Het nieuwe werken: werken op kantoor sinds maart 2020

Sinds maart 2020 zijn we en masse gaan thuiswerken. Voor sommigen erg vervelend, anderen zijn eigenlijk wel blij met de verandering. Nu de maatregelen versoepeld zijn, rijst de vraag: wat is nog de functie van het kantoor en hoe werkt dat dan?

Rob Idink, Managing Director van HP Nederland, vertelt over de voordelen die het thuiswerken begin 2020 met zich meebracht. ‘Door het thuiswerken is de CO2-uitstoot gedaald, er waren geen files en overvolle treinen, en medewerkers konden zelf hun dag beter indelen wat de werk-privébalans ten goede kwam.’

Als we weer naar kantoor mogen, is het nog maar de vraag of iedereen wel terug wil naar de oude situatie. Idink: ‘Het is nu belangrijk om na te denken op welke punten we enerzijds deze plotselinge verandering vast kunnen houden, en anderzijds kunnen kijken naar de nieuwe werkplek. Zoals het standaard invoeren van één of meerdere thuiswerkdagen voor kenniswerkers en kantoorpersoneel waar dat mogelijk is.’

‘Oftewel, een hybride werkplek bestaande uit een combinatie van thuis en kantoor kan ervoor zorgen dat we bijdragen aan een duurzamer Nederland.’

Hybride werken: af en toe op kantoor

Bij HP werken medewerkers al langer in een hybride omgeving. Dit wil zeggen dat medewerkers onderweg, thuis, of op kantoor mogen werken. Dat geeft veel voordelen op het gebied van duurzaamheid, vrijheid en focus.

‘Om dit op een goede manier te kunnen doen, is een cultuur van vertrouwen en een duidelijke richting voor werknemers zeer belangrijk.’, aldus Idink.

Veel taken kunnen ook plaatsonafhankelijk worden uitgevoerd. Het is niet altijd nodig om een leidinggevende of team in de buurt te hebben. Vaak volstaat het om een aantal keer per week contact te hebben over lopende zaken. Maak hier wel goede afspraken over.

Videoconferencing

Overleggen hoeft ook niet per se op kantoor, er is altijd de mogelijkheid om te videobellen. Er zijn verschillende tools beschikbaar om online vergaderen tot een succes te maken. Denk bijvoorbeeld aan Zoom, Microsoft Teams en Skype.

Deze tools hebben je thuiswerkende medewerkers echt nodig.

Idink vertelt: ‘Ook wij zijn als bedrijf met meer verschillende online platformen gaan werken. We komen tot het inzicht dat er steeds meer op afstand mogelijk is.’

‘We werken in Nederland bijvoorbeeld met een aantal partners van Maastricht tot Groningen. Daar gingen we vroeger altijd fysiek naartoe. Nu blijkt dat het ook vaak online kan. De afgelopen periode is wat dat betreft echt een wake-up call geweest.’

Kantoor overbodig?

Het kantoor zal niet geheel overbodig worden. ‘Onze verwachting is dat thuiswerken een steeds belangrijkere rol gaat vervullen en dat het kantoor een soort ontmoetingsplaats zal worden’, aldus Idink. Wanneer en hoe gaat men nog werken op kantoor? Dat is nu de vraag.

Werknemers gaan waarschijnlijk vooral naar kantoor om bijvoorbeeld te overleggen of te brainstormen. Om andere collega’s te zien en te spreken. Maar de ruimte om de uren naar eigen inzicht in te delen en vaker thuis te werken, die zal zeker blijven bij veel bedrijven.

Werkwijze op kantoor in 2020

Voor wie naar kantoor komt, zal het even wennen zijn. Want om besmettingen zo goed mogelijk tegen te gaan, is het belangrijk om op kantoor ook 1,5 meter afstand te houden.

1,5 meter en eenrichtingsverkeer

In de praktijk betekent dit dat je bijvoorbeeld looppaden met eenrichtingsverkeer invoert. Dit kan met pijlen op de grond. Ook kun je stippen op de vloer zetten waar mensen kunnen staan wanneer ze wachten, bijvoorbeeld voor de wc of het koffieapparaat.

Maximaal aantal werknemers

Daarnaast is het de vraag of het voorlopig wenselijk is dat iedereen tegelijkertijd op kantoor aanwezig is. Zeker als de bureaus dichter op elkaar staan, zal het niet mogelijk zijn om 1,5 meter afstand te houden tijdens het werk. Maak hierover duidelijke afspraken of werk bijvoorbeeld op inschrijving. Hetzelfde geldt voor de vergaderruimtes.

Desinfecteren

Uiteraard is het belangrijk om ervoor te zorgen dat mensen voldoende hun handen wassen, bij aankomst hun handen desinfecteren en hun bureau ontsmetten. Dit kun je stimuleren door overal voldoende desinfectiemiddelen neer te zetten en de afspraken duidelijk te communiceren verbaal, door middel van mails en/of door posters op te hangen.

Lees meer