Welke manier van mobiel werken past bij je medewerkers?

De meeste bedrijven kijken bij het invoeren van mobiel werken naar de wensen van de standaard-medewerker. Dat leidt tot veel ontevredenheid en tegenwerking. Voldoe in 5 stappen aan de wensen en behoeften van de verschillende type werknemers en voer mobiel werken succesvol in.

Verschillende type werknemers

Voordat je kunt overstappen op het nieuwe werken, dien je een aantal strategische keuzes te maken. Daarvoor is het handig om de wensen en behoeften van medewerkers vooraf in kaart te brengen. Wat daarbij echter vaak over het hoofd wordt gezien is dat de standaard werknemer niet bestaat. Iedere werkvloer wordt bevolkt door individuen die allemaal hun eigen werkzaamheden hebben en allemaal hun eigen methodes hebben ontwikkeld om hun taken uit te voeren.

Medewerkers segmenteren

Hoe voorkom je dat je voorzieningen treft die niet handig zijn of zelfs een belemmering vormen voor een deel van de medewerkers? Door de verschillende type werknemers in kaart te brengen. het stappenplan om je medewerkers te segmenteren op basis van hun behoeftes rondom mobiel werken.

#1. Behoeftes hardware en software inventariseren

AdvertorialDe toekomst van het nieuwe werken

Breng allereerst in kaart welke taken de verschillende type medewerkers uitvoeren en welke behoeften ze hebben voor wat betreft de hardware en software.

#2. Medewerkersmatrix opstellen

Vervolgens stel je een matrix op waarin je de groepen medewerkers onderverdeelt. Naast functietitel, senioriteit en locatie, vermeld je de veelvoorkomende werkzaamheden en veelgebruikte applicaties en tools per type werknemer. Als de medewerkersmatrix af is zie je als het goed is duidelijke verbanden tussen groepen medewerkers wiens werkzaamheden en ict-verbruik grote overeenkomsten vertonen.

#3. Aanvullende gesprekken houden

Door vraaggesprekken met een selectie van de verschillende type werknemers te houden, krijg je meer inzicht in de wensen en behoeften van de diverse groepen. Deze extra kennis voeg je toe aan de medewerkersmatrix. Dat geeft je een nog beter beeld van de werkelijke ict-behoefte van alle betrokken medewerkers.

#4. Fictieve medewerkers bedenken

Door deze profielen ook namen en menselijke eigenschappen te geven ontstaan zogenoemde persona’s. Iedere persona verbeeldt de wensen van een groep medewerkers met soortgelijke wensen en behoeften rondom mobiel werken. Dit persoonlijke profiel kun je zo uitgebreid maken als je zelf nodig vindt. Voeg bijvoorbeeld vaak voorkomende karaktertrekken of veelgebruikte privé-apps toe.

Doel van deze persona’s is dat het management, degenen die moeten beslissen over de uitvoering van het nieuwe werken, zich kan inleven in de wensen en behoeften van de verschillende type werknemers. Je zou het dus een oefening in empathie kunnen noemen.

Voorbeeld persona
Een (beknopt) voorbeeld van een uitgewerkte persona voor mobiel werken:

Chantal (32), verkoopafdeling buitendienst
Chantal werkt al enkele jaren in deze functie. Ze bezoekt zowel nieuwe als bestaande klanten in Nederland, en brengt daarom een belangrijk deel van haar werktijd door op de weg. Ze is een snelle prater, gevat, en in staat zeer overtuigend over te komen. Ze is door en door bekend met de producten van ons bedrijf en de wensen van onze klanten. Door het grote aantal nieuwe klanten dat ze de afgelopen jaren heeft binnengebracht, heeft ze veel respect verdiend op haar afdeling.

Uitdagingen digitale werkplek
Chantal kan met geen mogelijkheid meer zonder haar iPhone, die ze zowel privé als voor haar werk gebruikt. Naast telefoneren, kan ze de telefoon op dit moment echter uitsluitend gebruiken voor het versturen van korte e-mails en om de agenda bij te werken. Dat betekent dat ze nog steeds een paar keer per dag haar laptop moet gebruiken om rapportages te maken, orders te versturen en CRM te updaten.
Dit levert haar veel frustratie op, mede vanwege haar drukke schema. Het opstarten van de laptop en het connecten met de Virtual Private Network van het bedrijf kost in haar beleving namelijk onnodig veel tijd. Om deze ‘verkwiste’ tijd te beperken gebruikt ze op eigen kosten een personal wifi hotspot.

#5. Makkelijk verplaatsen in medewerkers

Dankzij deze persona’s wordt het voor het projectteam dat beslist over de invoering van mobiel werken veel gemakkelijker zich te verplaatsen in de verschillende type werknemers. Ze kunnen de mobiele werkplek en apparaten daardoor beter afstemmen op de diverse wensen en behoeften. Zo werd in bovengenoemd voorbeeld tijdens de voorbereidingen regelmatig geconstateerd dat ‘Chantal daar wel heel blij mee zou zijn’. De desbetreffende medewerkers beschikken inmiddels op hun smartphone over een snelstartende app waarmee ze rapportages kunnen maken en CRM kunnen gebruiken.

Wil je ook succesvol overstappen op mobiel werken? Download dan de gratis whitepaper ‘Stap in 7 stappen over op mobiel werken’. En lees ook:

 

Beeld Peter Dutton via Flickr