Zo bereid je je nu al voor op het kantoor van de toekomst

kantoor van de toekomst realiseren

Wil je het kantoor van de toekomst creëren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Met deze 5 tips maak je een begin en zorg je dat je werknemers nu al productiever kunnen werken.

De komende jaren verandert het kantoor van een plek waar voornamelijk gewerkt wordt, naar een centrale ontmoetingsplek die fungeert als uithangbord van de organisatie. Over 5 jaar zal tenminste 42,5 procent van alle werknemers mobiel werken. Afwachten tot de toekomst daar is, is echter niet verstandig. Dit kun je nu al doen om je kantoor langzaam te transformeren tot het kantoor van de toekomst.

#1. Wees flexibel

Millennials voeren steeds meer de boventoon in het bedrijfsleven. Deze generatie, geboren tussen 1981 en 2000, is opgegroeid met nieuwe technologieën en past zich moeiteloos aan. Ze hebben een andere visie op werken: wensen meer flexibiliteit, een persoonlijke aanpak wat betreft IT en willen zelf hun zakelijke devices uitkiezen. Toch hanteren veel organisaties nog de one size fits all-aanpak als het aankomt op de inrichting van de (mobiele) werkplek. Iedereen moet het doen met dezelfde laptop en/of smartphone van de zaak. Thuis of op een andere locatie werken is lang niet altijd vanzelfsprekend, terwijl hier wel sterke behoefte aan is.

Als organisatie is het van belang de veranderende behoeftes en ontwikkelingen omtrent mobiel werken te volgen en te omarmen. Het kan kosten besparen, de productiviteit verhogen en het biedt werknemers een betere balans tussen werk en privé. Uiteraard moet de implementatie ervan wel aansluiten op de doelen van de organisatie. De mobiel werken-scan is een prima startpunt om erachter te komen of je als bedrijf goed op weg en flexibel genoeg bent.

#2. Bied een relevant, beheersbaar aanbod

De beroepsbevolking wordt de komende jaren steeds mobieler. Organisaties zullen daarop moeten inspelen door een groter scala aan apparaten te bieden. Onderzoeksbureau IDC verwacht dat in 2019 maar liefst 85 procent van de bedrijven is overgestapt op CYOD (choose-your-own-device). Medewerkers kiezen uit een lijst van ‘managed devices’ voor een apparaat dat het beste aansluit op hun wensen en werksituatie.

Ook COPE (company-owned-personally-enabled) wint aan populariteit. Hierbij blijft het device in beheer van het bedrijf, dat onder meer zorgt voor beveiligingsupdates en nieuwe software. Een groot voordeel voor de werknemer is dat hij het apparaat naar wens (en dus ook privé) mag gebruiken. Om tijd en geld te besparen, zullen binnen twee jaar zo’n 40 procent van de organisaties kiezen voor één systeem om hun devices te beheren.

#3. Verken nieuwe werkplekoplossingen

Steeds meer medewerkers hebben behoefte aan een device dat multifunctioneel is en ook voor privédoeleinden gebruikt kan worden. Bedrijven willen op hun beurt geen risico’s lopen met belangrijke bedrijfsdata. Alle partijen willen bij voorkeur een totaaloplossing met het liefst één apparaat dat beheerd en beveiligd moet worden.

En die oplossingen zijn steeds meer voorhanden. Zoals de HP Elite x3, een smartphone die – geplaatst in een dock – als volwaardige desktopcomputer fungeert. Voor onderweg is er een laptopversie van de dock, zodat de smartphone als laptop gebruikt kan worden. Deze docks en andere accessoires hebben geen interne hardware, dus blijft er geen data op achter als de verbinding wordt verbroken. De smartphone is dus het enige apparaat dat beveiligd dient te worden.

#4. Besteed aandacht (en budget) aan beveiliging

Naarmate mobiele apparaten meer gevoelige data bevatten, wordt het belangrijker aandacht te besteden aan beveiliging. Steeds vaker duikt malware en ransomware op die zich specifiek op mobiele devices richt en enorme schade kan aanrichten. Eén klik op een malafide link in een app of mailtje kan al zorgen dat klantgegevens in verkeerde (criminele) handen komen. Daarnaast brengen werknemers steeds vaker eigen apps naar de werkvloer (BYOA), die gepaard gaan met nieuwe beveiligingsrisico’s.

Eerder gaven we al 4 tips voor veilig mobiel werken om narigheid te voorkomen. Een eerste stap is om mobile device management in te voeren en centraal vast te leggen hoe en welke devices worden beheerd en hoe het zit met de uitrol van updates en nieuwe software.

Vergeet daarnaast niet het belang van bewustwording. Je kunt nog zo’n goede afspraken maken, het grootste risico is de werknemer zelf. Verbinden met gratis (onbeveiligde) wifi, inloggegevens delen via WhatsApp of mail, zomaar een rondzwervende usb-stick inpluggen om de inhoud te bekijken… Veel medewerkers zijn zich niet bewust van de gevaren die dat met zich meebrengt. In het beveiligingsproces is het essentieel gebruikers te trainen en bewust te maken van de risico’s.

#5. Blijf op de hoogte

Er zijn diverse ontwikkelingen gaande die op korte termijn grote invloed hebben op onze manier van werken. Tijdens het Mobile Matters Seminar lichtte trendwatcher Richard van Hooijdonk al een tipje van de sluier. Het internet of things maakt volgens hem ons (werk)leven gemakkelijker door processen te automatiseren, maar bijvoorbeeld ook te zorgen dat je werkplek je voorkeuren onthoudt.

Een andere belangrijke trend is die van de persoonlijke assistent: Google Assistent, Apple’s Siri, Cortana in Windows 10. Allemaal zijn ze erop gericht ons (mobiele) leven aangenamer te maken door prangende vragen te beantwoorden en op het juiste moment relevante informatie te geven. Dit soort artificiële intelligentie (AI) heeft ook de capaciteit om voorspellende analyses uit te voeren op basis van de toenemende stroom informatie (big data) die beschikbaar is in organisaties.

Meer weten?

Benieuwd hoe het mobiele kantoor en de werkplek van de toekomst eruit komt te zien? Meld je dan aan voor het gratis webinar op 18 mei 2017. Verder is een eerste stap om je voor te bereiden op het kantoor van de toekomst mobiel werken implementeren. Weten hoe je dat succesvol doet? Download dan de gratis whitepaper met het stappenplan voor het implementeren van mobiel werken. Er is een versie beschikbaar voor de big bang-implementatie (download hier) en een variant voor de gefaseerde overgang (download hier). Lees ook:

Deel dit bericht met jouw netwerk.
8