Mobiel werken in het nieuwe HP-kantoor in Nederland

Het nieuwe HP-kantoor in Nederland is geen standaard kantoortuin. Het bedrijf heeft er alles aan gedaan om het gebouw en de inrichting zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de wensen en mogelijkheden van nu. Wat kunnen we daarvan leren?

Pieter Schouten is IT Workplace Consultant bij HP, hij vertelt: ‘Voor ons nieuwe kantoor hebben we gekeken naar trends op macro- en microniveau.’ HP heeft een aantal wereldwijde trends geïdentificeerd, de zogenoemde HP Megatrends:

  • Urbanisatie, verstedelijking
  • Een veranderend medewerkersbestand
  • Globalisatie
  • Versnellende innovatie

Tegelijkertijd ziet het bedrijf op microniveau dat:

  • De filedruk in Nederland toeneemt
  • Veel mensen richting de randstad trekken
  • De stikstofuitstoot in ons land enorm is
  • Het werkloosheidscijfer het laagste ooit gemeten is: 3,3%.

Productiviteit, aantrekkingskracht en duurzaamheid staan dus centraal, vertelt Schouten. ‘Op basis van deze thematieken hebben we een nieuw kantoor gekozen.’

Een duurzaam kantoor

Het nieuwe HP-kantoor is niet speciaal voor HP gebouwd, het pand werd in 2010 neergezet voor Esprit. ‘Zij hebben het toen al erg energie-zuinig gemaakt’, vertelt Pieter. ‘Wij willen het graag nog verder verduurzamen. Bijvoorbeeld door het filteren van de lucht en het verwarmen en koelen door middel van een Aquifer thermal energy storage system met het water van een meertje uit de buurt.’

‘Daarnaast scheiden we afval en besparen we energie en water. Zelfs het geluid van buiten én binnen wordt gedempt. We willen graag de BREEAM excellent award behalen, dit is een certificaat voor duurzame kantoren die aan specifieke voorwaarden voldoen.’

Het nieuwe duurzame HP-kantoor draagt bij aan de duurzaamheidsdoelen die HP zichzelf oplegt. Bijvoorbeeld:

  • 100% vernieuwbare energie in 2035 (Global goal)
  • 60% minder uitstoot van broeikasgassen in 2025
  • Wereldwijd 15% minder verbruik van zoet water in 2025

Productiever werken in het nieuwe HP-kantoor

Bij de inrichting van het nieuwe kantoor is gekeken hoe mobiel werken nog meer tot zijn recht komt. ‘We hanteerden al een flexibel werken-strategie, maar op ons nieuwe kantoor kunnen we dit nog beter faciliteren’, zegt Schouten. ‘Op het nieuwe HP-kantoor wordt gewerkt met docking displays, waardoor medewerkers overal kunnen zitten waar ze willen. Door hun laptop aan te sluiten op de display, hebben ze direct een volledige werkplek.’

‘Daarnaast werken we met slimme zit-sta-bureau’s die je met een app kunt instellen. Iedere medewerker heeft nu ook standaard twee schermen. Hierdoor hebben we 35% meer productiviteit bereikt. Ook zijn de bureaus voorzien van een monitorarm: de Human scale arm M8.1. Dit is een designarm waarmee je monitors afzonderlijk van elkaar kunt bewegen. Je kunt ze zelfs een kwartslag draaien, handig voor medewerkers die veel in A4-formaten werken.’

Maar niet alleen op kantoor is het prettig werken, ook aan de thuiswerker is gedacht, aldus Schouten. ‘Thuiswerken is bij HP een essentieel onderdeel van de werkplekstrategie. De Home Office – ook wel de HP Hoffice genoemd – bestaat uit een HP E24d Dock Display, een HP Business Slim Mouse and Keyboard en de HP Stereo USB-headset.’

Technische verbeteringen per persona

In het nieuwe kantoor is rekening gehouden met de verschillende persona’s die werkzaam zijn bij HP. Zo wordt in behoefte van verschillende typen medewerkers voorzien: de Mobile Trailblazer, Office Navigator, Creative Pro, Power User en Frontline Hero. Voor elke persona is bepaald welke devices het beste passen bij hun manier van werken.

Mobile Trailblazer

Specs Mobile Trailblazer:
• Intel Core i5-U vPro óf AMD Ryzen Pro 5-U processor
• 8GB RAM geheugen
• 256GB NVME SSD
• 400 Nits Full HD scherm
• HPs14 14inch extra mobiel scherm

De medewerkers die onder deze persona vallen, werken met een device dat lichtgewicht en ultradun is, lang meegaat op de accu en ook als tablet te gebruiken is. Ze maken gebruik van een convertible: de Elitebook x360 1030, of een detachable: de Elite x2. Allebei licht en superdun en ze laden snel op. Binnen een half uur zijn ze minimaal tot de helft opgeladen.

‘Bij deze producten maken we gebruik van multifactor authenticatie: biometrische inlogmethodes als vingerafdrukscans en gezichtsherkenning, eventueel gecombineerd met een pincode’, vertelt Schouten. Deze persona kan eventueel voorzien worden van een HP USB-C Power Bank om onderweg op te laden. Of de werknemers krijgt bijvoorbeeld een 4G LTE-verbinding middels een simkaart om altijd en overal connected te zijn.

Verder kan een tweede mobiel scherm aangekoppeld worden, zoals de HP s14. Dit is een 14inch scherm dat geen losse voeding nodig heeft, hij gebruikt stroom van de laptop via USB-C. Het extra scherm zorgt voor meer productiviteit en kan additioneel ingezet worden om presentaties op te geven.’

Office Navigator

Specs Office Navigator:
• Intel Core i5-U vPro óf AMD Ryzen Pro 5-U processor
• 8GB RAM geheugen
• 256GB NVME SSD
• 400 Nits Full HD scherm
• HP E243d (24inch) Full HD Dock Monitor + HP E243 (24inch) Full HD Monitor óf HP E243p (24inch) met privacy monitor

De Office Navigator werkt met de Elitebook 800 serie: de 830 met 13,3inch scherm, de 840 met 14inch scherm of de 850 met 15,6inch design. De laatstgenoemde wordt ook geleverd met een numeriek toetsenbord. Dit is voor sommige rollen echt een musthave, met name voor de financiële medewerkers.

Dit type medewerker werkt graag met een tweede scherm, zodat hij snel tussen diverse documenten en/of programma’s kan schakelen. Voor die situaties is er de eerder genoemde docking display in combinatie met een extra 24 inch scherm.

Schouten: ‘De medewerker mag zelf kiezen welk type het beste bij hem of haar past. Mensen die veel vanuit huis werken, hebben vaak de voorkeur voor een groot apparaat. Naast notebooks met Intel bieden we ook AMD-mogelijkheden aan: de Elitebook 735, 745, 755. Het enige verschil met de 800-serie is de processor.

Creative Pro

Specs Creative Pro:
• Intel Core i7-H vPro processor
• 32GB RAM geheugen
• 1TB NVME SSD
• 400 Nits 4K UHD Dreamcolor scherm
• Nvidia Quadro 4GB grafische kaart
• HP S430c (43inch) curved monitor

De Creative Pro maakt gebruik van de HP Z-book studio. Dit is de mobiele variant van een workstation. Deze persona maakt gebruik van een HP s430c 43inch curved beeldscherm. Dit wordt gecombineerd met een Dreamcolor scherm om kleurechtheid te garanderen.

Naast extra veel geheugen om de zwaardere programma’s te ondersteunen, heeft de Creative Pro vaak ook behoefte aan een extra groot scherm om bijvoorbeeld opmaakdetails goed te kunnen bekijken. Daarvoor is er op kantoor een groot 43inch scherm.

Power User

Specs Power User:
• Intel Core i7-H vPro processor
• 32GB RAM geheugen
• 1TB NVME SSD
• HP S430c (43inch) curved monitor

De Power User heeft behoefte aan extra CPU-vermogen en maakt daarom gebruik van de HP Z-book 15. Deze persona maakt net als de Creative Pro gebruik van het HP s430c 43inch curved beeldscherm. Dankzij dat extra grote scherm heeft de Power User een goed overzicht op alle documenten waar hij tegelijkertijd mee werkt en kan hij snel verschillende gegegevens vergelijken.

Frontline Hero

Specs Frontline Hero:
• Intel Core i5-U vPro óf AMD Ryzen Pro 5-U processor
• 8GB RAM geheugen
• 256GB NVME SSD
• 34inch curved scherm

De Frontline Hero maakt gebruik van een alles in één device: de HP Elite One 1000. Alles wat de gebruiker nodig heeft zit in het scherm en de voet.

 

Het nieuwe vergaderen bij HP

Naast dat de werkplekken én devices zijn afgestemd op de persona’s, is er in het nieuwe HP-kantoor ook rekening gehouden met de verschillende soorten vergaderbehoeftes. Schouten: ‘We hebben veel verschillende meeting ruimtes: klein, medium, groot en mega. Hier hebben we ook weer eigen persona’s voor gecreëerd, van kleine naar grote meeting ruimtes. Via handige schermpjes kun je meteen de beschikbaarheid checken en een ruimte boeken. Dit werkt overal in het pand hetzelfde.’

Bij HP werken veel mensen flexibel, hierdoor zijn bij vergaderingen vaak niet alle deelnemers in de fysieke ruimte. ‘Alle meeting ruimtes werken met draadloze technologie’, aldus Schouten. ‘Als je binnenkomt, kun je meteen starten met je vergadering. Zoom Rooms is de videoconferencing standaard binnen HP. Daarnaast zijn we ook in staat om via Microsoft Teams vanaf de laptop conference calls te organiseren, al is onze meetingruimte-infrastructuur daar niet voor ingericht.’

Een overzicht van de soort vergaderruimtes bij HP en de bijbehorende accessoires:

Aantal personen Device Extra’s
Kleine ruimte Tot 4 HP Collaboration PC voor Zoom Rooms en één 55inch Display HP LD5535. Digital Signage Displays.
Middelgrote ruimte Van 4 tot 8 HP Elite Slice G2 voor Zoom Rooms. Combineren met verschillende producten als de Logitech Meetup: een camera en speaker in één. (55inch display – HP LD5535).
Grote ruimte Van 8 tot 14 HP Elite Slice voor Zoom Rooms. Gecombineerd met Logitech Rally + : een grote camera met twee speakers ernaast en extra microfoons op tafel en twee 65inch displays.
Mega ruimte Meer dan 14 Custom setup van Zoom Rooms met twee 85inch schermen. Gecombineerd met externe camera’s die ook kunnen volgen, richtmicrofoons in het plafond en externe speakers in het plafond.

Futureproof kantoor

Kortom, het nieuwe HP-kantoor in Amstelveen is dankzij bovenstaande oplossingen futureproof en geschikt voor alle persona’s die in dit bedrijf werken. Dat komt de productiviteit zeker ten goede.