Dit zijn de meest gemaakte fouten bij aanschaf van mobiele devices

Nieuwe mobiele devices uitzoeken voor je medewerkers zorgt steeds vaker voor keuzestress. Ga je voor een laptop, tablet of een 2-in-1? Moet het device beschikken over een touchscreen, stylus of spraakbesturing? En hoe zit het met het beveiligen en managen van al die devices?

Tom Berends van H&R Business IT Solutions helpt werkgevers met keuzestress. Deze HP-partner ondersteunt bedrijven bij specifieke projecten, beheertaken en het inrichten van de volledige IT-omgeving. Van Koninklijk Theater Carré en Bieze Food Group tot mediaproducent United: allemaal hebben ze inmiddels moderne infrastructuur en (mobiele) werkplekken die door H&R zijn geleverd en worden beheerd.

H&R gaat verder dat het traditioneel ‘dozen schuiven’, vertelt Berends. ‘Denk aan een dead on arrival-check, uitgepakt leveren, installatie op locatie en de afvoer van verpakkingsmateriaal. Maar voordat je zover bent, moet je de businessbehoefte helder krijgen.’

‘We gaan niet productspecifiek het gesprek aan, maar kijken eerst naar de behoeften en bepalen wat voor invloed die hebben op de ICT-omgeving. Te vaak wordt nog gekeken naar wat de klant nu aan ICT heeft staan, maar legacy moet niet leidend zijn bij een overstap op mobiel werken.’

Gebrek aan inspraak

Een veelgemaakte fout is dat de ICT-afdeling voor de rest van het bedrijf bepaalt welke (mobiele) devices er komen, aldus Berends. ‘Meestal hebben de medewerkers die uiteindelijk met de nieuwe hardware aan de slag moeten weinig inspraak. Er wordt gekozen voor een ‘one size fits all’-aanpak, wat kan leiden tot weerstand op de werkvloer. Het is heel waardevol om werknemers juist te laten meebeslissen over welke devices er komen.

Een salesmanager die veel onderweg is en presentaties geeft, is eerder gebaat bij een superlichte convertible met een lange accuduur zoals de HP Elite Dragonfly. Voor een grafisch ontwerper is portability minder van belang: die werkt liever met een (zwaardere) workstation met een krachtige processor en videokaart. Geef je beide werknemers hetzelfde device, dan zal in ieder geval eentje ongelukkig zijn.’

Onderzoek behoeftes van werknemers

Berends ziet hardware als een belangrijke secundaire voorwaarde. ‘We horen vaak dat werknemers klagen over verouderde hardware. In sommige gevallen leidt dat zelfs tot verloop. Ons advies: neem klachten serieus en probeer te achterhalen waar je personeel waarde aan hecht. Voor jonge werknemers is dat bijvoorbeeld design, draagbaarheid en accuduur. Dat zijn zaken waar je als bedrijf relatief gemakkelijk in kan faciliteren, zodat je mensen in ieder geval niet daarom weglopen.’

Om achter de behoeftes op de werkvloer te komen, kun je twee dingen doen. ‘De eerste optie is om de verschillende gebruikersgroepen in kaart te brengen – hoeveel mobile trailblazers, office navigators en creatieve pro’s heb je bijvoorbeeld – en te kijken naar hun kenmerken en wensen. Vervolgens kijk je welke devices daar goed bij aansluiten.

Een andere goede optie is het organiseren van een middag voor medewerkers om verschillende demo-modellen op de werkvloer te testen. Dat geeft je meteen de mogelijkheid om door te vragen en de gebruiker te leren kennen.’

Geen extra ondersteuning

Werkgevers moeten nagaan hoe belangrijk de mobiele werkplek is voor hun personeel, vervolgt Berends. ‘Een veelgemaakte fout is dat vaak niet wordt nagedacht over support en extra diensten zoals onsite support. Valt de computer bij de receptie uit, dan is dat meestal niet zo’n ramp. De werknemer kan doorgaans verder op een desktopcomputer of een voorlopermodel dat je nog op de plank hebt liggen.’

Een workstation is minder gemakkelijk te vervangen. Mis je die drie of vier dagen omdat hij ter reparatie opgestuurd moet worden, dan heeft dat serieuze gevolgen voor de productiviteit. Berends: ‘Daarom raden wij werkgevers aan een Care Pack met onsite support af te sluiten, zodat apparatuur nog de volgende dag op locatie wordt gerepareerd. Natuurlijk zijn daar kosten aan verbonden, maar ga maar na wat het kost als je belangrijkste medewerkers dagenlang niets kunnen doen.’

Beperkte security-features

Ook beknibbelen op security-features is volgens Berends een slecht idee. ‘Personeel werkt steeds vaker onderweg met privacygevoelige informatie. Het is de moeite waard om voor hun producten te zoeken die op dit vlak iets extra’s bieden. Denk aan biometrisch inloggen, een ingebouwd privacyfilter dat voorkomt dat pottenkijkers kunnen meekijken, of een technologie als Sure Start die BIOS-aanvallen kan afslaan. Dit soort beveiligingsmaatregelen voegen veel toe en de gebruiker merkt er niets van!’