Deze vergaderruimtes zorgen voor een verhoogde productiviteit

Wil je de productiviteit van je werknemers verhogen? Dan is het belangrijk om aandacht te besteden aan het type vergaderruimtes op kantoor. In dit artikel leggen we uit welk soort ruimtes er zijn, waar ze voor dienen en welke functionaliteiten ze moeten bevatten.

Nu thuiswerken bij steeds meer bedrijven ook op de lange termijn mogelijk is, krijgt het kantoor een andere functie. Het wordt een ontmoetingsplek. En daar horen – nog meer dan voorheen al nodig was – vergaderruimtes bij.

Vergaderruimtes in verschillende maten

Voor de meeste organisaties is één vergaderruimte niet voldoende, maar hoe groot moeten de verschillende ruimtes dan zijn? Soms wil je samenkomen met het hele bedrijf, soms met een klein team. Het is dan ook prettig om vergaderruimtes te hebben in verschillende maten, die passen bij verschillende soorten meetings.

Bij het nieuwe kantoor van HP hebben deze ruimtes ook eigen persona’s, van kleine naar grote meetingruimtes. Je kunt via handige schermen de beschikbaarheid van een ruimte checken en direct boeken.

Videoconferencing op kantoor

Tegenwoordig werken steeds meer mensen op afstand, bijvoorbeeld thuis, onderweg of op een flexwerkplek. Hierdoor zijn er ook minder mensen op kantoor tijdens vergaderingen en wordt er meer gebruikgemaakt van videoconferencing. Wist je dat je de vergaderruimte hier ook op kunt inrichten? Denk bijvoorbeeld aan camera’s, speakers en richtmicrofoons.

Er zijn ook speciale tools op de markt om je vergadering zo soepel mogelijk te laten verlopen. De HP Elite Slice is een soort mini-desktop die je kunt neerzetten in de vergaderruimte. Je kunt er on-demand mee bellen, deelnemers toelaten in de vergadering en content delen. Benieuwd hoe dat werkt op het kantoor van HP? Lees er hier alles over.

De huddle room: bijzonder comfortabel

Een speciaal type kleine vergaderruimte is de huddle room. Deze naam komt van het Engelse to huddle up. Dit betekent dat teams bij sportwedstrijden even samenkomen om de strategie te bespreken.

Dat is ook het idee van een huddle room: snel bij elkaar komen om te sparren over plannen en ideeën. Vaak zijn de ruimtes ook wat informeler ingericht, bijvoorbeeld met banken en comfortabele stoelen.

Kies je voor belhokken?

Het belhok is een extra kleine vergaderruimte voor één persoon. Zoals de naam al zegt, is het voornamelijk geschikt om in te (video)bellen. Vaak zien deze belhokken eruit als een soort telefooncellen en zijn ze erg goed geïsoleerd.

Medewerkers kunnen bijvoorbeeld kiezen voor een belhok wanneer ze een (video)call hebben die niet voor de oren van collega’s bestemd is, of wanneer ze anderen niet willen storen. Door te kiezen voor een belhok, houden ze niet onnodig vergaderruimtes bezet.

De presentatieruimte

Wanneer een van je medewerkers een training of presentatie geeft, is het fijn om een ruimte te hebben met een klassikale opstelling. Zo heeft iedereen goed zicht op wat er voorin de ruimte gebeurt. Uiteraard is hier een grote display of beamer voor nodig.

Zorg ervoor dat de mensen achterin de zaal het ook kunnen volgen. Afhankelijk van de ruimte kun je ervoor kiezen om te werken met microfoons.

Tip: een inspirerende vergaderruimte

Welke vergaderruimtes je ook hebt binnen je organisatie, het is belangrijk om ze inspirerend te maken. Niets is zo saai als een kale witte ruimte met zwarte stoelen. Maak liever gebruik van wat kleur en bijzondere materialen als kurk en planten.

Zorg ook voor voldoende licht in je meetingrooms, dit is cruciaal om je medewerkers gefocust te houden. Benieuwd hoe je een vergaderruimte nog inspirerender kunt maken? Bekijk deze vijf tips.

Lees ook