Hoe voorkom je dat een medewerker ineens dagen zonder een device zit? En wat doe je als meerdere apparaten het begeven, waardoor je met een flinke kostenpost zit? Arjan van den Oever, Manager Business Development Products & Services bij ARP, vertelt hoe je inzicht kunt krijgen in de lifecycle en kosten van een device.
De meeste organisaties hebben weinig inzicht in de lifecycle en kosten van de devices die hun medewerkers gebruiken. Vaak heb je als IT-afdeling wel enig idee van hoe lang van een device meegaat, maar is dat lastig bij te houden voor het hele bedrijf. Daarom wordt er vaak pas een nieuw device geregeld wanneer de oude echt kapot is.
Dat geldt ook voor plotselinge defecten. Pas wanneer een medewerker aan de bel trekt, zal je als IT-afdeling aan de slag gaan met het probleem. Hierdoor loop je eigenlijk voortdurend achter de feiten aan. Medewerkers moeten langer wachten, waardoor je last krijgt van productiviteitsverlies.
Onverwachte kosten voorkomen
Het kan soms ingewikkeld zijn om in te schatten hoeveel kosten er komen kijken bij het beheer en onderhoud van devices. Volgens Arjan zijn er veel verborgen kosten. “Denk aan de kosten van het laten bezorgen, verschepen en versturen van devices naar de eindgebruiker of naar kantoor.”
“Ook is het vaak lastig te bepalen hoeveel een reparatie kost en moet je de kosten van productiviteitsverlies meerekenen. Als een apparaat aan het einde van de levenscyclus is, moet deze veilig afgevoerd worden.”
Altijd op de hoogte zijn? Meld je aan voor de nieuwsbrief
Het platform Ik Wil Mobiel Werken stuurt jou elke 2 weken een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen. Wil jij geen nieuwe artikelen missen? Meld je dan nu aan.
Meer inzicht in devicekeuze met DaaS
Een slimme manier om deze problemen voor te zijn, is door middel van Device as a Service (DaaS). Dit is een soort abonnementsconstructie waarbij je niet alleen de juiste devices krijgt voor je medewerkers, maar ook het managen en onderhouden uit handen wordt genomen.
Arjan vertelt hoe dit bij ARP gebeurt: “We maken gebruik van persona’s om de juiste devices en randapparatuur aan te bieden aan de eindgebruikers. Doordat we van tevoren weten welke producten we naar welke medewerker hebben verstuurd, hebben we op werkplekniveau inzicht.”
Let op: als IT-afdeling blijf je nog wel verantwoordelijk voor het oplossen van softwareproblemen. DaaS draait alleen om het managen van de hardware.
Hierdoor kan ARP op afstand zien bij welk type medewerker het probleem zich voordoet en hoe vaak het al is voorgekomen. “Als het al een paar keer is voorgekomen, kunnen we dat aangeven bij de werkgever. Misschien werkt de medewerker niet op het juiste product, of is er extra instructie of beveiliging nodig”.
Een defect device snel vervangen
Wanneer je medewerker aangeeft een kapot apparaat te hebben, is het belangrijk om hier zo snel mogelijk vervanging voor te regelen. Bij veel bedrijven wordt het apparaat ingenomen voor reparatie, waardoor de medewerker een tijdje moet duimendraaien of een tijdelijk apparaat krijgt.
In plaats daarvan kun je er ook voor kiezen om het apparaat om te wisselen met een werkend exemplaar, zodat de medewerker gewoon kan doorwerken. Dat kun je zelf doen, maar ook uitbesteden als je werkt met DaaS.
“Wij komen het kapotte apparaat dan uiterlijk de volgende werkdag ophalen om te swappen”, vertelt Arjan. “Als het niet meer te repareren is, voeren we het veilig af, zonder risico op dataverlies en GDPR-proof.”
Van reactief naar proactief beheren
Bij een traditionele manier van devices beheren, reageer je als IT-afdeling over het algemeen reactief op problemen. Doordat de devices bij DaaS continu gemonitord worden, is het mogelijk om proactief te reageren.
Arjan vertelt: “Als wij op afstand al hebben gezien dat er iets in een device kapot is, voordat de medewerker daar last van heeft, maken we een afspraak met de centrale contactpersoon om het apparaat om te wisselen.”
“We kunnen ook detecteren of bepaalde persona’s veel piekbelasting van de devices laten zien. Dan kan het zijn dat deze personen een apparaat nodig hebben met meer rekenkracht. Omdat we kunnen zien hoe het apparaat gebruikt wordt, kunnen we daar advies over geven wat de werkgever nooit had kunnen weten.”
Lees meer
- De impact van IT-diensten uitbesteden op je bedrijf
- DaaS versus zelf apparaten aanschaffen, is dat interessant?
- Werkplek inrichten kantoor: de checklist voor grootzakelijke bedrijven
Altijd op de hoogte zijn? Meld je aan voor de nieuwsbrief
Het platform Ik Wil Mobiel Werken stuurt jou elke 2 weken een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen. Wil jij geen nieuwe artikelen missen? Meld je dan nu aan.
