Hoe creëer je de beste flexibele werkplek?

Bij mobiel werken heb je niet meer een ‘eigen’ bureau, maar flexplekken. Je kunt zowel op kantoor als thuis en onderweg gebruikmaken van een flexibele werkplek. Hoe werkt dat? Lees hier alles wat je moet weten over flexwerkplekken.

Wat is een flexibele werkplek?

Bij mobiel werken hoort dat je als medewerker (deels) zelf bepaalt waar en wanneer je werkt. Je werkt dus tijd- en plaatsonafhankelijk. Een flexibele werkplek is een plek waar je een dag of een paar uurtjes gaat zitten om bepaalde taken uit te voeren.

Flexplekken kunnen op je eigen kantoor zijn, maar ook in externe gebouwen. In dat laatste geval betaal je meestal voor de tijd die je de plek gebruikt. Er zijn ook veel koffietentjes waar je gratis kunt flexwerken, maar daar zijn vaak minder faciliteiten. Ook de thuiswerkplek is feitelijk een flexibele werkplek.

Waarom gebruikmaken van een flexwerkplek?

Het is steeds makkelijker geworden om flexibel te werken. De desktop is steeds meer uit de gratie geraakt en internet is vrijwel overal beschikbaar. Bovendien zijn er veel tools en apps beschikbaar waarmee op afstand werken makkelijker wordt.

Documenten staan in de cloud, een chat-app maakt kort overleg tussen collega’s mogelijk en dankzij videobellen lijkt het alsof je live vergadert.

Voordelen flexwerken

Er staat je medewerkers dus niets in de weg om te kunnen flexwerken. Het niet vastzitten aan een bureau heeft zo zijn voordelen. Verschillende taken vragen namelijk om verschillende soorten werkplekken.

Bijvoorbeeld de stilteruimte om gefocust aan dat rapport te werken of de kantoortuin om gezamenlijk met je projectteam de laatste loodjes af te werken. Of thuis, om ‘s middags de kinderen op te kunnen halen.

De volgende dag is een flexplek langs de snelweg het meest praktisch, omdat je medewerker dan een paar uur effectief kan werken tussen twee afspraken door.

Hoe creëer je de juiste flexplekken (voor je werknemers)?

Veel bedrijven die overstappen op mobiel werken pakken ook de werkvloer (gefaseerd) aan. Kantoortuinen, belhokken, stiltezones en brainstormkamers zijn veelvoorkomende termen in dit soort nieuwe kantoren.

Het is belangrijk om vooraf goed uit te zoeken welke taken de verschillende werknemers uitvoeren en hoeveel behoefte er is aan welk soort ruimtes. Niets zo vervelend als wanneer er te weinig vergaderruimtes zijn en werknemers daardoor op dagelijkse basis met klanten in de kantoortuin moeten vergaderen. Ook niet effectief voor de overige werknemers overigens.

Mobiel werken in de praktijk

Zijn er al collegabedrijven overgestapt op mobiel werken? Neem dan eens een kijkje bij hen op kantoor en vraag wat ze anders zouden doen als ze het kantoor weer opnieuw zouden inrichten.

Deze best practices zijn waardevol om de ideale mix van flexibele werkplekken in te richten bij jou op kantoor.

Vergeet ook niet de ontmoetingsruimtes (vaak in de buurt van het koffieapparaat) mee te nemen in je plan van aanpak.

Want doordat werknemers ook steeds vaker buiten de deur werken, krijgt kantoor steeds meer de functie van een ontmoetingsplek.

Is een thuiswerkplek ook een flexplek?

Ja, eigenlijk wel. Je bent als werkgever dan ook verplicht ervoor te zorgen dat de werkplek aan een aantal ergonomische eisen voldoet. Is dat niet het geval? Dan kun je aansprakelijk worden gesteld wanneer een werknemer ziek wordt door een slechte thuiswerkplek.

Bespreek met medewerkers die regelmatig thuiswerken waar een goede thuiswerkplek aan moet voldoen en wijs ze op de risico’s.

Hoe kies je externe flexibele werkplekken uit?

De werkplekken op kantoor aanpakken en thuiswerken faciliteren is al een goede stap naar mobiel werken. Maar je kunt nog een stap verder gaan door flexplekken op locatie aan te bieden. Even werken in een andere omgeving bevordert de creativiteit.

Soms is het ook gewoon vooral praktisch. Als je werknemers veel onderweg zijn, kunnen ze die paar uur tussendoor beter op een flexibele werkplek in de buurt werken dan eerst helemaal naar kantoor moeten rijden.

Externe flexwerkplek kiezen

Het aanbod van flexwerkplekken op locatie is enorm. Hoe kies je hierin de meest handige en beste optie voor jouw werknemers? Prijs en locatie zijn uiteraard belangrijke factoren. Houd ook rekening met de extra faciliteiten, de flexibiliteit (kun je op ieder gewenst moment daar werken, ook last minute?) en de sfeer.

Welk type bedrijven en ondernemers werken er vooral? Zie je mogelijkheden qua netwerk voor je bedrijf? Is het bijvoorbeeld een bron voor samenwerkingen, potentiële klanten of nieuwe medewerkers?

Waar moet je op letten als je werknemers flexplekken aanbiedt?

Om flexwerken tot een succes te maken is het belangrijk afspraken vast te leggen. Dat is nodig om mobiel werken echt tot een succes te maken. Zie het als spelregels zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is. Zoals:

  • Bereikbaarheid: hoe weet je waar iemand is en of hij of op afspraak, te storen of juist vrij is? Tip: gebruik bijvoorbeeld een chattool waarop mensen kunnen aangeven of ze ‘bezet’ of ‘beschikbaar’ zijn. Het is ook handig om medewerkers toegang tot elkaars online agenda te geven.
  • Communicatie-etiquette: wanneer pak je de telefoon en wanneer stuur je een mail? Waarvoor las je een vergadering in en wanneer spreek je face-to-face af? Tip: voorkom dat werknemers voortdurend uit hun concentratie gehaald worden. Stel ook regels op voor het laagdrempelige, maar wel afleidende, chatten.
  • Werkplek claimen: door iedere dag ergens anders te gaan zitten, is er meer interactie tussen verschillende collega’s. Dan moet je alleen wel voorkomen dat werknemers een flexplek claimen en zo alsnog vaste werkplekken creëren. Tip: zeker de kleinere (vergader)ruimtes zijn vaak populair. Maak deze beschikbaar op inschrijving.

Lees ook: