Voor succesvol intern samenwerken is een collectieve ambitie nodig

Je moet als bedrijf blijven innoveren. Dat gaat verder dan investeren in R&D. Ook je interne organisatie moet je voortdurend onder de loep nemen. Heb je goed voor ogen waar medewerkers écht behoefte aan hebben en passen de voorwaarden die je stelt nog wel bij de huidige tijd?

Elke organisatie wil natuurlijk dat werknemers succesvol intern samenwerken. Dat kan het beste wanneer je een collectieve ambitie ontwikkelt, zegt Mathieu Weggeman, hoogleraar Organisatiekunde aan de TU Eindhoven.

‘Het is een van de beste managementtools om synergie tussen professionals binnen één en dezelfde organisatie te bewerkstelligen. Je geeft ermee antwoord op de grote ‘waarom’-vraag. Wat drijft een team, wat houdt het bij elkaar en wat is de reden van haar bestaan?’

Drijfveren

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

‘Start met het afnemen van enquêtes om achter de persoonlijke drijfveren van medewerkers te komen. Die bespreek je vervolgens in groepsverband, waarbij je inzoomt op de visie van het team. Waarom doen we wat we doen, waar willen we heen en hoe zien we de markt?’

‘De collectieve ambitie is een kwalitatief-filosofisch statement waarmee je betrokkenheid en commitment creëert. Tegelijkertijd kan het voor sommige werknemers een eyeopener zijn, het sein dat ze misschien niet (meer) binnen de organisatie passen.’

Gedragscode

Hoewel het goed is om na afloop van de sessie de balans op te maken, is de winst het proces, vervolgt Weggeman. ‘Je bent met elkaar in gesprek over waar je als organisatie voor staat, dat is heel waardevol. Wel kun je uit de collectieve ambitie een code of conduct (gedragscode) afleiden waarin je concretiseert welk gedrag gewenst is.’

‘Denk aan een opendeur-beleid en het streven om tijd vrij te maken om elkaar te helpen. Dat gewenst gedrag toets je tijdens resultaat- en ontwikkelingsgesprekken. Zo is de cirkel weer rond. Zijn er werknemers die de collectieve ambitie wel onderschrijven, maar niet het bijbehorende gedrag vertonen, dan kun je een hier een open gesprek over hebben.’

Vertrouwen

Controle op de werkvloer schept een gevoel van wantrouwen, vindt Weggeman. Toch gebeurt het vaak, omdat veel managers bezig zijn met onzekerheidsreductie en dezelfde managementstijl hanteren voor alle werknemers, wat in veel gevallen niet effectief is.
‘Daarnaast worden in Nederland veel managers aangesteld die niet uit het vak afkomstig zijn. Denk aan de jurist of econoom die de ‘baas’ wordt van de dokters. Die weet niet beter dan zijn of haar team te controleren.

Uit onderzoek blijkt dat in Nederland ongeveer 80 procent van de professionals door hun collega’s als goed in hun vak worden bevonden. Uit ander onderzoek blijkt dat mensen die iets goed kunnen, dat ook graag doen. Ze zijn intrinsiek gemotiveerd. Waarom zou je ze dan controleren? Geef ze liever de ruimte en het vertrouwen en maak afspraken op basis van output.’

Centrale inspiratieplek

Naast werknemers continu controleren is ook het van 9 tot 5 op kantoor zijn niet meer van deze tijd. Weggeman: ‘Zeker de generatie twintigers en dertigers verwacht een werkgever op een centrale plek in de stad, waar ze 24/7 naartoe kunnen op het moment dat ze geïnspireerd zijn.’

‘Ze wensen de mogelijkheid om te allen tijde samen te kunnen werken met (internationale) collega’s, maar willen tussendoor bijvoorbeeld ook even boodschappen doen of naar de tandarts. Niemand wordt warm van grote bedrijventerreinen waar om zes uur ‘s avonds het licht uitgaat en alleen nog beveiliging rondrijdt. Werk en privé raken met elkaar versmolten en daar moet je als organisatie op inspelen.’

Het belang van ontmoetingen

Hoewel thuiswerken aan populariteit wint, heeft het kantoor nog steeds een belangrijke functie. ‘Allereerst moeten we constateren dat het vooral de ‘protestgeneratie’ is die graag thuiswerkt. Het zijn veelal oudere werknemers die in de jaren zestig van de twintigste eeuw opgroeide. De jongere generatie zoekt collega’s en/of andere ondernemers juist op, zowel in kantoor als op flexibele werkplekken.’

Dat fysieke contact is erg belangrijk, zeker als er veel internationaal wordt samengewerkt. ‘Je zult merken dat de interne samenwerking stokt als je elkaar niet minstens twee keer per jaar voor langere tijd treft. De communicatie wordt formeler, nieuwe ideeën en vertrouwelijke informatie worden minder uitgewisseld en je trekt je minder van elkaar aan. Dat is funest voor de interne samenwerking. Effectieve collaboratie en innovatie ontstaan juist wanneer mensen fysiek met elkaar bezig zijn. Samen werken, maar ook eten of sporten doet wonderen.’

Randvoorwaarden

Werkgevers hebben de taak om de juiste randvoorwaarden voor flexibel werken te scheppen. ‘De infrastructuur moet in orde zijn en passen bij de wensen van de moderne medewerker. In de facilitering moet je zoveel mogelijk doen als wat je kunt betalen.’

‘Wil je de creativiteit stimuleren, dan kan dat bijvoorbeeld door het kantoor anders in te richten, brainstormsessies te organiseren of te experimenteren met innovatieve technologieën. Maar vergeet niet de oudere medewerker, die misschien behoefte heeft aan een eigen cubicle met deur en de mogelijkheid om foto’s of een plantje neer te zetten.’

‘Los van de randvoorwaarden moet je je niet teveel bemoeien met je medewerkers. Maak afspraken over wat je wanneer wilt hebben van een team of professional, hoeveel het mag kosten en aan welke specificaties het moet voldoen. Laat de invulling vervolgens aan hen over, want de meeste medewerkers zijn prima in staat om een opdracht of project tot een goed einde te brengen.’

Lees ook: