Stappenplan voor het nieuwe werken (HNW)

Wil je echt profiteren van de voordelen van het nieuwe werken? De juiste tools en mindset zijn essentieel voor het succes van flexwerken. Een stappenplan om HNW succesvol in te voeren.

Geen vaste werkplekken, papier van de bureaus en iedereen een nieuwe tablet. In een notendop is dat voor sommige bedrijven de strategie achter de introductie van het nieuwe werken. Voor wie daar daadwerkelijk de vruchten van wil plukken komt er echter veel meer bij kijken dan een nieuw vormgegeven werkomgeving en een nieuw mobiel apparaat. Alles staat of valt met een goede voorbereiding. Maar hoe bereid je je voor op flexibel werken? Het stappenplan:

#1. Vroeg beginnen

Volgens experts kun je niet vroeg genoeg beginnen met de voorbereidingen op het nieuwe werken. Sommigen hanteren een termijn van minimaal een jaar, anderen zelfs drie jaar voor de overstap daadwerkelijk plaatsvindt. Bij bedrijven die denken dat ze dat sneller kunnen, loopt dat door een gebrek aan projectplanning vaak uit op een rommelige situatie. Daardoor kunnen de beoogde doelen (en de daaraan verbonden voordelen) volledig ondergesneeuwd raken.

#2. Juiste partners zoeken

De juiste partners kunnen je goed begeleiden in dit proces. Besteed daarom voldoende tijd met gesprekken met leveranciers alvorens je een keuze maakt. Weeg de voor- en nadelen af, betrek eventueel een delegatie van medewerkers bij dit keuzeproces. Welk device en welke software past het beste bij de werkwijze die binnen het bedrijf geldt en bij de toekomstvisie van je bedrijf? En welke leveranciers bieden de beste begeleiding? Informeer ook binnen je netwerk wie de stap al eerder heeft gezet en welke ervaringen zij hebben met de door hun gekozen leveranciers.

#3. Draagvlak creëren

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Des te sneller dit soort belangrijke veranderingen worden doorgevoerd, des te groter de kans dat betrokken medewerkers hun hakken in het zand zetten. Zoals bij elke grote verandering is het essentieel om helder, volledig en actueel te communiceren over het doel en de achtergrond van de verandering. Maak duidelijk dat de organisatie dit besluit heeft genomen om bijvoorbeeld toekomstbestendig en flexibel te kunnen zijn en om kosten te besparen. Alleen medewerkers die de noodzaak begrijpen, kunnen namelijk ook de intrinsieke motivatie opbouwen om zich in te zetten voor de gewenste verandering.

#4. Uitdagingen onderkennen

Laat als management duidelijk zien dat het je de uitdaging waar de medewerkers voor staan begrijpt. Dat kan onder meer door het personeel middels vertegenwoordigers nauw te betrekken bij de besprekingen over de nieuwe werkwijze. Neem hun vragen serieus, laat zien dat je daar mee bezig bent en communiceer op voorhand hoe je bepaalde uitdagingen wil tackelen.

#5. Externe professionals inschakelen

Aangezien het ook voor het management een nieuwe situatie is, is het zeer aan te raden om externe professionals bij het besluitvormingsproces in te schakelen. Die kunnen onder meer deelnemen aan relevante besprekingen, zodat zij direct kunnen inspelen op vragen en concrete antwoorden en oplossingen kunnen aanreiken. Via Google vind je eenvoudig een hele lijst met relevante adviseurs. Zoals bij elke selectie is het nuttig ook hier in het eigen netwerk rond te vragen naar goede ervaringen.

#6. Medewerkers coachen

Ook voor medewerkers verandert er veel. Zoals eerder gesteld is het erg belangrijk ze voldoende tijd te geven om te wennen aan de veranderingen en deze ook te omarmen. Voor het aanwennen van een eenvoudige nieuwe gewoonte heeft ons brein minimaal 21 dagen nodig. In dit geval wil je vaste gewoontes veranderen die over een periode van vaak vele jaren zijn ingesleten. Zeker bij oudere werknemers gaat dat doorgaans alleen in kleine stappen. Door een coach aan te stellen kun je de medewerkers helpen de juiste stappen te zetten en de nieuwe gewoontes goed aan te wennen.

#7. Werk-privébalans bewaken

De praktijk wijst uit dat de belangrijkste uitdaging voor medewerkers het creëren van een goede werk-privébalans is. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers die hierin slagen aanzienlijk flexibeler en productiever worden. Daartegenover staat dat medewerkers die door een slechte balans tegen een burnout aanlopen een enorme kostenpost voor een bedrijf zijn. Om te leren hoe je de balans bewaakt is begeleiding door professionals, bijvoorbeeld in de vorm van verplichte workshops, dus essentieel

#8. Risico’s inventariseren

Arbeidsongeschiktheid kan ook voortkomen uit slechte thuiswerkplekken. Voor een goede invulling van de zorgplicht is het daarom wenselijk een specifieke Risico‐inventarisatie & Evaluatie (RI&E) voor thuiswerkplekken op te laten stellen door een arbodienst. De uitkomst is bepalend voor de toestemming om thuis te werken. Het risico van grote kostenposten door arbeidsongeschiktheid wordt zo aanmerkelijk verkleind.

#9. Computerworkshops organiseren

Uiteraard is het ook essentieel dat medewerkers leren omgaan met hun nieuwe devices. Dit is uiteraard vooral relevant als de onderneming niet kiest voor Bring Your Own Device. Vaak is er begeleiding beschikbaar vanuit de leverancier van de te gebruiken devices en/of software. In samenwerking met de leverancier kunnen workshops of inspiratiesessies georganiseerd waarbij kan worden geoefend met de mobiele devices waarmee straks gewerkt gaat worden.

#10. Rustig beginnen

Introduceer de mogelijkheden die het nieuwe werken met zich meebrengen stap voor stap. Dat maakt het voor medewerkers ook makkelijker om te wennen aan de nieuwe werkwijze. Ad Sieses, ict-manager van V&SH onderkent dat: ‘We zijn rustig begonnen met het versturen en ontvangen van e-mails, het opzoeken van informatie op het internet en het kunnen doen van een wat simpele administratieve meldingen via de tablets. Inmiddels merk je dat de mensen die nog met een laptop werken deze graag willen inleveren voor een tablet. Mission accomplished dus.’

Lees ook:

 

Beeld via Flickr