IT-beheer inrichten en optimaliseren: waar moet je op letten?

IT-beheer inrichten en optimaliseren, hoe doe je dat eigenlijk? Als IT-afdeling ben je verantwoordelijk voor het draaiende houden van de IT-infrastructuur binnen je organisatie. Waar moet je op letten bij deze belangrijke taak? Handige tips, do’s en don’ts om het IT-beheer te optimaliseren. 

IT-beheer inrichten en optimaliseren: 3 belangrijke taken

De gemiddelde IT-afdeling heeft het behoorlijk druk. Dit zijn drie belangrijke taken op het gebied van IT-beheer:

    1. De uitrol van nieuwe devices
    2. Het uitfaseren van devices
    3. Storingen verhelpen en updates uitvoeren

1. De uitrol van devices

Bij middelgrote organisaties komen er geregeld nieuwe medewerkers bij. Deze hebben allemaal een eigen device nodig, zodat ze meteen aan de slag kunnen. Als IT-afdeling regel je niet alleen dat deze medewerkers het juiste apparaat krijgen, maar ook dat deze devices van alle benodigde software en goede beveiligingsinstellingen voorzien worden. Vervolgens wijs je de juiste rechten toe, passend bij de functie.

Tip: zo stel je een autorisatiematrix op

Door gebruik te maken van persona’s, wordt IT-beheer inrichten op dit gebied een stuk eenvoudiger. Voor elk type medewerker bepaal je van tevoren welk device bij hem of haar past. Ook wijs je het juiste toegangsniveau aan. Een salesvertegenwoordiger heeft andere rechten dan de CFO.

2. Het uitfaseren van devices

Aan het einde van de levensduur van een device, wordt deze uitgefaseerd. Dit is een belangrijk onderdeel van IT-beheer, vanwege het beveiligingsrisico. Let erop dat deze apparaten volledig worden gewist, zo komen er geen bedrijfsgevoelige data of gegevens van medewerkers op straat te liggen.

Uiteraard is het hierbij ook belangrijk om op een duurzame manier afscheid te nemen van devices. Sommige producenten (zoals HP) nemen oude apparaten weer in om te recyclen.

3. Storingen verhelpen en updates uitvoeren

Wanneer medewerkers te maken krijgen met een storing, kloppen ze eerst bij jou aan. IT-beheer inrichten draait namelijk ook om het draaiende houden van de organisatie.  Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers met IT-vragen. Ook de voor IT-medewerkers vanzelfsprekende zaken. Niet iedereen weet immers even goed om te gaan met technologie.

Onder IT-beheer inrichten valt ook het tijdig inplannen van updates. Alleen zo blijven de devices beschermd tegen dreigingen van buiten. Toch kun je niet voorkomen dat cybercriminelen je organisatie aanvallen. Let dus ook op het security-aspect. Denk hierbij aan firewalls, goed beveiligde hardware, maar ook aan bewustwording van medewerkers.

IT-beheer inrichten voor thuiswerkers

Tegenwoordig werken steeds meer medewerkers thuis, daarom is het belangrijk om bij het IT-beheer inrichten ook te letten op de wensen van thuiswerkers. Zo kan het slim zijn om gebruik te maken van modern management-oplossingen als Windows Autopilot.

Tip: dit heeft een thuiswerker nog meer nodig

Hiermee worden devices volledig automatisch geïnstalleerd wanneer ze voor het eerst aangezet worden door de medewerker. Zo kunnen nieuwe apparaten direct naar de eindgebruiker worden gestuurd.

Slim IT-beheer inrichten: timmer niet alles dicht

Om de organisatie zo veilig mogelijk te houden, neigen veel IT-afdelingen naar het volledig dichttimmeren van de mogelijkheden voor medewerkers. Zij mogen dan maar met een heel klein groepje applicaties en devices werken.

Dit leidt vervolgens tot frustratie en uiteindelijk zelfs shadow-IT (schaduw-IT). Het is daarom belangrijk om het beveiligingsniveau aan te passen op de gevoeligheid van de informatie. 

Pas op voor shadow-IT

Wanneer medewerkers ontevreden zijn over de tools en devices die je hen aanbiedt, is de kans groot dat ze op zoek gaan naar alternatieven. Dit gebeurt bijvoorbeeld vaak bij het delen van documenten. Wanneer je hier als IT een veilige werkwijze voor hebt bedacht, bijvoorbeeld via Microsoft Teams, betekent dat niet dat medewerkers die oplossing ook echt (daarvoor) gebruiken.

Zij hebben namelijk niet altijd in de gaten wat de mogelijkheden van de tools zijn die je als IT-afdeling faciliteert. Als je hier niet duidelijk over communiceert en simpele handleidingen verspreidt, gaan medewerkers alsnog via WeTransfer werken of documenten ‘gewoon’ mailen.

Microsoft Teams

Een voorbeeld van een tool waarvan de mogelijkheden relatief onbekend zijn bij medewerkers, is Microsoft Teams. Veel mensen gebruiken het eigenlijk alleen om te videobellen. Andere handige opties zijn:

  • Samenwerken in documenten,
  • Een agenda en notulen opstellen
  • Het integreren van verschillende apps (zoals Salesforce en Dynamics 365), om niet van scherm te hoeven wisselen.

Lees ook

Veelgestelde vragen

IT-beheer inrichten: hoe doe je dat eigenlijk?

Succesvol IT-beheer draait om het faciliteren van een veilige en productieve werkplek voor iedere medewerker. Ontdek hoe je aan de slag kunt met slim IT-beheer.

Kun je IT-beheer uitbesteden aan een derde partij?

Jazeker, je kunt onderdelen van IT-beheer prima uitbesteden. Denk bijvoorbeeld aan security op abonnementsbasis en het uitrollen van devices.

Hoe kun je bij IT-beheer rekening houden met verschillende soorten medewerkers?

Bij IT-beheer is het van belang dat je rekening houdt met de individuele wensen van medewerkers. Dat kan door slim gebruik te maken van persona’s.