Succesvol overstappen op CYOD: ‘Mensen willen zelf kunnen kiezen’

Sinds de invoering van Choose Your Own Device (CYOD) kunnen medewerkers van GAC Business Solutions zelf kiezen welke devices ze willen gebruiken voor het uitvoeren van hun dagelijkse werk. Hoe heeft het bedrijf dat ingericht? ‘We lieten iedereen uitgebreid kennismaken met de diverse apparaten en opties.’

Zeker in de ict is offline werken tegenwoordig ondenkbaar; het aantal connected devices (zoals laptops, smartphones, netbooks, tablets/phablets en smartwatches) groeide de laatste jaren explosief.

Dé uitdaging voor ict-managers: op een slimme en efficiënte manier zorgen voor een soepele overgang van een oude desktop- of laptopregeling naar een modern CYOD-beleid.

Flink gegroeid

Een van de bedrijven die hier ervaring mee opdeed is GAC Business Solutions uit Oirschot. GAC levert bedrijfssoftware aan klanten in uiteenlopende branches en mag zich scharen onder de grootste Microsoft Dynamics Partners wereldwijd.

Onder de noemer GAC Global Solutions timmert het bedrijf zelfs internationaal aan de weg. Sinds de oprichting in 1983 is het bedrijf flink gegroeid, schetst Manager ICT Sander Wijnen. ‘Van 15 mensen in de begindagen telt GAC nu zo’n 150 mensen, waarvan 20 in onze nevenvestiging in India.’

Het nieuwe werken omarmen

‘Tot 2011 werd onze ict intern erbij gedaan door enkele consultants. Dat kon ook: de meeste GAC-medewerkers zijn vrij technisch aangelegd, en dus losten ze veel obstakels zelf op. Toch groeide de IT-infrastructuur op een gegeven moment dermate, dat het handiger was om 2 IT’ers vast in dienst te nemen.’

Bovendien omarmde GAC enkele jaren geleden het ‘nieuwe werken’, schetst Wijnen. ‘Anyplace, anytime, anywhere: dat is het uitgangspunt. Medewerkers kunnen alle bedrijfsapplicaties die ze nodig hebben benaderen via een webportal; het enige dat ze nog nodig hebben is een device met een browser en een verbinding.’

Medewerkerstevredenheid verhogen

Devices kennen een vervangingscyclus van 3 jaar. Op een gegeven moment waren zo’n 60 devices – bijna de helft van het totaal – aan vervanging toe, schetst Wijnen. ‘Tegelijkertijd waren we na aan het denken over hoe we de medewerkerstevredenheid op IT-gebied verder zouden kunnen verhogen.’

‘We hanteerden al het Bring Your Own Device-(BYOD)-principe op het gebied van mobiele telefonie, en dat beviel goed. Dat zette ons aan het denken: waarom zouden we mensen niet zelf laten kiezen met welk device ze het liefst willen werken?’

Device overnemen voor symbolisch bedrag

‘Nu we voor zo’n grootschalige vervanging stonden, was dat hét moment om volgens het CYOD-principe te gaan werken. Daarbij spraken we af dat het apparaat eigendom blijft van GAC, maar dat medewerkers het – binnen bepaalde kaders – ook privé mogen gebruiken. Na 3 jaar mogen ze het ‘oude’ apparaat vervolgens overnemen voor het symbolische bedrag van 1 euro.’

Functieprofielen opstellen

Op het gebied van hardware was HP binnen GAC altijd de ‘hofleverancier’, vertelt Wijnen. ‘Uitgangspunt bij CYOD was dat we medewerkers een zo groot mogelijke keuzevrijheid zouden bieden.’

‘We besloten het daarom als volgt aan te pakken. Eerst stelden we, in samenspraak met onze vaste IT-partner ACES Direct, 4 functiecategorieën vast waarin we alle medewerkers indeelden. Een ontwikkelaar stelt nu eenmaal andere eisen aan zijn device dan een receptiemedewerker.’

Medewerkers kiezen device

‘Aan elke functiecategorie koppelden we vervolgens een bepaald budget. Op basis daarvan stelden we per functiecategorie een standaardpakket samen van een passend device van HP, inclusief accessoires.’

‘Medewerkers kregen vervolgens de keuze: ze konden óf kiezen voor het door ons samengestelde standaardpakket, of ze stelden zelf een combinatie van device plus accessoires samen. Dat mocht ook device van een ander merk zijn.’

‘In dat laatste geval betaalden medewerkers, al naar gelang de specifieke configuratie van hun device, een bepaald bedrag bij. Ook konden ze een eventuele meerprijs laten verrekenen met hun verlofsaldo.’

Demodag georganiseerd

Uiteindelijk kozen verreweg de meeste medewerkers voor een HP-device. In de aanloop naar het keuzemoment organiseerde ACES Direct wel eerst een in house demodag, vertelt Wijnen. ‘Mensen willen toch graag weten wat ze precies kiezen. Daarom lieten we iedereen uitgebreid kennismaken met de diverse apparaten en opties.’

‘Tegelijkertijd hebben we er bewust voor gekozen om het aantal beschikbare standaardopties – in termen van zaken als processorkracht, geheugen en accessoires – ook weer niet té uitgebreid te maken. Voor je het weet zien mensen door de bomen het bos niet meer.’

Demodag CYOD
De opstelling van de in house demodag bij GAC Business Solutions.

Afhandeling via speciale portal

Een door ACES Direct beheerde portal speelt een centrale rol binnen CYOD bij GAC, schetst Wijnen. ‘Daarop kunnen medewerkers de verschillende opties uitgebreid bekijken. Mensen die eenmaal hun keuze hebben gemaakt, kunnen die – na goedkeuring door onze HR-afdeling – via de portal doorgeven. ACES Direct zorgt vervolgens voor de afhandeling van de order en de uitlevering richting de betreffende medewerker.’

Defecte apparaten en uit dienst

Defecte apparaten worden terug ingenomen en zo snel mogelijk geretourneerd, vervolgt Wijnen. ‘In de tussentijd krijgen medewerkers een laptop te leen, zodat ze via onze webportal toch gewoon kunnen werken.’

‘Ook medewerkers die nog in hun proeftijd zitten, krijgen zo’n leendevice. En medewerkers die binnen de looptijd van 3 jaar uit dienst gaan, mogen een HP-device bij ons achterlaten óf – tegen betaling van een restbedrag – overnemen. Dat laatste is sowieso verplicht voor mensen die gekozen hebben voor een device van een ander merk.’

Interne proces goed bewaken

Inmiddels werkt GAC alweer een tijdje naar tevredenheid volgens het CYOD-principe. Wat zou Wijnen willen meegeven aan organisaties die eenzelfde stap overwegen? ‘Zorg ervoor dat je het interne proces goed bewaakt. In het begin bestelden medewerkers – al dan niet bewust – nog wel eens een device zonder eerst ruggenspraak te hebben gehouden met HR. Dat kan nu niet meer.’

‘En verder is het, zoals ik al aangaf, belangrijk om het aantal standaardkeuzes beperkt te houden. Mensen die zelf willen kiezen kunnen dat, maar dat hóeft dus niet. Zo bied je voor iedereen wat wils, zonder het nodeloos ingewikkeld te maken. En laat dat nou precies zijn waar het bij CYOD om draait.’

Bewaren

Bewaren