Heb jij de IT lifecycle van je devices helder in kaart? Zeker nu veel medewerkers zowel thuis als op kantoor werken (hybride), is het belangrijk om deze cyclus goed te optimaliseren. Van aanschaf tot uitfasering, waar moet je op letten?
Irene Quah, PS Services Category Manager bij HP, vertelt waarom het zo belangrijk is om je IT lifecycle goed in kaart te hebben. “Je wilt uiteindelijk goed zicht hebben op je hele IT-vloot en infrastructuur. Dan ben je toekomstbestendig en kun je vooruitplannen.”
Door de lifecycle vervolgens te optimaliseren voor hybride werken, kun je faciliteren dat medewerkers altijd en overal kunnen werken. Zo kan je organisatie bijdragen aan een verbeterde eindgebruikerservaring (end-user experience).
Gratis whitepaper: hybride thuiswerken faciliteren
Denk je erover om je medewerkers standaard (gedeeltelijk) te laten thuiswerken? Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft thuiswerken veel voordelen wanneer je het in goede banen leidt.
Klaar voor de toekomst
Om innovatief en productief te blijven, is het slim om eens in de zoveel tijd nieuwe (relevante) devices uit te rollen. “Als je bijvoorbeeld over drie jaar langzaam over wilt gaan op nieuwe devices, dan wil je voldoende ruimte hebben en klaar zijn voor nieuwe technologie. Deze processen faciliteren dat.”
Irene vertelt dat het je ook tijd geeft om goed na te denken over welke technologie je precies nodig hebt. De hipste devices zijn niet altijd het meest toepasbaar in jouw organisatie. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwste gadgets voor op kantoor terwijl je medewerkers juist vooral thuis aan de slag zijn.
“Daarnaast gaat het uiteindelijk ook over kosten en baten, hoe ga je ervoor zorgen dat je apparaten lang meegaan?”
Hoe ziet de IT lifecycle van een device eruit?
Wanneer je de IT lifecycle bij hybride werken in kaart wilt brengen, gaat dat verder dan alleen de aanschaf en uitfasering. Irene legt het uit aan de hand van zes stappen. Elke stap heeft zijn eigen uitdagingen en vraagstukken omtrent hybride werken.
- Planningsfase
“In deze eerste fase bepaal je hoe je de IT-omgeving precies wilt hebben. Wat is er nodig om je medewerkers optimaal te laten werken? Wat zijn de hardware-vereisten en welke dienstverlening heb je nodig?”, noemt Irene. Hierbij kun je werken met persona’s, waarbij groepen medewerkers verschillende soorten devices krijgen. Ook denk je alvast na over de gehele infrastructuur en een uitrolstrategie. - Instellingen vastleggen
Vervolgens kun je bepaalde instellingen van tevoren vastleggen, zodat je medewerkers dat niet meer zelf hoeven te doen. Denk bijvoorbeeld ook aan het logo van je bedrijf op het startscherm.“Medewerkers zijn tegenwoordig gewend aan de werkwijze van een nieuwe telefoon”, vertelt Irene. “Wanneer je die aanzet, staat alles meteen goed. Veel bedrijven onderzoeken daarom ook of ze alle zakelijke benodigdheden in de cloud kunnen klaarzetten. Zo kunnen ze de overstap maken met modern management.
- Uitrollen van devices
Als je de apparaten helemaal klaar voor gebruik hebt gemaakt, moeten ze nog bij de gebruikers zelf aankomen. “Kies je ervoor om alle devices naar één centraal punt te brengen, of juist naar de huisadressen? Nu veel mensen thuiswerken, is het vaak handiger om een nieuw apparaat direct bij de voordeur af te leveren.”
- Optimaal gebruik
Een belangrijk onderdeel van je IT lifecycle, is de gebruiksfase. Hoe ga je ervoor zorgen dat je devices optimaal blijven werken binnen de afschrijfperiode? Kun je bepaalde problemen al voor zijn door middel van voorspellende en preventieve data?
- Schade verhelpen
Helaas kan het natuurlijk voorkomen dat een van je devices stuk gaat. Als je medewerkers op kantoor zitten, kun je daar makkelijk even langslopen. Dat is anders wanneer je medewerker thuis aan het werk is. Hoe ga je dit faciliteren?
- Uitfaseren
Wat ga je doen wanneer de IT lifecycle rond is? Wil je de devices vernietigen, of een tweede leven geven? Wanneer je devices wilt recyclen, moet je ook nadenken over de veiligheid van data. Als deze fase is afgerond, begin je weer in de eerste fase om nieuwe devices in te kopen.
Wat kun je uitbesteden in je IT lifecycle?
Het managen van de IT lifecycle kan veel werk opleveren, gelukkig zijn er ook manieren om IT te ontzorgen. Dat begint al in de eerste fase, vertelt Irene. We hebben een team dat mee kan denken over de architectuur en je IT-vloot kan inrichten. Ook denken onze salesmensen mee over wat je nodig hebt.”
Je kunt vervolgens ook alle configuratie-services uitbesteden aan een derde partij. Dat is zeker handig wanneer je medewerkers veel thuis aan het werk zijn. “We kunnen vanuit de fabriek alle apparaten al pre-provisionen en voor-installeren met de juiste instellingen. Zo komt er minder druk op de brandbreedte van een medewerker thuis.”
Proactief monitoren
Ook tijdens het gebruik van de devices kun je zaken uitbesteden. Een groot voordeel van het in de arm nemen van een derde partij, is dat je je hardware met slimme technologie in de gaten kunt houden.
“Zo kunnen ze bijvoorbeeld zien wanneer bepaalde hardware onderdelen stuk dreigen te gaan.” Op deze manier kun je productiviteitsverlies voorkomen. Gaat een device toch onverhoopt stuk? Dan is een monteur snel ter plaatse.
Een ander groot voordeel is dat je kunt monitoren of medewerkers wel de juiste devices hebben voor hun werkzaamheden. “De IT-manager krijgt een dashboard waarop de toestand van elk device te zien is”, vertelt Irene. “Als een medewerker maximaal gebruikmaakt van het apparaat, omdat die persoon bijvoorbeeld veel zware applicaties gebruikt, is wellicht een zwaarder apparaat nodig.”
Veilig uitfaseren
Ook in de laatste fase van de IT lifecycle kunnen derde partijen je als IT ontzorgen. Het is namelijk belangrijk dat dit op een veilige manier gebeurt. “HP en onze resellers kunnen devices op een veilige manier wipen. Vervolgens worden ze gecertificeerd vernietigd of krijgen ze een tweede leven door recycling.”
Gratis whitepaper: hybride thuiswerken faciliteren
Denk je erover om je medewerkers standaard (gedeeltelijk) te laten thuiswerken? Voor veel bedrijven is dit een grote stap. Toch heeft thuiswerken veel voordelen wanneer je het in goede banen leidt.
Lees ook
