De impact van IT-diensten uitbesteden op je bedrijf

De voordelen van IT-diensten uitbesteden zijn aanzienlijk. En door over te stappen op de nieuwste abonnementsmodellen, kun je je werknemers nog beter laten presteren.

Het uitbesteden van IT-diensten levert je meer flexibiliteit, schaalbaarheid en veiligheid op. En er is steeds meer dat je kunt uitbesteden binnen de IT dat die voordelen biedt. Denk bijvoorbeeld aan big data, mobiele technologie en de cloud als opslagplaats.

In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen rondom het uitbesteden van IT-diensten. Het gaat om de volgende vragen:

Waarom IT-beheer deels uitbesteden?

Als IT-afdeling heb je het al druk genoeg. Laptops voor nieuwe medewerkers instellen, updates klaarzetten, vastgelopen devices repareren, er is altijd wel iets te doen. Tegelijkertijd staan IT-managers onder toenemende druk om meer voor minder te leveren aan bedrijven en werknemers.

Bedrijven proberen kosten te besparen op IT-afdelingen, maar tegelijkertijd wordt van de IT-afdeling verwacht dat zij het centrum van innovatie zijn en bijdragen aan de bedrijfsgroei. Een manier om dit op te lossen, is door een deel van het IT-beheer uit te besteden aan een IT-partner.

Zo kun je als afdeling tijd vrijmaken om je bezig te houden met innovatieve nieuwe technieken. Ga bijvoorbeeld aan de slag met AI, VR, AR en data science.

Welke onderdelen van IT-beheer uitbesteden?

Om te bepalen welke onderdelen van IT-beheer je het beste kunt uitbesteden aan een partner, moet je kijken naar het formaat van je organisatie en het type werkzaamheden dat je nu doet. In de regel kun je in een grotere organisatie meer uitbesteden aan een derde partij.

Je kunt het beheer van IT-diensten op drie niveaus indelen:

  1. Het volledig uitbesteden van IT-beheer
    Deze meest complete vorm van IT-beheer behelst taken als onderhoud, updates, back-up beheer, recovery operations en monitoring op afstand.
  2. Proactieve interventie
    Hierbij worden een aantal aspecten van het IT-beheer proactief uitgevoerd. Denk hierbij aan het updaten van applicaties en IT-systemen.
  3. Monitoren op afstand
    Bij deze vorm worden je IT-systemen constant op afstand gemonitord. Wanneer zich een incident voordoet, word je direct ingelicht.

Wat kun je beter niet uitbesteden?

Als IT-afdeling hoef je dus niet alleen maar bezig te zijn met ‘de boel draaiende te houden’, maar je kunt dit ook niet helemaal laten vallen. In de eerste plaats ben jij verantwoordelijk voor een robuuste IT-infrastructuur.

Onthoud ook dat jij als IT-afdeling het bedrijf het beste kent. Je vormt de schakel tussen de organisatie en de derde partij.

Beheer laptops uitbesteden: hoe werkt Device as a Service (DaaS)?

Wil je een zakelijke laptop kopen, huren of leasen? De kosten om werknemers ieder jaar van de nieuwste apparatuur te voorzien zijn een flink obstakel voor midden- en kleinbedrijven. Tegelijkertijd mag de waarde van goede apparatuur niet onderschat worden. Dit is de spil van elke gezonde organisatie.

In plaats daarvan kun je ook kiezen voor Device as a Service (DaaS). Dit wil zeggen dat je een soort abonnement neemt op een laptop, desktop of convertible. Hierdoor heb je geen aanschafkosten meer, maar een bedrag per maand.

Wist je dat sommige bedrijven kiezen voor de termen HaaS (Hardware as a Service) of PCaaS (PC as a Service)?

Je medewerkers krijgen zo toegang tot de nieuwste technologie, beveiliging en tools die ze nodig hebben om productief te kunnen werken.

Voordelen en nadelen DaaS uitbesteden

Wanneer je gebruikmaakt van DaaS, kun je profiteren van een aantal voordelen:

  • Snelle respons voor IT-diensten, zodat je je als IT-afdeling geen zorgen hoeft te maken over storingen.
  • Je voorziet je personeel van de nieuwste, snelste tools die ze nodig hebben om zo productief mogelijk te presteren
  • Je houdt de concurrentie bij doordat je team niet wordt vertraagd door verouderde apparatuur. Je kunt je namelijk dezelfde technologie veroorloven als een bedrijf met een veel groter budget.
  • Je verlaagt de kosten doordat je minder vaak reparaties hoeft uit te voeren en storingen moet verhelpen. Want met het abonnement wordt de technologie iedere drie jaar vervangen; de leeftijd waarop pc’s gevoelig worden voor virussen en storingen.

Een nadeel van DaaS is dat je als bedrijf in principe geen eigenaar van het device bent.

Beheer van print uitbesteden

Wist je dat je niet alleen het beheer van laptops, desktops en convertibles kunt uitbesteden, maar ook van printers en multifunctionals? Je kunt een printer leasen inclusief onderhoud, dit is al langere tijd populair.

Wanneer een printer kapot gaat, komt er een monteur bij jou op locatie om het probleem op te lossen. Dat geldt ook wanneer alleen een onderdeel kapot is. Je hoeft dus geen nieuwe apparaten meer te kopen bij een (klein) defect.

Tip: het is ook mogelijk om thuiswerkers aan te sluiten bij Managed Print Services.

Bij HP heet het leasen van printers Managed Print Services. Hierbij kun je kiezen tussen het betalen van een vast bedrag per maand, of per geprinte pagina.

Wanneer printer leasen en wanneer kopen?

Het leasen van printers heeft dus veel voordelen. Toch kan het soms handiger zijn om een printer te kopen. Zo ben je bij veel aanbieders iets goedkoper uit wanneer je de printer koopt. Wanneer je voldoende liquide middelen hebt om het aanschafbedrag direct neer te tellen, kan het daarom handiger zijn om direct te kopen.

Wordt de printer niet zo vaak gebruikt? Dan is onderhoud minder vaak nodig. Hierdoor heb je minder voordeel van dit onderdeel van je leasecontract. In dat geval kan het kopen van een printer dus voordeliger zijn.

Wil je graag ontzorgd worden, maar vind je het ook fijn om de printer in bezit van het bedrijf te hebben? Er is ook nog een middenweg. Je kunt er namelijk ook voor kiezen om een printer te kopen, maar toch een servicepakket af te sluiten voor onderhoud en printbenodigdheden.

Printers leasen of kopen: denk aan de beveiliging

Wanneer je op zoek gaat naar nieuwe printers om te kopen of leasen, is het belangrijk om goed te kijken naar het security-aspect. Printerbeveiliging is namelijk een grote blinde vlek bij IT’ers. De printers van HP beschikken over de volgende beveiligingsmaatregelen:

  1. HP Secure White Listing
  2. HP Sure Start BIOS
  3. HP Connection inspector
  4. HP Run-time Intrusion Detection

Lees hier meer over de verschillende beveiligingsopties van HP-printers.

Lees ook: