IT-beheer is bij grotere organisaties vaak relatief complex. Doordat er ontzettend veel apparaten moeten worden aangeschaft, beheerd en afgevoerd, neemt deze taak veel tijd in beslag. Hoe kun je dat verminderen? De do’s en don’ts.
- Uitdaging: hoge mate van specialisatie in IT-beheer
- Do: onderzoeken wat je kunt uitbesteden
- Do: focussen op klantervaring bij IT-beheer
- Don’t: te weinig investeren in devices
- Don’t: gratis securitytools laten liggen
Hoe groot of klein je bedrijf ook is, volgens Danny Vanhove, Business Development Manager Manageability & Lifecycle Services en Ralph van der Baan, PS Services Category Manager van HP is het in essentie belangrijk dat je bedrijf flexibel en wendbaar is.
Om voorsprong te creëren, moet je de medewerkers een goede werkplek bieden die aansluit op hedendaagse uitdagingen en trends, zoals hybride werken. Hierin speelt IT een sleutelrol.
Uitdaging: hoge mate van specialisatie in IT-beheer
“De IT-afdeling functioneert niet als losse afdeling, maar is een heus epicentrum binnen de organisatie waar alles omheen draait. Zo enablet IT de innovatie”, stelt Danny. “Binnen grote bedrijven draait IT om gebruikerstevredenheid en duurzaamheid, maar ook om governance en security”, vertelt hij. Veel uiteenlopende verantwoordelijkheden dus.
“Vroeger was er binnen organisaties één persoon verantwoordelijk voor alles wat met IT te maken had, van inkoop tot security, data analytics en zelfs AI.” Al die verschillende taken zorgen ervoor dat er een hoge mate van specialisatie nodig is binnen de IT. Dit levert een flinke uitdaging op, de IT’ers liggen immers niet voor het oprapen.
Do: onderzoeken wat je kunt uitbesteden
Om het IT-beheer minder complex te maken, kun je ervoor kiezen om een deel van de lifecycle van je devices uit te besteden. “Dat zorgt voor meer ruimte voor focus en kwaliteit voor de IT-afdeling”, vertelt Danny. “Zo kan er meer gefocust worden op gebruikerstevredenheid.” Uitbesteden kan in elke fase, denk bijvoorbeeld aan:
- Het uitrollen van nieuwe apparaten, waarbij de devices door de partner worden ingekocht en bij de medewerker thuis kunnen worden afgeleverd.
- Onderhoud en service verlenen, waarbij medewerkers met hun vragen bij een externe servicedesk terecht kunnen. Als een apparaat onverhoopt kapot gaat, kan deze op de (thuis)werkplek van de medewerker geswapped worden voor een ander exemplaar, zodat geen tijd verloren gaat.
- Veilig uitfaseren, waarbij afgeschreven apparaten zo duurzaam mogelijk worden verwerkt. Dit gebeurt uiteraard op een AVG-proof manier, zodat gevoelige data niet uitlekt.
Ralph vertelt dat het uitbesteden van IT-beheer vaak erg gunstig is, je wordt namelijk volledig ontzorgd. “Er zijn veel vormen van dienstverlening mogelijk. Daarom is het vaak slim om de specialist te laten meedenken over wat bij jouw organisatie past.”
Zo manage je de lifecycle van je devices bij hybride werken
Uitbesteden past bij de moderne organisatie
Sinds de opkomst van het hybride werken is het uitbesteden van je IT-beheer steeds logischer geworden, vindt Ralph. “Laptops kunnen zo veilig bij medewerkers zelf worden afgeleverd, waarbij al de security-policies van een organisatie al zijn geactiveerd. Ook is het een stuk duurzamer dan wanneer medewerkers zelf nog langs kantoor moeten komen om iets met hun device te regelen.”
Danny vult aan dat hij merkt dat er tegenwoordig binnen organisaties te weinig expertise is om de volledige lifecycle van devices te beheren. “Vroeger waren sommige medewerkers bang dat er mensen ontslagen moesten worden als er werd uitbesteed, door de enorme krapte op de arbeidsmarkt is dat voorbij. Het is beter om te investeren in waar je daadwerkelijk waarde toevoegt.”
Altijd op de hoogte zijn? Meld je aan voor de nieuwsbrief
Het platform Ik Wil Mobiel Werken stuurt jou elke 2 weken een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen. Wil jij geen nieuwe artikelen missen? Meld je dan nu aan.
Do: focussen op klantervaring bij IT-beheer
Ralph benadrukt dat wanneer je IT-beheer uitbesteedt, het belangrijk is om te bespreken welk serviceniveau je graag wilt. “Het uiteindelijke doel is blije medewerkers. Daarom kun je beter een user experience-niveau uitvragen in de vorm van een XLA, dan specifiek uitvragen dat devices altijd binnen 8 uur gerepareerd moeten zijn.”
Danny is het daarmee eens, volgens hem is technologie niet langer de succesfactor, dat is de gebruiker. “Kijk daarom ook goed naar hoe je die medewerkerstevredenheid inzichtelijk krijgt. Goede data is de basis om te kunnen sturen. Daar is verschillende tooling voor beschikbaar.”
Lees meer over de opkomst van de XLA
Don’t: te weinig investeren in devices
De afgelopen twee jaar zijn voor veel organisaties behoorlijk pittig geweest. Danny ziet hierdoor dat veel bedrijven afzien in investeringen op devices. “Dit beleid zorgt niet voor minder, maar juist méér beheerkosten. Als apparaten ineens vijf of zes jaar mee moeten gaan in plaats van vier, kunnen er hardware-issues ontstaan.”
Wanneer devices niet op tijd geüpdatet worden, kunnen gevaarlijke gaten ontstaan in de beveiliging.
Volgens Danny zijn veel bedrijven niet in control op het gebied van hun installed base. “Dit komt door een gebrekkige inventarisatie in combinatie met het feit dat vertrekkende medewerkers hun device niet altijd goed inleveren. Dat leidt tot niet traceerbare hardware, waardoor de kans op datalekken groter wordt.”
“Binnen ons servicesportfolio hebben we een datagedreven AI-platformoplossing die de IT-afdeling helpt hier goed op in te spelen. Deze bieden inzicht in waar devices zich bevinden en wanneer ze voor het laatst verbinding hebben gemaakt met het netwerk.”
Don’t: gratis securitytools laten liggen
Security is voor de meeste bedrijven een belangrijke uitdaging. Toch merkt Ralph dat de gratis securitytools die meegeleverd worden bij HP-devices niet optimaal gebruikt worden. Veel bedrijven weten niet wat er allemaal mogelijk is en zien de tools zelfs aan voor bloatware.
“Zo zien we bijvoorbeeld vaak dat het BIOS slecht beveiligd wordt. Bij controles blijkt vaak dat deze outdated is, terwijl we een gratis tool bieden die deze geautomatiseerd up-to-date kan houden”, vertelt Ralph. “Mijn advies is dan ook om je goed te laten informeren over wat je koopt en wat je daarbij krijgt. Daar kun je in de praktijk veel voordeel van hebben.”
Altijd op de hoogte zijn? Meld je aan voor de nieuwsbrief
Het platform Ik Wil Mobiel Werken stuurt jou elke 2 weken een overzicht van de nieuwste ontwikkelingen. Wil jij geen nieuwe artikelen missen? Meld je dan nu aan.
Lees ook
