CYOD en COPE: alternatieven voor Bring Your Own Device

Mobiel werken vereist mobiele devices. Om zoveel mogelijk zeggenschap te behouden over deze  smartphones, laptops en tablets kan een onderneming deze zelf aanschaffen. Door medewerkers inspraak te geven bij dit proces en privégebruik kan hiervoor draagvlak bij de medewerkers worden gecreëerd.

Na het  besluit om mobiel te gaan werken, volgt automatisch de keuze voor de devices die dat mogelijk moeten gaan maken. Daarbij kan simpelweg gebruik worden gemaakt van de reeds bestaande capaciteit.

De meeste medewerkers bezitten tegenwoordig immers wel een geschikte smartphone, en ook tablets en laptops zijn ruim voorhanden. Deze privé devices kunnen met instemming van de medewerkers meestal ook prima worden ingezet voor professionele doeleinden.

Kostenbesparing

Als dat lukt scheelt dat uiteraard fors in de kosten. Zeker als ook onderhoud en zelfs abonnementen en andere bijkomende kosten voor rekening van de medewerkers gaan.

In Amerika geldt dat voor de helft van alle bedrijven die een BYOD-strategie hanteren. Volgens een recent onderzoek door netwerkreus Cisco kan een onderneming op deze manier duizenden euro’s per werknemer per jaar besparen.

Vertrouwd

Het gebruik van de eigen apparatuur heeft daarbij ook als groot voordeel dat de medewerkers daar reeds vertrouwd mee zijn, en de ins en outs van het besturingssysteem kennen.

Er zijn dus geen of minder aanloopproblemen waarbij werknemers tijdelijk langzamer gaan werken of bedrijfsprocessen vastlopen omdat medewerkers problemen hebben met de besturing van hun mobiele device.

CYOD / MBYOD

Toch kiezen lang niet alle ondernemingen voor BYOD. Uit onderzoek door marktonderzoeker IDC blijkt dat zowel bedrijven als werknemers steeds enthousiaster worden over de Choose Your Own Device (CYOD)-variant.

Daarbij maakt het bedrijf een (vaak beperkte) selectie uit het totaal aantal beschikbare mobiele devices, en laat het aan de werknemers om zelf uit deze selectie te kiezen welk device ze voor hun werk willen gebruiken.

In dit verband wordt soms ook wel gesproken over Managed Bring Your Own Device (MBYOD).  Doorgaans komen de aanschafkosten hier ook voor de werknemer, maar soms biedt de werkgever ook een vergoeding aan.

COPE

Er kan ook worden afgesproken dat de werkgever de geselecteerde devices aanschaft, maar dat de werknemers de devices ook privé mogen gebruiken. In dat geval spreken we van  Company-issued, Personally-enabled, oftewel COPE.

Het devicegebruik door de werknemer is bij CYOD en COPE dus identiek. Het opstellen van een lijst met goedgekeurde apparaten is vooral handig om om te gaan met het grote aantal Android-telefoons. Officieel werken die allen met hetzelfde besturingssysteem, maar in de praktijk leggen veel fabrikanten daar een eigen besturingslaag en aparte beveiliging overheen.

Up to date

Belangrijke voorwaarde voor het hanteren van een CYOD dan wel COPE-beleid is dat de IT-afdeling er in slaagt om de lijst met goedgekeurde devices doorlopend up to date te houden.

Gezien het huidige innovatietempo van de diverse mobiele devices is dat geen sinecure. De ervaring leert dat veel medewerkers bijvoorbeeld liefst zo snel willen overstappen op de nieuwste iPhone, terwijl de IT-afdeling daar nog niet klaar voor is.

Beveiligingsissues

Uit het onderzoek van IDC komt naar voren dat beveiligingsissues een belangrijke reden vormen om voor CYOD dan wel COPE te kiezen. Het managen van een groot aantal verschillende mobiele devices kan namelijk gemakkelijk leiden tot beveiligingsrisico’s.

Zo wordt het Android-besturingssysteem gebruikt door veel verschillende smartphone-fabrikanten, die het systeem allen op hun eigen manier hebben aangepast. Elke variant kent daardoor ook zijn eigen specifieke uitdagingen op beveiligingsgebied.

Juridische complicaties

In het geval van verlies, virus of een datalek roept het gebruik van een eigen device ook juridische complicaties op. Wie is er in een voorkomend geval bijvoorbeeld verantwoordelijk? En mag de onderneming zijn ICT-beleid onverkort handhaven op deze privé-apparaten?

Een van de mogelijke maatregelen in geval van diefstal is bijvoorbeeld het op afstand wissen van de inhoud. Dat kan problemen opleveren als het gaat om het privébezit van de betrokken medewerker.

Lees ook: