog altijd contracten tekenen met pen en in drievoud op papier aanleveren. Wij maken daar principieel bezwaar tegen. Het gaat nota bene vaak om een digitaliseringsprojecten en dan zijn de procedures nog grotendeels op papier.’

Weg met wc-papier

Bedrijven die ambitie tonen kunnen volgens Hendriks binnen een jaar papierarm zijn en binnen twee jaar tijd papier volledig hebben uitbannen. ‘Humor is daarbij belangrijk. We hebben papierloos werken inmiddels zo ver doorgevoerd dat er nog maar één printer op de werkvloer staat. Die hebben we in een ballenbak gebouwd. Dus als iemand moet printen, moet diegene zich eerst door de ballen worstelen. Dat is natuurlijk een grappig gezicht.’

Decos ging begin 2014 nog een stap verder. In de zoektocht naar het uitfaseren van de laatste snippers papier binnen onze organisatie zeiden bezoekers steeds vaker dat het enige papier dat we gebruiken binnen ons bedrijf wc-papier is. Toen hebben we besloten om speciale toiletten met douche en föhn aan te schaffen. Daarmee hebben we echt het laatste papier in uit onze organisatie verbannen.’

Lees ook