Waarom gebruikersprofielen onontbeerlijk zijn bij mobiel werken

gebruikersprofielen het nieuwe werken

Mobiel werken betekent compromissen sluiten tussen het bevorderen van de productiviteit en het beheersbaar houden van kosten en onderhoud. Of is er nog een derde optie om de wildgroei aan hard- en software tegen te gaan én productieve medewerkers te behouden? Ontdek de meerwaarde van gebruikersprofielen.

Mobiel werken organiseren

In veel organisaties is er met de komst van smartphones en andere mobiele apparaten een wildgroei ontstaan aan hard- en software. Vaak ingegeven door een plotselinge behoefte aan uitbreiding en gevoed door aantrekkelijke aanbiedingen van leveranciers. Gevolg is een onbeheersbare situatie voor de IT-afdeling en een onoverzichtelijke en onveilige werksituatie. Want hoe goed zijn al deze devices beveiligd? En wie verzorgt het onderhoud en de updates?  Er moet dus een oplossing komen, maar wat is wijsheid? 3 opties op een rij.

Optie 1: alles standaardiseren

Een deel van de werkgevers roept gelijk om standaardisatie van alle devices en software. Op die manier wordt de boel weer beheersbaar en dring je de kosten terug. Heel praktisch dus. Maar het nadeel van deze one size fits all-oplossing is dat geen rekening wordt gehouden met de verschillen tussen gebruikers. Als de IT-oplossingen niet zijn afgestemd op de werkzaamheden, wensen en voorkeuren van de verschillende werknemers, loopt de productiviteit al snel terug.

Optie 2: maatwerk organiseren

Productieve werknemers is belangrijk, dus dan maar iets meer kosten maken en zorgen dat iedere werknemer het beste pakket aan devices en software krijgt dat bij hem of haar past. Toch? Nou nee. Want zeker bij mobiel werken stellen werknemers hoge eisen aan hun hard- en software. Als je aan al die eisen wilt voldoen, moet je dus heel veel maatwerk bieden. Zo’n verregaande individualisering leidt algauw tot hoge kosten. Bovendien ontstaat er daardoor (weer) een wirwar aan hard- en software, en dat was nu juist niet de bedoeling. Maatwerk is dus net zo onwenselijk als standaardisatie.

Optie 3: gebruikersprofielen hanteren

Een tussenoplossing waarbij de kosten en onderhoud beheersbaar blijven én de productiviteit hoog blijft, is werken met gebruikersprofielen. Bedrijven die dit principe al toepassen werken vaak met 4 a 5 gebruikersprofielen. Hoe werkt het? Ieder profiel representeert een groep werknemers. Binnen die gebruikersprofielen kun je meerdere persona’s opstellen. Elke persona vertegenwoordigt bepaalde werkzaamheden en IT-voorkeuren. Je standaardiseert daarmee dus de hard- en software per profiel en persona. Of omgekeerd: je levert maatwerk op groepsniveau.

Voordelen voor ict-afdeling

Het voordeel van werken met gebruikersprofielen is dat niet alleen werknemers beter uit de voeten kunnen met deze oplossing, ook IT wordt hier blij van. Zij zijn in control en de IT-kosten vallen niet hoger uit dan strikt noodzakelijk. Het maakt het werk van de ict’ers ook makkelijker, zegt Pieter Schouten, Mobility Sales Specialist van HP Nederland. ‘Tegenwoordig is het bijvoorbeeld mogelijk om een apparaat op afstand gebruiksklaar te maken. Als de werknemer voor de eerste keer inlogt, worden alle data en apps geïnstalleerd waar de gebruiker toegang toe heeft op basis van het profiel waartoe hij is ingedeeld. IT hoeft hierdoor niet meer tientallen of zelfs honderden images per computer te installeren. In plaats daarvan hoeven ze slechts 4 of 5 keer een op afstand in te lezen systeem in te richten.’

Stappenplan gebruikersprofielen

Hoe stel je gebruikersprofielen op? En hoe gebruik je deze op de juiste manier zodat al je werknemers productiever én mobieler kunnen werken en het onderhoud voor IT beheersbaar blijft? Dat lees je in de gratis whitepaper ‘Creëer de beste mobiele werkplek voor je medewerkers’. En lees ook:

Deel dit bericht met jouw netwerk.
17