Past jouw bedrijf in een smartphone?

Of het nu gaat om uren bijhouden, administratie-, marketing- of HR-vraagstukken. Een bedrijf runnen kan tegenwoordig prima zonder computer. Welke tools heb je nodig om mobile-only te werken?

2016 wordt het jaar van mobile-only. Steeds meer bedrijven richten hun pijlen op mobiel verkeer en meer en meer functies en technologieën zijn nu al of binnenkort alleen te gebruiken op mobiele devices.

Driekwart van de bedrijven ziet de toegevoegde waarde van het integreren van zakelijke mobiele apps of softwaretools in hun bedrijfsvoering, zo bleek uit onderzoek van Canvas in 2015.

Mobile-only

Maar is het echt mogelijk om zonder computer je bedrijf te runnen, dus volledig mobile-only? Een overzicht van taken die allemaal mobiel kunnen worden uitgevoerd:

1. Bestanden delen en opslaan

Bij mobile-only gaat het vooralsnog vooral om zeer praktische zaken als inspecties, werkorders, checklists, onderzoeken, facturatie, voorraadbeheer en de opslag en beheer van bestanden. Apps als Dropbox, Google Drive en Box zijn bijvoorbeeld al redelijk gemeengoed binnen organisaties om bestanden te delen en online op te slaan.

2. Aantekeningen maken

Aantekeningen maken bij vergaderingen, brainstorms en andere werkmeetings doen we niet meer met pen en papier, maar op onze tablet of smartphone met apps als Evernote, Drafts en Google Keep. En uiteraard ook de speciaal daarvoor ontwikkelde tablets, waardoor de op papier geschreven notities direct digitaal worden opgeslagen.

3. Projecten beheren

Voor projectmanagement hoef je ook niet per se bij elkaar te komen op kantoor. Via programma’s en apps als Trello of BaseCamp houd je op je smartphone of tablet overzicht op de to-do’s, relevante documenten en wie wat wanneer doet.

4. Online marketing en sales bedrijven

Ook online marketing verlegt haar focus steeds meer richting mobile-only. Ruim de helft van de bedrijven beheert bijvoorbeeld haar CRM al in de cloud, waardoor je ook met mobiele devices snel bij klantinformatie kunt komen.

Handig om snel de laatste stand van zaken in te zien, waar kansen liggen of voor een salesgesprek te checken of er nog problemen zijn die besproken moeten worden. Bijna de helft van hen doet dat via Salesforce, maar er zijn talloze andere diensten, zoals PerfectView of Maximizer.

5. Boekhouding bijdoen

Ook voor de boekhouding hoef je niet meer naar kantoor. Er is een ruim aanbod aan online administratiepakketten in de cloud, die je vanaf iedere willekeurige plek kunt beheren. Van het beheren van je bankrekening tot aan het debiteuren- en crediteurenbeheer, het is allemaal op je smartphone te beheren. Van grotere pakketten als Exact, tot meer op kleinere ondernemers gerichte pakketten als MoneyMonk.

6. HR-taken uitvoeren

Een belangrijke kapitaal in je bedrijfsvoering zijn natuurlijk je mensen. Ook voor personeelsmanagement en HR kun je vertrouwen op je smartphone of tablet. Het aantal systemen en apps die managers en HRM’ers kunnen gebruiken om de vinger aan de pols te houden bij medewerkers groeit. Zo zijn er uiteraard apps om het ziekteverzuim bij te houden, zoals Absentiemanager of Verzuimapp.

Maar wat te denken van de app van het Nederlandse The OppCompany? Deze peilt doorlopend hoe medewerkers denken over organisatievraagstukken en vraagt hen tegelijkertijd oplossingen aan te dragen. Omdat ze het op hun blackberry of iPad gebruiken, zullen werknemers het meer gebruiken dan op een desktop is de gedachte. Juist ook buiten kantooruren.

7. Uren en kilometers registreren

Verder zijn er verschillende apps te vinden die medewerkers helpen hun uren en kilometers te registreren, zoals Toggl (urenregistratie) of Easy Rit. Wil je weten of en welke werkplekken beschikbaar zijn op kantoor? Dan is er bijvoorbeeld de App FlexWhere.

En zo zijn er tal van andere zaken die digitaal gereserveerd kunnen worden. Denk aan vergaderruimtes, deelauto’s en apparaten. Overal is wel een app voor te vinden.

8. Persoonlijke assistent

Als je niet meer naar kantoor hoeft te komen voor de administratie en het uitwerken van de salesgesprekken, heb je nog wel bepaalde ondersteuning nodig. Maar ook daar zijn apps voor. Zo zijn er apps die je kunt inzetten als persoonlijke assistent.

Zo’n app laat al je afspraken uit je agenda zien, de mensen met wie je samenwerkt en de documenten waarin je samenwerkt. Het geeft je slimme notificaties om je te helpen herinneren aan afspraken en deadlines. Het enige wat je nog zelf moet regelen is je kopje koffie.

9. Printen

Ook printen kan mobiel. HP rustte een aantal jaren geleden printers al uit met de ePrint-service. Met de bijbehorende app kun je overal vanaf je telefoon printen. Zowel naar je printer op kantoor als naar publieke locaties waar een HP-printer staat. Van een benzinepomp zijn tot de boekhandel om de hoek. Handig als je vlak voor je afspraak nog even iets wilt printen.

Kortom, een mobile-only strategie is zeker niet onmogelijk. Voor de basic-werkzaamheden kunnen je printer en computer in ieder geval al de deur uit.

Lees ook: