CYOD bij Waterschap: iPhone of Samsung?

Het Waterschap Brabantse Delta voerde in 2014 Choose Your Own Device in. 550 medewerkers zijn uitgerust met een smartphone en 300 medewerkers gebruiken een tablet naar keuze. ‘De overgang van een simpele Nokia naar een smartphone was voor velen een hele stap.’

‘We moesten allereerst het bestuur overtuigen van de voordelen van Choose Your Own Device (CYOD) voor de bedrijfsvoering. Ook de aanbesteding – we zijn een overheidspartij – nam veel tijd in beslag’, vertelt projectmanager Maarten Snelders.

‘Als ik terugkijk dan duurde het formuleren van het CYOD-beleid, het groen licht krijgen van het bestuur en de aanbesteding veel langer dan de invoering van de apparatuur. Dat was binnen een paar maanden gebeurd/’

iOS of Android

In de aanpak van CYOD besloot het Waterschap zich te beperken tot iOS en Android. ‘Om medewerkers zo goed mogelijk te kunnen helpen, hebben we besloten om het aantal apparaten te beperken. Anders moet onze helpdesk een veelvoud aan apparatuur ondersteunen’, licht Snelders toe.

Medewerkers kunnen kiezen tussen iPhones, 5s, 6 en 6xl (16 of 32 GB geheugen) of de Samsung S5, S5 mini, S5 mini DUO en Aplha en de Samsung Note 4. Samsung S5 mini is het standaard apparaat. Mensen die kiezen voor een iPhone moeten een deel bijbetalen.

Snelders: ‘De cataloguswaarde van de Samsung van ongeveer 350 euro wordt dan op dat bedrag van die nieuwe iPhone in mindering gebracht. Een nieuwe iPhone kost rond de zevenhonderd euro, dus ze betalen ongeveer 350 euro bij.’

In totaal hebben ongeveer zestig mensen gekozen om bij te betalen en een iPhone aan te schaffen. De overgrote meerderheid koos echter het standaardapparaat: de Samsung mini.

De invoering van CYOD bij het waterschap is begeleid door ict-dienstverlener Detron. Snelders: ‘We hebben hen gevraagd een voorselectie te maken van mogelijke mobile device management-oplossingen (MDM).’

‘Alle voorgestelde platforms scoorden goed in het gebruik van de security-functies op de mobiele apparaten. IBM MobileFirstProtect kwam er als beste uit. De user interface (gebruikersschermen red.) is beter, de containerfunctionaliteit is zeer gebruiksvriendelijk en de kosten waren het laagst.

Privé en zakelijk scheiden

Het waterschap heeft de privé en zakelijke omgeving op het apparaat strikt gescheiden. De gebruikte mdm-software deelt het apparaat op in een zakelijke en privé-omgeving. De zakelijke omgeving biedt beveiligde toegang tot e-mail, contactpersonen, agenda, interne documenten en het intranet. Daarnaast zijn er in de zakelijke appstore apps beschikbaar voor de toegang tot specifieke functionaliteiten en systemen.

‘In het verleden kwam het wel een voor dat we de data van een verloren toestel wilden wissen en daarmee ook de privéfoto’s van een medewerker erafhaalden. Dat is nu opgelost door de gescheiden omgevingen.’ Snelders legt uit dat het Waterschap het beheer van een zakelijke omgeving volledig in eigen hand heeft. Het bepaalt welke apps medewerkers in de zakelijke omgeving mogen downloaden via een zakelijke app-store.

E-mail groot risico

Snelders vertelt dat er ook goed is nagedacht over het classificeren van de bedrijfsinformatie. ‘Het is niet zo dat mensen via onze apps sluizen of gemalen kunnen bedienen. De risico’s zitten eigenlijk in hele andere informatie.’

‘Als je de informatie op het apparaat gaat classificeren dan bevatten de zakelijke e-mails de meest bedrijfsgevoelige data. Die berichten kunnen namelijk hele vertrouwelijke informatie bevatten zoals salarisgegevens, contracten of persoonsgegevens.’

Als voorbeeld van processen die door mobiel werken zijn versneld noemt hij de registratie van onderhoud van gemalen en zuiveringen. Onderhoudsopdrachten worden via het mobiele device direct naar de monteurs gestuurd en zij geven ook meteen een terugkoppeling over de uitgevoerde werkzaamheden. ‘Vroeger werden die werkorders handmatig ingeklopt. Ook besparen we flink op het papierwerk.’

Ook rattenvangers zijn mobiel

Hij vertelt dat ook de rattenvangers die het waterschap in dienst heeft steeds meer informatie verzamelen met de mobiele apparaten. ‘Dankzij die data kunnen betere analyses gemaakt worden. Door informatie te koppelen krijgen we bijvoorbeeld inzichten in waar een plaag plaatsvindt en hoe we die het beste kunnen bestrijden.’

De apps van de verschillende diensten zijn ook gekoppeld aan het geo-informatiesysteem van het Waterschap en het Kadaster. Medewerkers in het veld hebben de beschikking tot allerlei informatie en weten bijvoorbeeld direct wie de eigenaar van een bepaald object of stuk land is. Ook informatie over bijvoorbeeld waterstanden wordt veel sneller verwerkt. Volgens Snelders verlopen de processen nu efficiënter en is de datakwaliteit verbeterd dankzij mobiel werken.

Nokia’s

Snelders geeft andere organisaties die met CYOD aan de slag gaan tot slot nog een tip mee. ‘Bij het Waterschap liepen nog relatief veel mensen rond met een Nokia. Voor hen is de overstap naar een smartphone een hele stap. De vele functionaliteiten van het apparaat overviel hen. Die groep had meer moeite met de overstap naar de smartphone dan we vooraf hadden verwacht.’

Snelders heeft gemerkt dat het trainen van eindgebruikers niet zoveel oplevert. ‘Het is vooral belangrijk dat je de support goed op orde hebt zodat je gebruikers op het moment dat ze een vraag hebben direct kan helpen. Dat werkt beter dan een lange training waarin je vertelt hoe het allemaal werkt. Dat blijft niet hangen.’

Lees ook:

 

Of download de gratis whitepaper Kies het juiste mobiele device voor je medewerkers en laat je inspireren.